طريقة كتابة خطاب

تعريف الخطاب

يأخذ الخطاب أشكالاً مختلفة، فمن أشكاله أن يكون: كلاماً يوجهه فردٌ لمجموعة من الأشخاص بلغة خاصّة تعرف بلغة الخطاب، أو من الممكن اعتبار الخطاب نصاً مكتوباً، له قواعد كتابةٍ خاصةٍ به، وأساليب متنوّعة، يستخدمها الكاتب لتوضيح ومخاطبة شخص أو مجموعة.

طريقة كتابة الخطاب

هنالك طريقةٌ واضحة لكتابة الخطاب، وهذه الطريقة من الممكن أن يدخل عليها بعض التغييرات بحسب نوعية الخطاب والطريقة تتلخص بالتالي:

• حدد مقدار الرسمية في الخطاب، وهذا يعتمد على من هو المتلقي، فاذا كان المتلقي مديراً أو مسؤولاً فالخطاب سيكون رسمياً، أما إذا كان المخاطب زميلاً ولكن لا يوجد بينكما أي علاقةٍ إجتماعية فشكل الخطاب سيكون شبه رسمي.
• حدد هل سيرسل الخطاب يدوياً أم إلكترونياً، من المتعارف عليه أن الخطاب يرسل بالبريد العادي، وإلا في حالة أنّ المتلقّي يفضل استلام الخطاب عبر البريد الإلكتروني.
• ضع الترويسة الرسمية الخاصة بالجهة المرسل لها أو ضع عنوانك الكامل في الأعلى، مع وجوب الانتباه إلى الترتيب المكاني، حيث يُكتَب في البداية اسم الشارع، ثم اسم المدينة، فالولاية، ويليها الرمز البريدي، وأخيراً التاريخ كاملاً.
• ضع اسم، ولقب، وعنوان الشخص المُرسَل إليه،ويفضّل اتباع نفس الترتيب السابق في كتابة العنوان الخاص بالمرسل إليه، ويستغنى عن هذا الجزء في حالة الخطابات المرسلة يدوياً؛ لأن العنوان يكتب على الظرف الخارجي.
• أول ما يبدأ به الخطاب التحية ومن ثم اسم المرسل إليه مع استخدام الألقاب إن وجد ، وغالباً ما يتحكّم بعبارة التحية هو مدى رسمية الخطاب، فإذا كان الخطاب رسمياً يبدأ به بإلى من يهمه الأمر، أو السيدات والسادة الأفاضل، أمّا إذا كان الخطاب غير رسمي فيبدأ بعبارة عزيزي، وفي كلتا الحالتين يجب وضع فاصلة بعد عبارة التحية.
• افتتاحية الخطاب، في حال كان الخطاب رسمياً يفضّل الدخول في الموضوع مباشرةً، أمّا الخطابات الشخصية فيكون البدء بالاطمئنان على الأحوال.
• تحديد الغرض والهدف من الخطاب، الهدف الأساي من إنشاء الخطاب يكون عادةً التواصل مع المتلقّي، ولكن هنالك أهدافٌ أخرى يجب عليك معرفتها وتحديدها ذهنياً لنتناولها في صلب الخطاب، مع مراعاة الهدوء والاتزان وقت كتابة الخطاب، وإعادة قراءته مرّات عديدة للتأكد ممّا جاء فيه.
• اكتب خطابك، من الجميل أن ينتقي كاتب الخطاب العبارات الجميلة اللطيفة بعيداً عن المغالاة والزيادت، وبعيداً أيضاً عن الأخطاء النحوية أو الدلالية، والحرص على تدقيق الخطاب لغوياً بعد الانتهاء من كتابته.
• استخدم خاتمة ذات قيمة، فمن الضروري الانتهاء من الخطاب بشكل يتناسب مع ما ورد في متن الخطاب، ويفضل استخدام عبارة "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام" في حالة الخطابات الرسمية، أما الخطابات شبه الرسمية فتنهى بعبارة "مع خالص التقدير"، وبالنسبة للخطابات الشخصية فهي تنهى بالطريقة التي تحبّ، ومن المعتاد استخدام عبارة "مع خالص حبي".
• وَقَّع خطابك، من المتعارف عليه أنه بعد الخاتمة يكتب الاسم كاملاً، ثم يوقّع كاتب الخطاب توقيعه الخاص.
• إذا كنت تريد إضافة أي ملاحظة، يمكنك استخدام نظام الحواشي.