يُعدْ التّقرير وسيلة منْ وسائل الاتّصال، والغرَض من التّقارِير هي مُحاولِة توضّيح صُورة مُعيّنة في موضوع مُعيّن لشخِص يهمُه الأمر، ويكون التّقرير عِبارة عنْ مُستنَد كِتابِي، الغرَض منهُ نقِل المَعلومات وإظهَار الحقائِق منْ أجلْ تقديم أفكَار جديدة أو اقترَاحات وتوصِيّات، والتّقارير شمَلت كافِة مَناحِي الحياة، فهُناك التّقارِير الإداريّة، والتّقارير العِلميّة، والتّقارير الطّبية، والتّقارير الفنيّة، وغيرهم الكثير. كل التّقارير تصِفْ حالة مُعيّنة، وتجتمِع كلها بأنّ لها نفسْ البّنيّة ونفْس الخصائِص، ولكنْ كل واحدة منها تُوضّح أمراً مُختلِفاً. تبرُز أهميّة التّقارير عند وجود اتّصال بين الأشخاص في الأماكِن الأخرى، فمثلاً التّقارير تُمثِل وسيلة اتّصال بين مُهندِس في الميدان ومديرُه في مقرْ الشّركة، ويكون المُدير على دِرايّة بكل مُجريّات العمَل منْ خلال التّقارير التي تُرسَل له، ومنْ هنا تبرُز أهمية التّقارير في الحياة.
هو مُستنَد يُوضِّح موقِفاً أو تصّوراً اجتماعِيّاً، أو اقتصادِيّاً، أو ثقافِيّاً، ويتّم فيه توضِيح الموقِف، وإبراز إيجابياتُه وسلبياتُه، ويُمكِن عرض وجْهات النّظَر والأفكار في هذا المُستنَد. (1)
هناك عدّة خُطوات يجب اتّباعِها لإعداد التّقرير بطريقة صحيحة، وبنية مُتكامِلة، كي يظهر بأسلوب راقٍ، وهي: (2)
تعتمد كتابة التقدير الجيّد على أربع مراحل أساسية، وهي: (3)
تكُون في هذه المَرحلَة لتحديد الإطّار العامْ للتّقرير، وتحديد الموضُوع والمجال الذي سيُغطّيه، وأيضاً معرِفة الهدَف منْ كتابة التّقرير وما يُمكِن أنْ يتحقّق من ورائه، ولا بُدّ منْ تحديد الجِهة أو الشّخص التي سيُقدّم لها التّقرير ومدى الحاجة له، ويجِبْ تحديد الاستخدامَات المُتوقّعة منْ كِتابة التّقرير، وأخيراً، تحديد معلومات التّقرير والبِدء بترتيب أفكارِها.
ويتّم في هذه المرحلة تصميم وتحديد الأفكَار الرّئيسة، ووضع العناوين الرّئيسة والفرّعِية المُناسِبة لفقرات التّقرير، بحيث تكون الفقرات مُنظّمة ومُتسّلسِلة مَنطقِياً، ولا بُد من الانتِباه للهيكَل العام للتّقرير، فيجب أنْ يحتوي على البِدايّة، والعرض، والخاتِمة.
وهي أهم مرحلة، ويتّم فيها كِتابة التّقرير، ومنْ الأفضَل أنْ يتّم كتابتُه على شكِل مُسودّة ومُراجعتُه قبل أنّ يتّم إرسالُه، ويجب أثناء الكِتابة الاهتِمام بقواعِد اللغة وأساليب الكتابّة، ولا بُدّ أنْ يكون التّقرير واضِحاً ومُلخَصّاً وكامِلاً، وأنْ يكون أسلوب الكتابة مُناسِباً للقارِئ.
يجب مُراجِعة التّقرير والتّأكُد من سلامة الكتابة وسلامِة البّنيّة واللُغة، ووضح النّص، وأنّ تنظيم التّقرير منطقِي، والأفكار فيه مُتسلسِلة بشكل يُفهمُه القارئ.
لا بُدّ من توفر بعض الخصائِص كي نحصُل على تقريرٍ جيّدٍ، منها: (4)
غالباً يكون الهدَف منْ التّقرير هو نقِل المعلومات، ويستخدِم كوسيلة لتقديم التّوصِيات والاقتراحَات، وللتّقرير أسلوب مُعيّن في الكتابة، لذلك يجب أنْ يتوفّر في التّقرير الوضُوح، وأنْ يكون سَهلاً ويُمكِن فهمِه واستيعابُه، وأنْ يكون مُوجزاً، ويوضِّح الغرض من كتابتِه باختِصار، وأن يكون كامِلاً؛ أيْ يُغطِّي كافّة جوانِب الموضوع المكتوب، وأنْ يكون دقِيقاً بمعنى أن يحتِوي على معلومات صحيحَة وحقيقيّة.
لا يُمكن أنْ يكون التّقرير بلا هدف، لِما كان ذا أهميّة كبيرة في حياتِنا اليوم، ويهدِف التّقرير إلى إعلام الغيْر بحالَة أو معلومَة، ويُمكِن منْ خلال التّقرير تحريك سلوك شَخصْ مُعيّن عن طريق إقناعُه بشيء مُعيّن، مثلاً تقرير طِبيّ يُقنِع المستشفى بسُرعة إجراء عمليّة جِراحية لشخِص ما. كما يهدِفْ التّقرير إلى عرض نتائِج بحث أو دِراسة لموضوع مُعيّن، أو مُشكِلة مُعيّنة يستفيد منها الآخرين. (5)
تبرُز أهميّة التّقرير منْ أنه وسيلة اتصال جيّدة، ويُفيد في التّوثِيق وتسجيل الأحدَاث والوقائع والمعلومات، والتي يُمكِن الرُجوع إليها والاستِفادة منها. والتّقارِير من أكثر الوسائل التي تُساعِد على فهِم واستِيعاب المعلومات والحقائِق؛ لأنّه ذو بِنيّة مُعتدِلة بخَلاف باقي أساليب الاتصّال، وتتضّح أهميّة التّقرير من النمو الذي لاقاه في كثير منْ العمليّات في مجال الأعمال والتّعليم.
بما أنّ التّقارير تحتوي على معلومات واقتِراحات أو توصِيّات، فهي قد تُفيد في إجراء تغيّرات في بعض الإجراءات، أو السّياسّات لشرِكة، أو مؤسسة، وتُوضِّح أماكن الخَلَل فيها. والتّقارير تُعطِي تنبيه بالحاجَات النّاقِصة والتي لا بُدّ من وجُودها، سواء كان التّقرير إدارِيّاً، أو طِبيّاً، أو غيره. ويُمكن جعلْ التّقارير مِقياساً لمدى الإنجاز، وتطبِيق معايير الأداء، حيثْ إنّ التّقارير تُشكّل نوع منْ الرّقابة خاصّة في الأعمال الإداريّة، وتُفِيد في معرِفة حجم الجُهْد المبذول، ومدى تحقُق الهدف في أمرٍ ما، ومنْ خلال التّقارير يُمكِن معرِفة السّلبيات والإيجابيّات، ونِقاط الضّعْف والقُوة، والاستِفادة منها مُستقبليّاً. (5)
(1) بتصرّف وترجمة عن معنى كلمة (تقرير)، businessdictionary.com
(2) بتصرّف عن مقالة كتابة التقارير، old.uqu.edu.sa
(3) بتصرّف عن مراحل كتابة التقرير، kenanaonline.net
(4) بتصرّف عن مقالة مهارات إعداد وكتابة التقارير، د. محمد العامري، sst5.com
(5) بتصرّف عن مقالة إعداد وكتابة التقارير، mdcegypt.com