استُخدمت الرّسائل عبر العصور المُختلفة منذ الفترة التي لحقت اختراع الكتابة وانتشارها، وكانت للرسائل عديدٌ من الأغراض التي لا تزال مُستخدمةً إلى يومنا هذا، لذلك تُعرف كتابة الرسائل بأنّها إحدى القوالب القديمة الحديثة، ونظراً لأهمية الرسائل في تسيير أمور الأشخاص والشركات والدول فقد اتّخذت أشكالاً شبه ثابتة خاصّةً في الناحيّة الرسميّة.
انتقلت الرسائل من الكتابة الورقيّة إلى الكتابة الإلكترونيّة بذات الصيغة تقريباً، مع الاختلاف في سرعة الإرسال والاستقبال، وعلى المستويات الفرديّة. هناك عديد من الأشخاص يواجهون موقفاً يُفرض عليهم فيه كتابة رسالةٍ بصيغةٍ رسميّة، وذلك عند التعامل مع الجهات الحكوميّة والرسميّة كالوزارات والجامعات، وحتى الشركات الكبرى، وتكون صيغة الرسالة واحدةً تقريباً مع اختلاف الأغراض.
الغرض من الرسائل الرسميّة عادةً يكون تقديم الطلبات أو الشكاوى إلى الجهات المختصّة، أو رسائل الأعمال التجاريّة المختلفة، ومهما كان موضوعها فإنّها تكون عادةً مُرسلةً إلى شخص ذي حيثيّة عمليّة؛ بحيث لا مجال للصداقة أو الإسهاب في الحديث معه بصورةٍ وديّة أكثر من اللازم، لذا يجب أن يلتزم المرسل بالإيجاز، والدقة، والوضوح في اختيار الكلمات والاعتناء بالألفاظ الصحيحة التي تؤدّي الغرض دون محسّناتٍ بديعيّة أو تشبيهاتٍ بيانيّة، كما يجب الحرص على الكتابة بموضوعيّة دون إظهار مشاعر خارج الإطار الرسميّ، إلى جانب الاعتناء باللغة من حيث الشكل، والمضمون، والتنسيق.