مقدمة
كثيرٌ مِنا يُطلب منه كتابة التقارير، إمّا في وظيفتك أو في جامعتك أو في مدرستك، ويتطلب مِنّا معرفة كتابة التقارير وتصميمها، فكُل تقرير يختلف عن الآخر حسب نوع الدراسة أو البحث المطلوب، فمن المُفيد أن نتعرف معاً في هذا المقال على كيفية كتابة التقارير باحترافية ومِهنية عالية، ومعرفة أساس التقارير وعناصِرها وغير ذلك بما يتعلَق في الموضوع.
ماهيّة التقرير
التقرير عبارة عن وثيقة مِهنيّة تتضمن دراسة مُشكلة أو أزمة أو مسألة مُتعلقة بنقل معلومات وبيانات ونتائج، هدفُها تقديم أفكار وتوصيات مُترتبة على هذه الدِراسة، وللتقرير قواعد أساسية تتحكَم في عملية الكتابة، وهي : الدّقة والإيجاز والوضوح.
أنواع التقارير
ينقسِم التقرير لعدة أنواع، وهي كما يلي:
- من ناحية الزمن:
- من ناحية الهدف، المحتوي، والشكل.
- من ناحية التوجيه:
- تقارير دورية: هذا النوع من التقارير يُغطِي فترة ثابتة من الزمن، وتتحدد من خلِال نِظام العمل في المؤسسة أو يُخصصها قانون بعينِه في بعض الحالات، كرفع التقارير الإدارية والمالية إلى إحدى المؤسسات أو الوزارات أو غيرها من قِبل مؤسسة أهلية من كُل عام، وهذه التقارير تتنوع من تقارير يومية وأسبوعية، شهرية ورُبع سنوية، أو نِصف سنوية وسنوية.
- تقارير غير دورية: وأمّا هذه التقارير ترتبط بزمن مُعين ومُفاجئ، كوقوع حدث مُعين، ويختلف كل تقرير عن الآخر، وكذلك يُطلق عليها بالتقارير الاستثنائية أو الخاصة أو حتي المُفاجئة، باعتبارها مُرتبطة بحدث مُهم نادر الوقوع، مما يُمثل للمؤسسة أزمة لأحد أنشطتها، وبالتالي يتطلب مِنها اتخاذ إجراءات خاصة فيها.
- تقارير داخلية: والتقرير الداخلي يرفعُ من موظف للإدارة العُليا أيْ من جهة داخلية لجهة داخلية، كالتقارير التي تُمثل مُتابعة لعملية الإنتاج للمؤسسة، والتقارير المالية والمُحاسبية، أو حتي تقارير إدارة الأفراد لعملِهم.
- تقارير خارجية: وهي التقارير المُوجهة لجِهات من خارج المؤسسة، إما للجهات المانحة، أو الرقابة الحُكومية، وإما تقارير تُوجه للمراكز الإحصائية، وغير ذلك حسب المؤسسة.
خصائص التقرير الجيد
- السبب من وراء كِتابة التقرير، الهدف الذي سيحقّقه.
- إيجاز كتابة التقرير، فكُلما كان مُختصراً أكثر، كلّما كان أكثر شُمولية لما ترغب في توصيله.
- اجعل لُغة التقرير ذات وضوح تام، وابتعِد عن لُغة الغُموض.
- سلِّم تقريرك مُدّعماً بالتوثيق بالإحصاءات والمراجع وكل ما يخُص التقرير.
- حدّد الوقت الزمني لكتابة التقرير، والزمن الذي يُغطيه هذا التقرير.
- اكتُب توصياتك والإجراء الذي يجب تنفيذه، كنتيجة للتقرير المُخرَج.
- لا مانع من وجود رُسوم بيانية وخرائط توضّح الدراسة.
أهمية وفوائد التقارير
ولكتابة التقرير أهمية وفائدة كُبري في حياتنا العملية، وتكْمُن تلك الأهمية في ما يلي:
- يُعتبر أحد مصادر المعلومات.
- يُعتبر أداة للمُراقبة العملية، وتقييم للأعمال والنشاطات القائم عليها في عملِك.
- يُوضّح كل ما هو جديد في عملك.
- يُسّهل عملية التفاهُم ما بين المُرسِل والمُرسَل إليه، من خلال رسالة التقرير.
- وسيلة للإثبات القانوني، وإعلان للمؤسسة.
- يُوفِر عليك الوقت والجُهد والمال، ويعمل على إنجاز العمل.
مُواصفات التقرير الجيد
- البُعد الزمنِي: أيْ الفترة الزمنية التي يُغطيها التقرير ووقت عرض التقرير.
- الارتباط بالموضوع ومدي الشُمولية: ويعني تغطية التقرير من جميع النواحي المُختصّة بالموضوع، مع الإجابة على كافِة التساؤلات التي يرغب القارِئ فيها، وهذا يُوفر على المُعِدْ للتقرير والقارئ وقتاً وجُهداً كبيرين.
- صِحة البيانات ومَدي دِقتِها: في التقرير يجب مُراعاة الدّقة في نقل البيانات، فيُعتبر عامل أساسي للحُكم على مدي جودة هذا التقرير، ويدُل بطريقة أو بأخرى على كفاءة مُعِدْ وكاتب التقرير.
- حجم الكتابة ومناسبته للتقرير: عادة في التقرير يُعتمد على حجم متوسط، فهو ليس كبير وليس صغير، ويُعتمد حَجم التقرير على الزمن والموضوع، الإدارة المُرفع لها التقرير، وشعورك ككاتب للتقرير يستحِق السّرد الكبير أو لا، ويَعتقِد البعض أنْ الإسهَاب بالتقرير يعكِس مَدي أهميته، ولكنّ العِبرة من التقرير هو الفائدة لا زيادة في الكلمات.
- قُدرتك على الإقناع: كلما كان تقريرك مُقتنِعاً، كُلما كانت جودتُه أعلي، وهذا إنْ دلّ فيدُل على كفاءتك كمُعِد للتقرير، والقُدرة على عرض أفكارك بسهولة.
- عرض التقرير وأسلوبه: يُعتبر أسلوب العرض عاملاً مُهماً في الحُكم على جودة ودِقة التقارير، وهذا يُساعد بشكل مُباشر على تسهيل القراءة والاستفادة للمُرسَل إليه، ولذا يجب أن يكون التقرير ودِيّ وشيِق، وبالرغم من أنّ التقرير وثيقة مِهنية، إلا أنهُ يجب كتابته بأسلوب شيّق يجذِب فِكر القارئ ودفعِه لمُتابعة القراءة، ومُخاطبتِه بطريقة ودّية غير مُنفّرة.
- موضوعية تقريرك: بحيث تكتب التقرير بعيداً عن كل ما هو شخصِي عند عرضِك للدراسة أو الموضوع من حقائق ونتائج، ولا تضع رأيك الشخصي في الموضوع، فهذا تقرير عملِي بَحتْ.
مراحل كتابة التقرير
- حدّد هدفك من إعداد التقرير (هدِف الكاتب):
قُم بتحديد هدفك من إعداد التقرير بوضوح شديد في ضوء سُلطاتِك وصلاحياتك، وحدّد الموضوع في ذِهنك بوضوح تام من حيثُ مجال وهدف تقريرك، وبصفة عامة ستجِد الهدف منه إعطاء معلومات وحقائق، وتقديم أفكار ومُقترحات وتوصِيات.
- حدّد هدف القارئ، واسأل نفسِك عدّة تساؤلات:
- حدّد المادة التي ستعدّها في التقرير.
- جَمّع الحقائق والأفكار.
- راجِع تلك الأفكار والحقائق من حيثُ صِحتها.
- سجّل جميع الحقائق والأفكار بعد تصحيحها.
- أمّا باقي المراحل، فاتخِذ الخُطوات التالية لها:
- ما الذي يحتاج معرفته قارئ هذا التقرير؟
- ما الذي يعرفه أصلاً عن الموضوع؟
- كيف يُمكنني إضافة معلومة جديدة لمعلوماته المُسبقَة عن الموضوع؟
- كيف سيُستخدَم التقرير وعلى أيْ وجهة سيُنتفع به؟
- سجّل هدفك في عبارة منطقِية واحدة جامِعة وضع عنواناً لها.
- ادرُس الأفكار والحقائق التي جمعتها.
- راجِع التقسيمات الرئيسية مُراجعة دقيقة.
- رتّب مُحتويات التقرير في كل قِسم.
- تأكَدّ من أنّ الاستنتاجات والتوصيات التي توصلتَ إليها منطقية.
- راجِع العناوين الرئيسية والفَرعية في التقرير.
- ادرُس مَدى فائدة الاستعانة بالصُور والأشكال التوضيحية.
- ادرُس مدى فائدة استخدام الهوامش.
- ادرُس إمكانية رفع بعض التقارير إلى الملاحق.
الصُعوبات التي تُواجه كاتب أو مُعِد التقرير
- عدَم امتلاك مهارة الكتابة.
- عدَم امتلاك معرفة تامة في الموضوع.
- عدَم القُدرة على العمل في فريق واحد مُتعاوِن.
- عدَم القُدرة للوصول إلى المطلوب.
الإطار العام لكتابة التقرير
- صفحة العنوان: يُوضّح بها رقم التقرير وأسماء مُقدّمي التقرير وعدد صفحاتِه والتاريخ، ثم الجِهة أو الشخص التي سيوجَه إليها التقرير، والجِهة المُرسلة، وقد يحتوي على وسائل الاتصال والعنوان للجهة المُرسِلة للتقرير.
- الفهرس أو جدول المُحتويات: وهنا نوضح الأقسام والموضوعات المُختلفة، وقائمة من الجداول والرُسومات البيانية والتوجيهية وأماكِنها، ونُسمّيه بالفهرس أو جدول المُحتويات.
- مُقدّمة التقرير: وفي مُقدمة التقرير، بإمكانك الكتابة عن المؤسسة ومدى إنجازاتها، حيث أنّ المقدمة تُعطي تعريفاً وافياً عن المُنشأة، والأوضاع المُحيطة بها من الجوانب الاقتصادية والاجتماعية والسياسية الذي تعمل من خلاله وتتعايش معه، وهذا يعني أنّ عليك أن تُعطي صورة كاملة عن الوضع الذي أنت فيه.
وزوّد القارئ بالأوضاع الإيجابية والسلبية المُحيطة بك، فمثال على ذلك، لو كان البرلمان يعمل على تشريع قانون يخدِم المُؤسسات والجمعيات، وأنت تعمل بها، فاكتُب عنها فهذا إيجابي.
- التقييم: ويتِم فيها مُناقشة النتائج التي تمَ الوصول إليها، وعرضِها بشكل تفصيلي، وهُناك نوعان من التقييم:
- التوصِيات: تشمل كل ما توصَل إليه التقرير من توصِيات، ومُبرِرات ووضعِها وما تُغطِيه من احتياجات.
- الملاحِق والمٌرفقات: تضُم جميع المَلاحق التي تمّ ذِكرها في التقرير، ومن هذه المَلاحق المطبوعات، الصور، الفيديوهات، إعلانات، أجندة ورش عمل، أخبار صحفية، وكشف حضور وغياب.
- تقييم كَمّي: حيث تقول تمَ عقد 3 ورش عمل بمشاركة 25 طالب/ة... إلخ.
- تقييم نوعي: لقد أبدى المشاركون ارتياحَهم من المشاركة في ورشات العمل حول كتابة التقارير الإدارية، وقاموا باقتراح عدد من المُقترحَات وأهمها .........، وقد وجّه المشاركون نداء إلى الأهالي والأسر بضرورة ...إلخ.
وننصحُك في نهاية المقال، أن يكون تقريرُك قائم على الدّقة والصِدق، واجعلهُ مُختصَر وكامِل على قدْر الإمكان، ورتبْه ترتيب منطِقِي، واعمل على خُلّوه من الأخطاء.