خصائص الرسالة الإدارية

خصائص الرسالة الإداريّة

الرسالة الإدارية أو ما يعرف بالرسالة الرسمية، هي عبارة عن إحدى أنواع الرسائل التي يتمّ تبادلها بين الإدارات أو الهيئات، إلى فرد أو العكس، وبمعنى آخر، هي الرسالة التي يبعث بها موظّف إداريّ أو أيّ جهة إدارية، إلى جهة إداريّة أخرى، بحيث يكون محتوى الرسالة لطلب أمر أو استفسار بخصوص العمل.

أهمية الرسالة الإداريّة

• تعتبر وسيلة تخاطب بين الدوائر الحكومية أو الدوائر غير الحكومية، وتكون على مستوى فرد من الأفراد أو مؤسسة، مثل الاستفسار عن موضوع معيّن، أو ردّ على أي استفسار، أو إعطاء توجيهات، أو دعوة لحضور اجتماع.
• تختصر الجهد والمسافة بين الجهات التي يتمّ التراسل بينها.
• تعدّ من الوثائق القانونيّة، التي يمكن الرجوع إليها.
• تستخدم كوسيلة من وسائل الإعلان، وبشكل خاصّ في الرسائل التجاريّة.
• تستخدم كوسيلة لنقل الأفكار والمعلومات والحلول بين المكاتب.

خصائص الرسالة الإدارية

• البساطة والدقة في التعبير.
• استعمال المصطلحات الإدارية، والحرص على مخاطبة الأفراد بألقابهم الوظيفية.
• الإيجاز واللفظ في المعنى، من دون الإخلال به.
• استعمال أسلوب مقنع في كتابة الرسالة، بعيداً عن العاطفة.
• تجنّب استعمال أسلوب التبجيل، أو عبارات المجاملة، والدخول في موضوع الرسالة بشكل مباشر.
• الحرص على استخدام معلومات صادقة ودقيقة.
• اعتماد أسلوب التسلسل المنطقي بين الأفكار.
• في حالات الردّ على الرسائل، يجب الإشار إلى الشخص المعني برقم الرسالة وتاريخ إرسالها وموضوعها، وفي حال كانت الرسالة للرد على نقاط معيّنة، يجب مراعاة الرد على كل نقطة بشكل تسلسليّ بناءً على ورودها في الرسالة الأصلية.

عناصر الرسالة الإدارية

• البسملة: من خلال كتابة عبارة البسملة، في منتصف بداية الصفحة.
• التاريخ: من خلال كتابته، في أعلى الزاوية اليمنى من صفحة الرسالة.
• مخاطبة المرسل إليه، مع ذكر اللقب أو الرتبة الوظيفيّة، ويكتب أسفل التاريخ مباشرةً.
• التحية الافتتاحية: مثل (السلام عليم ورحمة الله وبركاته)، أو تحية طيبة وبعد.
• موضوع الرسالة: يكتب الموضوع بعد التحية مباشرةً، كما يبدأ بحرف العطف (الفاء)، كالشكل التالي (تحية طيبة وبعد: فقد تلقيت خطابكم المؤرخ بتاريخ 11/11/2011، والمتضمن رغبتكم بأخذ علاوة، وعليه أفيدكم بالموافقة على الطلب)، مع مراعاة عرض المرسل كافّة معلومات.
• التحية الختامية: مثل (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو (تفضّلوا بقبول أطيب تحياتي)وغيرها، بعد الانتهاء من عرض المعلومات.
• التوقيع: من خلال توقيع المرسل أو الكاتب اسمه، ومن ثمّ كتابة اسمه كاملاً، في الجهة اليسرى من أسفل الرسالة.
• عنوان المرسل: يكتب العنوان في الرسائل التجارية أو غير الرسمية، في أسفل الصفحة إلى الجهة اليمنى، بشكل مقابل للتوقيع.