عمل تقرير إداري

التقرير الإداري

التقرير الإداري من أهم النتائج التي تستند عليها العديد من الشركات والمؤسسات للاطلاع على الوضع الإداري لها، وتصميم التقرير يختلف من تقرير لآخر باختلاف الهدف من كتابته، ويوجد تقارير قصيرة، وتقارير طويلة تختلف في طريقة كتابتها، وعند البدء بكتابة التقرير الإداري، فلا بد من الإلمام بجميع عناصر التقرير الإداري التي تمثل خطوات كتابة تقرير إداري، حيث سنتطرق في هذا المقال للحديث عن كيفية عمل تقرير إداري.

كيفية عمل تقرير إداري

الغلاف

عادة لا يوضع غلاف عند كتابة التقارير الإدارية، وذلك نتيجة عدم استمرار وجود التقرير لفترة طويلة، ولكن يحفظ التقرير في ملف، إذ لا يكون معرضاً للتلف، أو الضياع، ويكون الغلاف على عدة أنواع، فهناك الغلاف البلاستيكي، والغلاف الشفاف، والغلاف الجلدي، وعند البحث عن التقرير لا تكون هنالك حاجة لفتحه، بل يتم تسجيل البيانات الأساسية على غلاف التقرير كعنوان التقرير، واسم الشخص، والجهة التي أعدت المقال، وتاريخ إصداره، وإعداده.

صفحة العنوان

تمثل صفحة العنوان أول صفحة من صفحات التقرير الإداري، إذ تعطينا نبذة قصيرة عن المعلومات الأساسية التي يتضمنها التقرير، لذلك تتضمن هذه الصفحة اسم من أعد التقرير، والهدف من إعداد التقرير، واسم الجهة التي أصدرت التقرير، وتاريخ إصداره، ولا بد أن يكون تقرير العمل قصيراً يتكون من صفحتين، أو ثلاث، إذ لا يتم مراعاة وضع صفحة للبيانات الأساسية، ووضع البيانات في أعلى الصفحة الأولى؛ وذلك بسبب قصر التقرير الإداري.

الملخص

الغاية من الملخص هو معرفة المعلومات الأساسية الموجودة في التقرير، إذ يتضمن ملخصاً عن النتائج، والتوصيات، والمهام التي نفذت، ومن الممكن أن يكتفي بها القارئ، وإذا كان الملخص قصيراً فعادة ما يوضع في صفحة العنوان، ولكن إذا كان التقرير طويلاً فيتم وضعه في صفحة منفردة، ويوجد نوعان من الملخصات، هما: الملخص المعلوماتي، والملخص الوصفي.

جدول المحتويات

عادة ما يوضح هذا الجدول رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من الأقسام الموجودة في التقرير الإداري، إذ يسهل الوصول إلى الأقسام مباشرة، ويتضمن هذا الجدول أسماء الأقسام، أو فصول التقرير كما هي مدونة في التقرير، لذلك ينصح باتباع أسلوب منظم في عرض الأقسام الفرعية، أو العناوين الفرعية الموجودة في جدول المحتويات، ويجب لفت الانتباه لعدم استخدام جدول المحتويات في التقارير القصيرة.

قائمة الأشكال

توجد العديد من التقارير الإدارية التي تحتوي على أشكال توضيحية كثيرة، لذلك فمن الأفضل وضع قائمة خاصة بالأشكال التوضيحية، والتي لا تختلف كثيراً عن جدول المحتويات، ولكنها توضح فقط رقم الصفحة التي يوجد فيها الشكل.

قائمة الجداول

لا يوجد فرق كبير بين قائمة الجداول وقائمة الأشكال، وفي معظم الأحيان توضع القائمتان في نفس الصفحة، إذ تسمى بقائمة الأشكال والجداول، كما أنها تسهل الوصول إلى الجدول المطلوب بدلاً من تصفح التقرير، أو جزء منه، وعادة ما تكون مطلوبة في التقارير ذات الفترة الطويلة كدراسة الجدوى، والتخطيط الاستراتيجي.

قائمة الرموز

تستخدم قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات في التقارير الإدارية التي تتضمن عدداً كبيراً من الرموز؛ مثل: استعمال س للتعبير عن السرعة، واستعمال م للتعبير عن المسافة، وعادة ما تستخدم هذه القوائم عند التعامل مع المؤسسات الأخرى.

المقدمة

توضح المقدمة كلاً من موضوع التقرير، والهدف من كتابته، وحدود التقرير، كما يجب أن تحتوي المقدمة على شرح تفصيلي لأقسام التقرير، ولا تتضمن المقدمة التوصيات، والنتائج، وتفاصيل التقرير، إذ يجب مراعاة أن تكون المقدمة قصيرة بالنسبة لحجم التقرير.

قلب التقرير

يعتبر قلب التقرير من أكبر عناصر التقرير إذ يتضمن جميع الأجزاء، والأقسام، حيث يشرح موضوع التقرير بشيءٍ من التفصيل، والخطوات التي تم اتباعها لحل المشكلة، والنتائج، وتحليلها.

الاستنتاجات أو التوصيات

تتضمن الاستنتاجات أو التوصيات المعلومات التي تم استخلاصها من بيانات التقرير، مع مراعاة عدم ألا تتضمن البيانات التي تم ذكرها في التقرير، أو حتى الاستنتاجات التي لا يتم استخلاصها من نتائج التقرير، أما التوصيات فيتم تحديدها بناءً على ما تم استنتاجه من التقرير، فأي تقرير ينتهي بحل مشكلة فلا بد من ذكر توصيات يجب أن تنفذ لإيجاد أحد الحلول.