عناصر الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية

الرسالة الإداريّة عبارة عن نوع من أنواع الرسائل، التي يقوم من خلالها الموظف أو مؤسسة رسميّة، أو غير رسميّة، بإرسال رسالة لطلب أو استفسار عن موضوع محدّد، إلى جهات تخصّ العمل، أو رد على هذا الطلب أو الاستفسار.

أنواع الرسالة الإدارية

• رسائل تجاريّة، حيث يتمّ استخدام أسلوب الرسالة الإداريّة، لقضاء الأمور التجاريّة، مثل: التسويق لمنتج محدد، أو طلب شراء بضاعة أو منتج جديد، أو طرح عطاء.
• رسائل رسمية، ويتمّ استخدام أسلوب الرسالة الإدارية، في الأمور المتعقلة بالوظيفة، كطلب وظيفة، أو شكوى، أو تعميم، أو قرار إداريّ رسمي.

عناصر الرسالة الإدارية

• البسملة: حيث يتم كتابة عبارة البسملة، في أعلى الصفحة، وفي المنتصف بالتحديد.
• التاريخ: يكتب تاريخ كتابة الرسالة، في الزاوية اليمنى من أعلى صفحة الرسالة.
• مخاطبة المرسل إليه، مع مراعاة ذكر لقبه أو رتبته الوظيفية، ويتم كتابتها أسفل التاريخ مباشرةً.
• التحية الافتتاحيّة: بكتابة تحية الإسلام (السلام عليم ورحمة الله وبركاته)، أو كتابة تحيّة طيّبة وبعد.
• موضوع الرسالة: يكتب موضوع الرسالة بعد التحية مباشرةً، ويجب أن يبدأ بحرف العطف (الفاء)، كالشكل التالي (تحية طيبة وبعد: فقد تلقيت خطابكم المؤرخ بتاريخ 12/12/2012، والمتضمّن رغبتكم بأخذ إجازة، وعليه أفيدكم بالموافقة على الطلب)، حيث يجب على المرسل أن يعرض كلّ ما لديه من معلومات.
• التحية الختامية: عن طريق كتابة (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو (تفضلوا بقبول أطيب تحياتي)، وغيرها من التحيّات الختاميّة، بعد الانتهاء من عرض المعلومات.
• التوقيع: يعمل الكاتب أو المرسل على توقيع اسمه، وكتابة اسمه كاملاً، في أسفل صفحة الرسالة من الجهة اليسرى.
• عنوان المرسل: في حال كانت الرسالة رسمية لا داعي لتكرار العنوان، أمّا في حال كانت تجارية أو غير ذلك، يكتب العنوان في أسفل الصفحة على الجهة اليمنى المقابلة للتوقيع.

أهمية الرسالة الإدارية

تتمثّل أهميّة استخدام الرسائل الإداريّة في تسيير الحركة الإداريّة والوظيفيّة، في أي مؤسسة أو شركة، حيث تعتبر وسيلة تخاطب واتّصال بين الدوائر الرسمية وغير الرسمية، أو الأقسام الإدارية في نفس المؤسسة، أو بين الموظف والمسؤول عنه، كما تعمل على اختصار الوقت، والمسافات بين الجهات المختلفة ومواقعها، وبالإضافة إلى ذلك تعتبر الرسالة الإداريّة بأنّها ورقة قانونيّة، يرجع إليها الموظف أو القسم أو المؤسسة عند الحاجة إليها.

صفات الرسالة الإدارية

• يستخدم الكاتب، أسلوب دقيق في الكتابة، وسهل التعبير.
• الدخول في موضوع الرسالة بشكل مباشر.
• التقيد بالمصطلحات الإدارية والحكومية، ومخاطبة الأفراد بألقابهم الإدارية، أو المتعارف عليها في المجال الإداري.
• الإيجاز، والخلو من المبالغة في الأسلوب، وكذلك الخلو من أي عبارات تبجيل أو مجاملة.