طريقة عمل خطاب رسمي

الخطاب الرسمي

الخطاب الرسمي هو خطاب مصمم بطريقة رسمية ليخدم أغراضاً معينة، مثل: الطلبات أو التواصلات مع شركات أو مؤسسات حكومية أو مع المدرسة أو الجامعة، وهي تختلف عن باقي الخطابات بكونها مكتوبة ومحكومة بعدد من القواعد التي تصبو لجعلها رسمية، وفي هذا المقال سنذكر الطريقة الصحيحة لكتابتها.[1]

طريقة كتابة خطاب رسمي

لكتابة خطاب رسمي بطريقة سليمة، اتبع مايلي:[2]

• حدد نسبة الرسمية المطلوبة في خطابك اعتماداً على العلاقة التي تربطك مع الشخص أو الجهة التي سترسل لها الخطاب، فمثلاً لو كان مسؤولاً حكومياً أو من الشخصيات الكبيرة أو مسؤولاً أكاديمياً أو مدير عملك فسيكون خطاباك رسمياً تماماً، أما إن كان الخطاب إلى زميلك في العمل أو أحد الأقارب البعيدين أو الكبار بالعمر فسيكون خطابك شبه رسمي.
• ضع الترويسة الرسمية للشركة أو المؤسسة التي سترسل لها الخطاب في الجزء العلوي من الصفحة، سواء كنت ستكتب الخطاب يدوياً أو على جهاز الحاسوب، وإن لم تملك الترويسة أو لا تتوافر واحدة للشركة، فيمكنك تصميم ترويسة خاصة بك لجعل الخطاب يبدو أكثر احترافية، ويمكنك في أيّ وقت الاستغناء عن الترويسة، وكتابة عنوانك الكامل أعلى الصفحة بتقريبه إلى جهة اليسار، وذلك بكتابة اسم الشارع في السطر الأول، واسم المدينة والمحافظة أو الولاية، والرمز البريدي في السطر الثاني.
• اكتب التاريخ كاملاً لليوم الذي كتبت فيه الخطاب، إما بمحاذاته إلى جهة اليسار بجانب العنوان، أو بالنزول مسافة سطرين أسفل العنوان، أما إن كنت تكتب الخطاب باستخدام جهاز الحاسوب أو جهازك الذكي فلا تكتب التاريخ؛ لأن الخطاب سيؤرخ أوتوماتيكياً.
• اكتب الاسم الكامل، ولقب الشخص الذي سترسل له الخطاب إن كان رسمياً تماماً بعد مسافة سطر أو سطرين من التاريخ، وانزل سطراً آخر، واكتب اسم المؤسسة أو الشركة إن وُجِدت، ثمّ انزل سطراً آخر، واكتب عنوان الشارع، وبعده اسم المدينة، والمحافظة أو الولاية، والرمز البريدي، أما إن كان الخطاب شبه رسميٍّ فلا داعي لكتابة عنوان الشخص المرسل إليه؛ لأنك ستكتبه على الغلاف الخارجي.
• ابدأ الخطاب بالتحية المناسبة اعتماداً على نوع العلاقة التي تربطك مع الشخص المرسل إليه، واعتماداً على مدى رسمية الخطاب، حيث يمكنك البدء بعبارة (إلى من يهمه الأمر) متبوعةً بنقطتين رأسيتين إن كان الخطاب رسمياً تماماً، أو عبارة (السادة الأفاضل)، (السيدات الأفاضل)، (السيدات والسادة الأفاضل)، (السيد فلان)، (السيدة فلانة) أو عبارات مثل: (عزيزي)، (عزيزتي) إن كان الخطاب أقل رسمية.
• انزل مسافة مناسبة من الأسطر بعد كتابة التحية لتكتب افتتاحية الخطاب، إذ تبدأ بالاطمئنان على الصحة والحال إن كان الخطاب شبه رسمي، أو بالدخول إلى الموضوع مباشرةً إن كان الخطاب رسمياً تماماً، لكي لا تُضيِّع وقت الشخص المرسل إليه.
• اكتب خاتمة مناسبة لخطابك بعد ذكر النقاط الرئيسية، والهدف من خطابك بكتابة عبارات مثل: (تقبلوا فائق احترامي) أو (مع خالص التقدير) أو (مع أطيب التحيات) في آخر الصفحة.
• اكتب اسمك الكامل مع التوقيع بعد كتابة الخاتمة.

ملاحظات أخرى لكتابة الخطاب

اهتم بالملاحظات التالية عند كتابتك للخطاب:[3]

• اكتب خطابك بطريقة منمقة ومنسقة ليفهم القارئ هدفك الرئيسي منه.
• راع علامات الترقيم والحركات التي تغير من معنى الكلمات.
• راجع خطابك مرات عدة للتأكد من خلوه من الأخطاء اللغوية والنحوية.

المراجع

1. ↑ أحمد علام (18-12-2016)، "كتابة خطاب رسمي : كيف تكتب خطاب رسمي بكل احترافية ؟"، www.ts3a.com، اطّلع عليه بتاريخ 13-06-2018. بتصرّف.
2. ↑ "كيفية كتابة الخطاب"، ar.wikihow.com، اطّلع عليه بتاريخ 13-06-2018. بتصرّف.
3. ↑ "70 Short Welcome Speech Samples To Address any Event", www.boredart.com. Edited.