كيفية كتابة تقرير عن اجتماع
كتابة تقرير عن اجتماع
تعتبر كتابة تقرير عن اجتماع من المهارات المهمة والمطلوبة لدى أي موظف ينتمي إلى القطاع الحكومي أو الخاص أو الأهلي، فلا يُمكن أن تخلو مؤسسة من الاجتماعات الدورية التي يتطلب فيها تدوين أهم النقاط والمواضيع التي المتحاور فيها والاتفاق عليها بهدف تنفيذ المهام المكلف بها، وزيادة كفاءة وفعالية المؤسسة، لذلك سنفصِّل في مقالنا طريقة كتابة محضر الاجتماع؛ لأنه يعتبر من المراجع المهمة التي لا غنى عنها.
كيفية كتابة تقرير عن اجتماع
إحضار مفكرة وقلم
الاستعداد للاجتماع يبدأ من خلال توفير مفكرة حجمها مناسب، فليس من الجيد استخدام مفكرة صغيرة الحجم في الاجتماعات التي تستغرق فترة زمنية طويلة، وإذا كان الشخص الموكَّل بكتابة محضر الاجتماع متخصص بوظيفته فعليه شراء أجندة كبيرة لتدوين جميع محاضر الاجتماعات التي يحضرها، مع ضرورة عدم نسيان إحضار مجموعة من الأقلام للاحتياط.
تدوين موعد وتاريخ الانعقاد
يجب تحديد موعد وتاريخ انقاد الاجتماع في أعلى الصفحة، فمثلاً يُمكن كتابة عبارة " انعقد الاجتماع بتاريخ 25/4/2017 الساعة 6:30م في مقر الشركة.
تسجيل الحضور
تسجيل أسماء المشاركين في الاجتماع، وبشكلٍ عام فإن طريقة تسجيل الحضور تختلف بناءً على حجم الاجتماع، ففي الاجتماعات الكبيرة تُوزَّع ورقة مجهزة في وقت سابق لهذا الغرض، بحيث تحتوي على جدول بسيط لأخذ البيانات الأساسية والمهمة للحضور واللجان والأقسام، وعلى كاتب التقرير التأكد من إرجاع الورقة إليه أو إلى شخص معين لتفقد المعلومات الخاصة بالاجتماع، أمَّا في حالة الاجتماعات الصغيرة الداخلية فيمكن تسجيل أسماء الحضور داخل محضر الاجتماع.
قراءة أجندة الاجتماع
يجب قراءة أجندة الاجتماع على الحضور؛ لأنها تحتوي على المواضيع المُراد طرحها ونقاشها في الاجتماع، وبعد ذلك فتح المجال للحضور لإجراء التعديلات على الأجندة سواء كان بإضافة موضوع أو حذف آخر أو إعادة ترتيب مواضيع مطروحة للنقاش.
الإيجاز
يجب عدم تدوين التفاصيل غير المهمة؛ لأن البعض يبذل المجهود الكبير في كتابة جميع الكلمات التي ذُكرت خلال الاجتماع، وهذا أمر غير إيجابي، فكل ما على الكاتب فعله هو كتابة النقاط الرئيسية والقرارات التي تم التوصل إليها في نهاية الاجتماع، فأحياناً يستغرق النقاش فترة زمنية طويلة جداً للتوصل إلى قرار واحد، لذلك يجب الحرص على تدوين النقاط الأساسية والمهمة في الاجتماع دون التطرق إلى الأحاديث الجانبية أو المناقشات التي ليس لها أي صلة بالهدف الرئيسي.
تدوين آلية اتخاذ القرارات
في بعض الأحيان يتم اللجوء إلى عملية التصويت للحد من النقاشات الخلافية في الاجتماع، لذلك يجب تدوين آلية اتخاذ القرارات، وعدد الأصوات الموافقة والرافضة لموضوع معين، والقرار النهائي الذي اعتُمد.
استكمال البيانات الناقصة
في نهاية كتابة تقرير الاجتماع يجب كتابة موعده، والتأكد من الحصول على جميع المستندات الضرورية لكشف عدد الحضور، وفي حالة فقدان بعض البيانات يُمكن الرجوع إلى المخولين والقادرين على تزويدنا بالمعلومات الناقصة، وبعد الحصول على تلك البيانات يجب كتابة التقرير بالصياغة الدقيقة والصحيحة والنهائية؛ لأن مرور الوقت يؤدي إلى صعوبة كبيرة في استرجاع البيانات وتذكرها، ثمَّ إرسال تقرير المحضر إلى الشخصيات المستفيدة في أقرب فرصة للاستفادة منه.
نصائح لكتابة تقرير الاجتماع
- الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع حتى يسمع كاتب التقرير مجريات الاجتماع جيداً.
- مراعاة تسلسل النقاط التي يجب مناقشتها في الاجتماع، والفصل بين النقاط المختلفة، وتجنب ضم النقاط المنفصلة في فقرة.
- كتابة تقرير الاجتماع بصيغة الماضي.
- تجنب كتابة الرأي والمعتقدات الشخصية في تقرير الاجتماع.
- كتابة الاقتراحات وأسماء مقدميها، وتحري الدقة في كتابة أسماء الشركات، والأشخاص، والعناوين، وأرقام الهواتف الخاصة بهم.
- الاطلاع على تقارير الاجتماعات السابقة لمعرفة الإجراءات والقرارات التي تمَّ التوصل إليها.
- في نهاية التقرير يجب كتابة اسم كاتب التقرير وتاريخ كتابته.
- الوقوف عند بعض النقاط غير الواضحة بالنسبة للمشاركين في الاجتماع، ومقاطعة الحديث بأدب جم لإيضاح نقطة معينة.
- مراجعة الأخطاء الإملائية، والتأكد من سلامة ووضوح العبارات.
- حفظ التقرير في مكانه المناسب، وبترتيب مناسب حيث يُفضل حفظ التقارير من الأحدث إلى الأقدم بحسب التواريخ.
