كيفية كتابة تقرير

التقرير

يُعدّ التقرير الوسيلة المُستخدمة في تبادل المعلومات، كما يُمثّل نصّاً شفهياً أو مكتوب، ويحتوي على عدّة بيانات وحقائق مُتخصّصة بموضوع مُحدّد أو مشكلة ما، وقد يشمل التقرير تحليلاً وخلاصة مجموعة من النتائج؛ ممّا يُساهم في الوصول إلى عدّة مقترحات وتوصيات خاصة بموضوع أو مشكلة التقرير.[١]

كيفية كتابة تقرير

تُعتبر كتابة التقرير من النشاطات والمسؤوليات الإداريّة المهمة والمؤثّرة في كافة المستويات الخاصة بعملية التواصل والاتصال والتقنيات المستخدمة فيها، كما تُساعد كتابة التقرير على المحافظة على الوقت، وتساهم في توفير تغذية راجعة تدعم صناعة القرارات المتنوعة،[٢] وتعتمد كتابة تقرير بشكلٍ عام على تنفيذ مجموعة من الخطوات الرئيسيّة والضروريّة، وهي:[٣]

• تحديد الهدف الأساسيّ من كتابة التقرير: هو تحديد الطبيعة الخاصة بالتقرير، وإدراك المبرّرات والأسباب التي أدّت إلى إعداده، والجهة أو الإدارة التي تريد الحصول عليه، ويعتمد ذلك على مكونات ونوع التقرير، فالتقارير الماليّة تُعدّ تقارير مُتخصصة بتحديد الحالة الماليّة لمنشأة ما، وتشمل: الإيرادات، والالتزامات، والمصروفات، بينما تقارير المبيعات تُعد تقارير مُتخصصة بتحديد كميات السّلع المباعة وأسعارها.
• الاستعداد لإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على الهدف من إعداد التقرير ونوعه، فمثلاً التقارير السنويّة التي تُعد في نهاية السنة غالباً لمنشأة معينة تحتاج إلى مجهود أكبر من التقارير التي تُعد بشكلٍ يومي أو شهري، والآتي مجموعة من العناصر المهمة أثناء إعداد التقرير:
• البدء بإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على مراقبة ودراسة الأداء الخاص بفريق العمل المسؤول عن إعداد التقرير؛ من خلال جودة مخرجات التقرير، والزمن المُستغرق في إعداده، كما تُساعد هذه الخطوة على معرفة أسباب التأخير الصادرة من موظف معين في فريق العمل، والمساهمة في توفير العلاج المناسب لها؛ لأنّ عملية إعداد التقرير تتميّز بتكامل وترابط جميع المهام معاً، ويتأثر فيها جميع أعضاء فريق العمل، وعند إعداد تقرير معين يجب الاهتمام بعدّة عناصر، وهي:
• كتابة المسودة الخاصة بالتقرير: هي التحضير لكتابة النص الأوّلي للتقرير بعد جمع مكوناته، ومراجعتها، والتأكد من سلامته النحويّة والفنيّة، وغالباً لا تحتوي مسودة التقرير المبدئيّة على بعض من مكوناته الرئيسيّة، مثل: صفحة الملاحق، وصفحة المراجع، وعنوان التقرير، والغلاف؛ لأنّ هذه المكونات يتمّ الانتهاء منها في الخطوة الأخيرة من خطوات إعداد وكتابة التقرير.
• إعداد النسخة المعتمدة والنهائيّة للتقرير: هي الخطوة النهائيّة التي تشمل اعتماد جميع مكونات التقرير بعد تقديم نسخة منه للإدارة أو الجهة المسؤولة عنه؛ من أجل إضافة أي تعديلات للتقرير بعد دراسة الملاحظات المُقدَّمة من الجهة المسؤولة، ومن ثمّ تضاف الأجزاء الرئيسيّة الباقية، مثل: المراجع، والغلاف، والملاحق، ويُسلَّم التقرير بشكله النهائيّ للإدارة أو الجهة التي طلبته.

• توزيع المهام والمسؤوليات على فريق العمل: هو اختيار الأفراد المطلوبين لإعداد التقرير، سواء أكانوا من الأقسام الإداريّة أو الماليّة أو الفنيّة، ولاحقاً توزَّع على كلٍّ منهم المهام المطلوب تنفيذها، كما يجب اختيار رئيس أو مسؤول عن الفريق قبل المباشرة في إعداد التقرير؛ حيث يترتب عليه تنسيق وترتيب جهود أفراد الفريق.
• صياغة الخصائص الخاصة بالتقرير: هي التعرُّف على المميّزات التي يجب أن يتميّزَ بها التقرير، وتُعدّ طلبات رئيسيّة له ومفروضة من الجهة أو الإدارة التي تطلب التقرير، ومن الأمثلة على هذه الخصائص نوعية الخط المستخدم في الكتابة، وعدد صفحات التقرير.
• معرفة المصادر والمراجع الخاصة بالبيانات والمعلومات: هي تحديد مصادر الحصول على أفضل البيانات والمعلومات الخاصة بالتقرير، ومن الأمثلة على هذه المصادر: الاستبانات، والمقابلات، والكُتب.
• صياغة الخُطة الخاصة بإعداد التقرير: هي إعداد فريق العمل تصوراً زمنيّاً حول الوقت المُخصص لتحقيق خطوات إعداد التقرير بشكلٍ كامل.

• شكل التقرير: هو اعتماد أسلوب معين بكتابة التقرير، ويُمثّل ميّزة من مميّزات المُنشأة، فمثلاً تستخدم كلّ مُنشأة نوعَ خطّ معين في كتابة تقاريرها يختلف عن المُنشآت الأُخرى، كما يجب ترقيم أقسام وصفحات التقرير؛ حتّى يصبح من السهل العودة لها، ومن المهم إعداد جدول يشمل جميع محتويات التقرير، وإضافة صفحة خاصة بملاحق التقرير تحتوي على الأشكال البيانيّة والصور المستخدمة في إعداد التقرير.
• مضمون التقرير: هو تحليل ومراجعة مكونات التقرير، وتشمل دراسة العناوين سواء الفرعيّة أو الرئيسيّة، والتأكد من ترابطها مع محتوى التقرير، والتأكيد على استخدام العناصر الرئيسيّة في التقرير مثل المقدمة، والتأكد من صحة المعلومات والصور المرفقة مع التقرير، والحرص على الربط بين النتائج وأسباب إعداد التقرير.

عناصر التقرير الجيد

يُصنّف التقرير بأنّه جيّد عندما يحتوي على عدّة عناصر، وهي:[٤]

• الاختصار: هو تميّز التقرير بأنّه مخُتصَر، وبعيد عن استخدام الكلمات الكثيرة والمملة.
• الوضوح: هو أن يكون التقرير مفهوماً وبعيداً عن أي تعقيدات.
• الدقة: هي تميّز التقرير بتوصيل المعلومات والبيانات المناسبة، وتجنب أي معلومات أُخرى قد تكون زائدة وغير مفيدة.
• اللغة: هي استخدام الكلمات السهلة والوصفيّة مع مراعاة السلامة اللغويّة؛ عن طريق استخدام البلاغة والقواعد المناسبة.
• التسلسل: هو أن يكون التقرير منظماً، ومكتوباً بطريقة منطقيّة، ويحتوي على خاتمة، ونص، ومقدمة.
• الحياد: هو وصف التقرير للمشكلة أو الموضوع وفقاً لطبيعته، وبعيداً عن استخدام أي آراء متحيزة.
• وجود المكونات الإضافيّة: مثل الهوامش والملخص والملاحق.

أنواع التقارير

تشمل التقارير مجموعة من الأنواع، وتُقسم إلى صنفين رئيسين، وهما:[١]

• التقارير الدوريّة: مثل تقارير المبيعات، والتقارير الإداريّة، والتقارير الماليّة.
• التقارير غير الدوريّة: وتشمل الأنواع الآتية تقارير الأبحاث والدراسات، وتقارير الإنجاز والتقدم في العمل، وتقارير التوصية التي تتميّز بالإقناع، والتقارير الإخباريّة التي تُقدّم مجموعة من المقترحات، والتقارير التحليليّة التي تحتوي على معلومات وحقائق، والتقارير النهائيّة.

المراجع

1. ^ أ ب م. مازن غنام (2008 - 2009)، دليل إعداد التقارير الناجحة لإرشاد كوادر المنظمات الأهلية الفلسطينية في محافظة جنين، فلسطين: الهيئة الاستشارية الفلسطينية لتطوير المؤسسات غير الحكومية في محافظة جنين، صفحة 5 ،10. بتصرّف.
2. ↑ معهد البحرين للتدريب، إعداد وكتابة المراسلات والتقارير، صفحة 1. بتصرّف.
3. ↑ مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية (2015)، دليل كتابة التقارير، فلسطين: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، صفحة 15، 16، 17. بتصرّف.
4. ↑ التوجيه الفني العام للعلوم (2014 - 2015)، مهارة كتابة التقارير، الكويت: التوجيه الفني العام للعلوم، صفحة 4. بتصرّف.