طريقة كتابة تقرير إداري

التقرير الإداريّ

يعتبرُ التقريرُ من الأساليبِ ذات الفعاليّة في حفظِ ونقلِ المعلومات؛ وذلك من أجل سهولة استرجاعِها عند الحاجة إليها خاصّة في عمليّة اتخاذ القرارات، أمّا تصميم التقارير الإداريّة فيختلفُ من تقريرٍ لآخر حسْبَ الغرض منه، إلا أنّه توجد عناصرُ أساسيّة عند كتابةِ أيّ تقرير إداريّ والتي لا بدّ أن يحتويَ عليها التقريرُ خاصّة التقارير الكبيرة.

هناك تقاريرُ إداريّة ممّا لا تُستخدمُ جميعُ هذه العناصر فيها وهي التقارير الإداريّة القصيرة؛ وذلك لعدمِ الحاجة إليها، كما أنّ هذه العناصر لا تتعلّقُ بلغة معيّنةٍ، فهي تستعملُ بأغلب الّلغات المختلفة، ولذلك في هذا المقال سنبيّن عناصرَ التقرير الإداريّ وكيفيّة كتابتِه من خلال عناصرِه التي لا بدّ أن يحتويَ عليها.

عناصر التقرير الإداريّ

• الغلاف: الغاية من الغلاف حفظُ التقارير من التلف، وقد لا يوضعُ غلاف للتقارير المعتادة؛ كونها لا يتمّ تداولها بصفة مستمرّة؛ لأنّ التقرير في الغالب يُحفظ في ملفّاتٍ خاصّة، فمثلاً تقارير الأعمال والخطط السنويّة توضعُ لها أغلفة، أمّا تقاريرُ الزيارات اليوميّة فتكونُ دونَ غلاف.
• صفحة العنوان: وهي عبارة عن أولِ صفحةٍ من التقرير خاصّة التقرير الطويل، والتي يُكتب بها المعلومات الأساسيّة عن التقرير بشكلٍ موجز، حيث تحتوي على عنوانِ التقرير، واسم ووظيفة كاتب التقرير، واسم المؤسّسة أو المنظمة التي صدر منها. أمّا التقاريرُ القصيرة والتي تتألفُ من صفحةٍ أو صفحتين، فلا يوضع لها صفحة عنوان، بل توضعُ هذه المعلومات في أعلى الصفحةِ الأولى.
• الملخّص: هو عبارة عن موجَزِ ما يحتوي عليه التقرير، وهو نوعان:
• فهرس المحتويات: هو عبارة عن جدولٍ يوضّحُ أرقامَ الصفحات في التقرير، ليسهّلَ على القارئ الوصول إلى القسم الذي يُريد بشكل مباشرة.
• قائمة الأشكال: توضعُ هذه القائمة عندما يكونُ التقرير محتوياً على أشكالٍ توضيحيّة عديدة، وهي شبيهة بفهرس المحتويات.
• قائمة الجداول: هي قائمة توضّحُ رقم الصفحة التي يوجدُ بها الجدول.
• قائمة المصطلحات: تُستخدم هذه القائمة في التقارير الإداريّة المحتوية على عددٍ كبيرٍ من الرموز، مثل رمز "س" والذي يعبّرُ عن السرعة، وهكذا.
• المقدّمة: هي بابُ التقرير، حيث يجبُ أن تتضمّنَ موضوع التقرير، والهدفَ منه، وحدودَه، وشرحاً بسيطاً عن أقسامه.
• قلب التقرير أو المحتوى: وهو أكبر عنصر في التقرير، ويتألّفُ من عدّةِ أقسام، ولكن هنا لا يكتب عنوان باسم "قلب التقرير" ، حيث إنّه يشرح الأقسام بالتفصيل، ويوضّح النتائج وكيفيّة تحليلها.
• الاستنتاجات: يقصد بها ما تم استنباطه من بيانات التقرير، فيجب أن تحتويَ على الإجابة من الغاية من كتابة التقرير، ومعلوماتها ضمن ما ذُكر بأقسام التقرير.
• التوصيات: وتكتب في نهاية التقرير، وهي عبارة عن اقتراحاتٍ يوصى باتخاذها بناءً على ما تمّ استنتاجُه من التقرير.

• الملخص المعلوماتيّ: إعلام القارئ إن كان بحاجة لأن يقرأ هذا التقرير أم لا.
• الملخّص الوصفيّ: إعلامُ القارئ عن المعلومات الأساسيّة في التقرير، مثل: النتائج والتوصيات.