كيفية كتابة خطاب رسمي

الخطاب الرسميّ

الجميع يحتاج في حياته إلى القيام بكتابة خطاب رسمي، إلى جهة معينة يرغب في توصيل رسالة معينة لهذه الجهة، سواء كانت هذه الجهة مكان العمل أو المدرسة أو البنك أو غيرها من الجهات الرسمية، ولهذه الخطابات عدة أغراض من كتابتها، كتقديم طلب وظيفة أو تقديم شكوى معينة أو غيرها من القضايا المهمة.

وتنبع أهمية طريقة كتابة هذا الخطاب، كونه يعكس شخصية وأسلوب مقدمه، ولكي يكون له تأثير لدى الجهة المعنية، يجب أن يكتب هذا الخطاب ضمن أسس وقواعد سليمة، وخالية من أي أخطاء إملائية أو نحوية أو تكوين الجمل والأسلوب .

خطوات كتابة خطاب رسميّ

ليتمكّن الشخص من كتابة خطاب رسمي بكامل المواصفات والمقاييس الصحيحة، يجب عليه القيام بعدة خطوات وهي كما يلي :

• يجب في البداية تحديد الجهة المرسل إليها الخطاب، لأن الخطابات الرسمية تكون على عدة أنواع، فمنها الخطابات التي ترسل بين الجهات الرسمية نفسها، وهناك الخطابات الرسمية التي توجه من قبل فرد إلى جهة رسمية.
• بالرغم من تعدد الأنواع التي تقوم عليها كتابة الخطابات الرسمية، إلا أنها تقوم على الطريقة والترتيب نفسه التي يجب اتباعها عند كتابة أي نوع من أنواعها، ويجب كتابة هذا الخطاب على ورق أبيض، ففي حالة وجود شعار للجهة التي سوف يتم إرسال الخطاب لها، يجب تضمينه على الورقة، من الأفضل أن يتم كتابة الخطاب على برنامج الماكر وسفت وورد، لأنه من خلال هذا البرنامج، يستطيع الشخص التحكم في نوع الخط وحجم وتنسيق الرسالة بطريقة صحيحة، أما في حالة قام الشخص بكتابة الرسالة بخط اليد، يجب عليه استخدام القلم الأزرق الجاف، ومراعاة الكتابة في وسط الصفحة.
• يتم البدء بإلقاء التحية والسلام، ويكون ذلك بكتابة عبارة( السلام عليكم ورحم الله وبركاته وبعد)، ثم نقوم بكتابة اسم المسؤول والموجه له الخطاب، في السطر الذي يقع تحت السلام والتحية، ومن ثم القيام بكتابة الخطاب الرسمي.
• يتم كتابة التاريخ في الجهة اليسرى أسفل صفحة الخطاب الرسمي.
• عند القيام بكتابة الخطاب، يجب على الكاتب أن يراعي الدقة والوضوح في وصف الموضوع، وأن يكون الشرح مختصراً وذا مغزى واضح وصريح، وتجنب الإطالة والتكرار في الحديث، لأن هذه الطريقة، تؤدي إلى ملل الجهة المستقبلة، ويفضل الكتابة بخط 16 ونوع Arial، ويستطيع كاتب الخطاب أن يستخدم أسلوب التقسيم للنقاط المهمة في الخطاب، ليسهل على القارئ الوصول إلى النقاط المهمة في الموضوع.
• عند الانتهاء من كتابة الخطاب، يجب أن يكتب الشخص عبارة تدل على التحية و عبارة لكم جزيل الشكر في الجهة اليمنى أسفل الصفحة، ويتم وضع التوقيعات والأختام إن وجدت، التي تتعلق بالمرسل، لإعطاء الخطاب صفته الرسمية .