عناصر التخطيط

التخطيط

يعد التخطيط أول مهام الإدارة، ويتولّى التخطيط إدارة مستقلّة أو مدير المؤسسة ذاته، ومنها تبدأ جميع مهام الإدارات الأخرى، حيث إنّ تعريف التخطيط في علوم الإدارة يوضح أنّ تلك العملية تعتمد على قراءة وفهم الأحداث الماضية مع دراسة الحاضر بدقّة، وصولاً إلى التنبّؤ الصحيح بما يمكن أن تؤول إليه الأمور في المستقبل والتوجّه بالمؤسسة إلى تحقيق أفضل النتائج بأقل تكاليف ممكنة، وتعتمد عمليّة التخطيط على الدّراية بالإمكانات المتاحة أيضاً مع القدرة على الاختيار بين بدائل متعدّدة، فإن لم توجد تلك البدائل لا يكون لعملية التخطيط أي معنى، ويمكن للمدير الناجح أن يوجد بدائل باستخدام المهارات الإداريّة المختلفة.

عناصر التخطيط

الأهداف

كل تخطيط يتم لغاية يراد الوصول إليها في المستقبل، وتمثل تلك الغايات أهداف الشركة أو المؤسسة الأساسيّة أو الفرعيّة، وتختلف من حيث طبيعة كونها أهدافاً عامة أو خاصة، ومن حيث فترة التحقيق هل هي طويلة الأمد أم قصيرة الأمد، كما يجب تحديد مدى مساس تلك الأهداف بالمنشأة ككل أو بجزء منها دون الآخر، ولتلك الأهداف شروط يجب توافرها من أجل ترسيخ قواعد العمل وتوجيهها نحو تحقيق تلك الأهداف، إنّ أول تلك الشروط الوضوح، حيث يجب أن يعلم جميع العاملين الهدف الذي يسعون إلى الوصول إليه، وذلك للتحفيز وضمان قياس النجاح من الفشل، كما يتيح ذلك خلق مساحة للإبداع في إطار تحقيق الهدف، والشرط الثاني مشروعيّة الهدف، فلا يمكن إجبار العاملين على العمل في أمر يخالف الدين أو القانون أو العادات والتقاليد السائدة، وأخيراً قابليّة الهدف للقياس، وهو العامل الذي يساعد على المتابعة وإعادة الإرشاد والتوجيه.

السياسات

وهي مجموعة المبادئ التي تضعها الإدارة العليا في المنشأة وتسترشد بها بقيّة المستويات الإدارية، ومن مميزات السياسات الإدارية أنّها ثابتة ويتم تسيير الأمور من خلالها بحيث يلتزم بتلك السياسات جميع العاملين بالمؤسسة، ويجب أن تكون تلك السياسات واضحة وشاملة وتطبق على الجميع دون استثناء.

القواعد

تختلف القواعد عن السياسات في أنّها تفصيل للقواعد المنظمة للإدارات المختلفة والمؤسسة بشكل عام فيما يجب فعله، وما يجب الامتناع عنه، سواء من سلوكيات داخل المؤسسة أو خارجها طالما مثّل العاملون المؤسسة بالخارج، وترتبط القواعد بصفة عامة بتحديد المكافآت للمتميزين والجزاءات للمخالفين لنظام المؤسسة.

الإجراءات

هي آخر عنصر من عناصر التخطيط، وتعتبر التفصيل الدقيق والخطوات التي يتم اتخاذها لتنفيذ الأعمال بطريقة سلسة وصحيحة داخل وخارج المؤسسة، ويجب أن تتسم تلك الإجراءات بالسهولة لتوفير الوقت والمجهود والتكاليف، وتختلف باختلاف الإدارات، ومع ذلك فإنها متكررة وتسير وفق نهج ثابت.