مهارة كتابة تقرير

التقرير

هو شكل من أشكال الكتابة الوظيفية، ويتضمن وصف توضيحي لقضية ما من خلال جمع أكبر قدرٍ ممكن من الحقائق والوثائق والمعلومات المتعلقة بهذه القضية.

فوائد التقرير

• تحديد مدى إمكانية الوصول إلى الهدف الطلوب.
• تحديد التحديات والمعيقات التي واجهت صاحب التقرير عند جمع المعلومات.
• تدوين المعلومات من أجل العودة إليه عند الضرورة.
• الحصول على أفكارٍ جديدة والعمل على إنتاجها وتطويرها وحفظها.
• الشعور بتحقيق الأهداف وانجازها مما يزيد الثقة بالنفس.
• المساعدة في وضع خطط مستقبلية.

عيوب كتابة التقرير

• اللجوء إلى بعض الجمل الطويلة والمصطلحات والتعابير غير الملائمة للموضوع، بحيث إنها تقف حاجزاً أمام تسلسل الآراء وتعمل على تعقيد التقرير.
• استعمال المصطلحات الفنية بكثرة، مما يعمل على إزالة جانب الإثارة والتشويق في التقرير وتجعله أقل حيويةٍ.

الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير

• يُشترط أن يتم اختيار عنوان واضح ومفهوم للتقرير، وأن يوضح العنوان الفكرة الرئيسية من التقرير وطبيعة المعلومات.
• الاستيعاب الشامل لكل نواحي الموضوع المراد الكتابة عنه.
• الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات.
• الاستعانة بالدلائل اللازمة للبرهان.
• تنسيق التقرير في جمل وكلمات شاملة وبأسلوب واضح.

المحاور الأساسية لكتابة التقرير

• تحديد السبب الذي دعا إلى كتابة التقرير والحدود التي تمّت الكتابة فيها، والجهة المراد توجيه التقرير لها.
• الدقة في جمع المعلومات واتباع الأسلوب الموضوعي في جمعها.
• تحليل المعلومات وتدقيقها من أجل الوصول إلى النتائج.
• البدء في كتابة التقرير على أساس اتباع أسلوب فني فعّال.

البناء الفني لكتابة التقرير

• مقدمة مختصرة: يتم فيها ذكر السبب في كتابة التقرير وهدفه والظروف التي دعت له، ولا بد من التطرّق لكتابة بعض الصعوبات والعقبات التي واجهت الكاتب أثناء جمع المعلومات.
• محتوى التقرير: ويتم فيه عرض المعلومات والحقائق بشكلٍ متناسق ومتسلسل، وقد يتضمّن ذكر الزمان والمكان إن لزم الأمر.
• الخاتمة: ويتم فيها عرض الاقتراحات أو التوصيات.
• عرض التقرير في صورته النهائية والجاهزة للطبع.

ضوابط في جمع المعلومات والحقائق في التقرير

• تحصيل المعلومات والبيانات من المصدر الأصلي لها.
• التأكد من صحتها من أجل تحليلها وتفصيلها بالشكل المطلوب.
• الانتباه إلى الزمن والتاريخ في الوثائق المعتمدة وتغييرها إن لزم الأمر.
• الاستعانة بدفتر لتدوين وتوثيق الملاحظات عليه.
• شرح البيانات والمعلومات من خلال استخدام الصور أو الجداول.
• الأمانة في كتابة التقرير، والعمل على تعيين المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقاً للهدف المراد من التقرير، ويجب التحلّي بالصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية.

سمات الكتابة الناجحة للتقارير

• الاهتمام بالمظهر الخارجي للتقرير وأسلوب الصياغة المتّبع فيه وطريقة التحرير.
• الموضوعية وتحري الصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية أو أيّة عواطف وتحيّزات.
• وسيلة إخبارية.
• الدقة والوضوح والأمانة لأنّك ناقل للحقيقة، لذلك يجب التأكّد من صحّة المعلومات قبل الأخذ بها.