أهداف السكرتارية وأهميتها
أهداف السكرتارية
نظراً لأنّ السكرتير يهتم بالأمور الخاصّة بالمكتب طوال اليوم، لذا يمكن أن تتعدد الأهداف التي يعمل من أجلها يوماً تلو يوم أثناء وظيفته، ومن أبرز هذه الأهداف:[1]
الحفاظ على الروتين اليومي
يعتبر وجود روتين معيّن لدى السكرتير أمراً هاماً، إذ إنه الشخص الأول الذي يتعامل مع العميل بمجرّد دخوله للمكتب، لذا لا بد من اتباعه لروتين معيّن والحفاظ عليه عبر عدد من المهارات المتضمّنة:[1]
- الرد على الهاتف والتحدّث مع العملاء.
- التعامل مع البريد الإلكتروني أو الورقي الوارد.
- نسخ المعلومات، وحفظها أو طباعتها.
تفعيل دور التكنولوجيا
مع وجودنا اليوم في القرن الواحد والعشرين، لا بد من تفعيل دور التكنولوجيا وتعزيزها بشكل أكبر من خلال كتابة المراسلات، وضع ومعالجة البيانات وجداولها عبر استخدام التطبيقات والبرامج الموجودة على شبكة الإنترنت.[1]
إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت
يعتبر هذا أهم أهداف السكرتارية عبر تنظيم أمور المدراء، إضافةً لتنفيذ المهام بحرفية، مع مراعاة الانتباه الكامل للعميل، وتزويده بأية معلومات أو مستندات يطلبها، إضافةً للقيام بتقديم التقارير، والبحوث، والشكاوي والاقتراحات للمدراء والمساعدة في مراجعتها.[1]
أهميّة السكرتارية
تتمثّل أهميّة السكرتارية في ما يلي:[2]
- الحفاظ على أسرار العمل والعاملين، نظراً لأنّ السكرتير عادةً ما يكون مطّلعاً على أخطر المهام وأدقها.
- الاطلاع على موضوعات الاجتماعات والنقاشات، إضافةً إلى الأمور المتعلّقة بالتسويق، التخزين و أية مشاكل ماليّة تتعلّق بالشركة.
- الإشراف على الخدمات الإداريّة.
- المسؤوليّة المباشرة عن إدارة جداول العمل وتنظيمها.
- التنسيق بين عمل مختلف الإدارات في الشركة أو المؤسسة.
- حفظ وأرشفة البيانات، مما يسهّل عمليّة استرجاعها عند الحاجة إليها.
مهارات السكرتارية
لا بد من امتلاك من يشغل وظيفة السكرتارية لعدّة مهارات هي:[3]
- التنظيم: لا بد من امتلاك السكرتير لمهارات تنظيميّة عالية تخوّله من الحفاظ على كافة البيانات والمعلومات بشكل منظّم بدقّة.
- مهارات شخصيّة: نظراً لأنّ أغلب عمل السكرتير يتعلّق بالتفاعل مع أشخاص آخرين سواء عملاء أو موظّفين.
- تعدد المهام: يحتاج أحياناً للقيام بعدة مهام في آنٍ واحد.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل: خاصّة أثناء التعامل مع تقييم المستندات.
- العمل تحت الضغط: إنّ السكرتير معرّض دوماً للإجهاد، لذا لا بد من قدرته على العمل تحت الضغوطات لإنجاز العمل.
المراجع
- ^ أ ب ت ث Denise Brown, "Secretary Job Objectives"، work.chron.com, Retrieved 10-3-2019. Edited.
- ↑ "وظيفة السكرتارية : المفهوم / الأهمية / الأنواع (صفحة 1،2)"، www.abahe.uk، اطّلع عليه بتاريخ 10-3-2019. بتصرّف.
- ↑ 10-3-2019, "Duties of a Secretary"، courses.telegraph.co.uk/. Edited.
