مفهوم الإدارة الإلكترونية

مفهوم الإدارة الإلكترونيّة

تُعرفُ الإدارةُ الإلكترونيّة (Electronic Management) بأنّها منظومةٌ حديثةٌ تعتمدُ على التكنولوجيا الإلكترونيّة، وتهدفُ إلى تحويل الإدارة التقليديّة إلى إدارةٍ إلكترونيّة تعتمدُ على استخدام الحاسوب وتطبيقاته، وأيضاً تُعرفُ الإدارةُ الإلكترونيّة بأنّها كافّة الوظائف والمهام التي تحدّدها الإدارةُ للموظفيّن من خلال الاعتمادِ على وسائل اتصالٍ حاسوبيّة، وتشملُ رسائل البريد الإلكترونيّ، وقنوات الاتصال الرقميّ، ويؤدّي هذا النوعُ الحديثُ من الإدارة إلى سهولةِ الربط بين المدراء، والموظفيّن، والعملاء.

أهداف الإدارة الإلكترونيّة

• تطوير عمل الإدارة، والذي يؤدّي إلى استبدالِ الأدوات المُستخدمة في الإدارةِ التقليديّة، مثل: الأوراق، والأقلام بأدواتٍ إلكترونيّة، كأجهزةِ الحاسوب.
• زيادةِ مستوى الخدمات المقدمة إلى العملاء، والتي تساهمُ في تطوير كافةِ أقسام العمل من خلال تقليل الفترة الزمنيّة المخصّصة للقيامِ بالمهام الوظيفيّة.
• المساهمة في تعزيزِ التواصل، والتعاون بين الموظفين من خلال بناء بيئةٍ من الحوار المشترك.
• استخدام وسائل وتطبيقات شبكة الإنترنت للتعريف بالمنشأة، والدور المهنيّ الخاصّ بها.
• تقليل المصاريف المخصّصة لمكوّنات الإدارة التقليدية، مثل: تقليل المصاريف المخصّصة لشراء الأقلام شهرياً.

أُسس الإدارة الإلكترونيّة

• بناء شبكةٍ حاسوبيّةٍ قويةٍ، والتي تحتوي على اتصالٍ بين الإدارة، والأقسام، والفروع الأخرى.
• توفير اتصالٍ دائمٍ وثابتٍ مع شبكة الإنترنت.
• الاعتمادُ على تعزيزِ دور قسم نظم المعلومات الإداريّة، والذي يساهمُ في إدارة المعلومات الإلكترونيّة، وتقديم مجموعةٍ من الاستراتيجيات التي تساند دور الإدارة في عملها.
• توفير كادرٍ من الموظفين القادرين على التعامل مع الأجهزة الخاصّة بالإدارةِ الإلكترونيّة.

فوائد الإدارة الإلكترونيّة

• السرعة في تنفيذ العمل، ممّا يؤدّي إلى توفير الوقت المخصّص للمهام العامة.
• المساعدة في تنفيذ خطوات المنهجيّة المهنية، وربطها بقراراتٍ صحيحة تعتمدُ على سرعةِ الحصول على المعلومات.
• خفض تكلفة توظيف العديد من الموظفين.
• التخلّص من المشكلات الجغرافيّة في إرسال، واستقبال المعلومات.
• دعم مهارات الموظفيّن، وتطوير أدائهم العام في العمل.

معيقات الإدارة الإلكترونيّة

• صعوبة تأقلم الإدارة، أو الموظفين مع التغيرات الإلكترونيّة الجديدة.
• عدم قدرة أغلب العملاء على التعامل مع النظام الإلكترونيّ المطبق في المنشأة.
• عدم القدرة على فهمِ بعض الرسائل الإلكترونيّة، والتي تحتاجُ إلى توضيحٍ شفهي.
• التكلفة المرتفعة للأدوات، والأجهزة المستخدمة في توفير اتصالٍ مع شبكة الإنترنت.
• عدم اهتمام بعض الإدارات الإلكترونيّة بتوفير التدريب الكافي للموظفين، ممّا يؤدّي إلى صعوبةٍ في دمجهم مع بيئة العمل الجديدة.

سلبيات الإدارة الإلكترونيّة

• انتشار التجسّس الإلكترونيّ: وهو من المشكلات كثيرة الانتشار في هذا النوع من الأنظمة الإداريّة، والذي يؤدّي إلى غياب سرية المستندات، والبيانات الأرشيفيّة؛ بسبب تعرّضُ المعلومات الخاصّة بالإدارة، أو المنشأة إلى التجسّس من جهاتٍ منافسةٍ بهدف تخريبها، أو من أجل الاطلاع على الخطط التي تتبعها الإدارة في تنظيمِ عمل المنشأة.
• التوقف المؤقت لعمل الإدارة، والذي يرتبطُ بصعوبةِ التعوّد، أو الفهم لوسائل الإدارة الإلكترونيّة من قبل المدراء، أو الموظفين الإداريين ممّا يؤدّي إلى التقليل من كفاءة العمل الإداري.