مراحل تطور نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems) والتي يشار إليها اختصاراً بـ(MIS)، وهو علم يجمع بين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة معاً، وتُعرف بأنّها أنظمة مُحوسبة تُصممّ لغايات تقديم الخدمات للمدراء في المنظمة، وتهدف إلى خلق أنظمة حاسوبية تكنولوجية تمد يد المساعدة للمنشأة من خلال تنفيذ أعمالها، بالإضافة إلى أنّها تؤدي عدداً من الوظائف المكتبية والمهمات المحاسبية وتنظيم الاجتماعات، وبالتالي يحفّز ذلك الجهات المختصة بصنع القرار واتخاذه على أكمل وجه.

تستخدم المؤسسات الأنظمة الحاسوبية في مختلف العمليات الإدارية لغايات التخفيف من الأعباء عن كاهل الإدارة، بالإضافة إلى التقليل من المصاريف المالية، وتجاوز السلبيات التي تلحق بالعمل البشري كالملل والروتين، كما تلعب دوراً هاماً في تصغير حجم المؤسسات ويرفع مدى قدرتها التنافسية ضمن البيئة التي تمارس بها أعمالها، بالرغم من كافة الإيجابيات التي تقدمها نظم المعلومات الإدارية إلّا أنّها تُعاب بإجبار المؤسسات على التخلي عن الأعمال الورقية بشكل شبه كامل.

أهداف نظم المعلومات الإدارية

• تسعى إلى تحقيق جُملة من الأهداف تحقق النفع والفائدة للمنشأة على الصعيدين الداخلي والخارجي لمختلف المستويات الإدارية فيها، ليتسنى لهم صٌنع القرار واتخاذه بكل فعالية، وبالتالي الشروع بممارسة العمليات الإدارية من تخطيط ورقابة وتوجيه داخل المنظمة.
• تساهم بتوفير عددٍ من نظم المعلومات الوظيفية.
• تضع البيانات المطلوبة بين يدي من يحتاجها من المدراء لدعم وظائف برامج المشروع وإدارتها، وتسهيل ذلك عليهم.

مراحل تطوّر نظم المعلومات الإدارية

تحديد المشكلات

تُعّد خطوة رصد المشكلات (Identifying Problems) وتحديدها حاجة مُلحّة للبدء في تطوير نظم المعلومات المعلومات ويتمثل ذلك بتقديم حلول لكافة المشكلات التي تقف عائقاً في تنفيذ المشكلات المرتبطة بوجود خلل أو ضعف بالإنتاجية أو جودة المنتجات، وتراجع المكانة التنافسية للمنشأة في البيئة التنافسية لها، بالإضافة إلى وجود خلل كلي في المبادرة والابتكار، وفي هذه الحالة لا تقتصر الحاجة على تحديد المشكلة بل يتعدى ذلك ليشترط وجود نظم وأدوات تكنولوجيا معلومات للعمل على حل المشكلة وبذلك يمكننا القول بأنّه بإمكان نظم المعلومات الإدارية وكافة أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات إيجاد حلول فعالة لمشكلات الأعمال.

دراسة الجدوى

تتمثل دراسة الجدوى الاقتصادية (Feasibility Study) بضرورة تحديد مدى حاجة نظام المعلومات المستحدث لجدوى سواء كانت اقتصادية أم تنظيمية أم تقنية، ويتم ذلك بواسطة قيام فريق مختص بدراسة الجدوى ووضع توصياته بين يدي الإدارة فيما يتعلق بمشروع الاستثمار في نظم المعلومات الإدارية. كما أنّها تهتم أيضاً بالكشف عن التكاليف الإجمالية للنظام، وإجراء مقارنة فيما بينها وبين المزايا والمنافع المنتظرة منها في المستقبل سواء كان قريباً أم بعيداً، وكما تعمل على تحديد الإمكانيات والقدرات التقنية التي سيتمكن النظام من توفيرها ومدى حاجة المنظمة لها.

تحليل النظم

تقع مرحلة تحليل النظم (Systems Analysis) على عاتق مُحلل النظم، حيث يحلل مجموعة من الأنشطة التي تكمل بعضها البعض وتكون متطلبات العميل واحتياجاته في طليعة مرحلة التحليل، ثمّ يتم تحديد الأهداف التي يسعى النظام الجديد إلى تحقيقها، ورسم أبعاده من مواصفات وحدود وقيود، ليصار إلى إنتاج وصفٍ منطقي متكامل لمكوّنات ومتطلبات النظام، ويشمل ذلك: المخرجات، والمدخلات، والعمليات والأنشطة والموارد الضرورية والإجراءات والقواعد الخاصة بعمل النظام.

مرحلة تصميم النظم

تنقسم مرحلة التصميم (Systems Design) إلى: تصميم منطقي (Logical Design)، وتصميم فيزيائي (physical Design), ويشير التصميم المنطقي إلى تحديد التصورات والمفاهيم المنطقية ذات العلاقة بالنظام قبل البدء بتصميمه وتنفيذه عملياً، أي رسم صورة منطقية واضحة تكشف مواصفات ومكوّنات النظام، وتنسيق محتواه، أمّا التصميم المادي فيأتي ليكمل ما تم البدء به من تصميم منطقي، حيث يتم اختبار نظام إدارة قاعدة البيانات، وتصميم عمليات المعالجة فيها واختبار كافة البرامج المستخدمة في هذا السياق.

مرحلة التطبيق

تُستهل مرحلة التطبيق (Implementation) بوضع خطة لتطبيق ما تم التخطيط له مسبقاً والعمل على تدريب الموارد البشرية على نظام المعلومات الحديث ليتم استكمال الأنشطة البرمجية، ونصب الأجهزة، وشبكة الحاسوب، وتوزيع البرامج على الأجهزة وتحميلها وتشغيل الأنظمة، بالإضافة إلى إعداد دليل شامل يضم الإجراءات التفصيلية لنظام المعلومات الجديد واستكمال إجراءات التغيير الضرورية له.