وسائل تنظيم الوقت

تعريف الوقت وأهمّية إدارته

لا يختلف العقلاء على أهمّية الوقت، ومركزيّة دوره في حياة الإنسان، والأسرة، والمجتمع، فما أعمارنا إلّا أوقات مضت، وأوقات ستمضي، والرابح فينا من أَخَذ العِبرة من أَمسه ليومه، وبادر بصناعة غَدِه، ومن التعريفات الجامعة التي تُبيّن معنى، وأهمّية الوقت، والحياة في آنٍ واحد القول بأنّ الوقت هو الحياة.

تتمايزُ الشخصيّات من حولنا بتفوُّقها، وسَعْيها، وجدارتها؛ فالنجاحات مُتعدِّدة، ولا يصحُّ حَصْرها، أو اقتصارها على نَمَط مُحدَّد، ولعلَّ السرَّ في كلِّ نجاح على اختلاف نوعه، ونسبته، يَكمُنُ في حُسن استثمار الوقت، وجودة إدارته؛ حيث إنّ للوقت مزايا تجعل منه مورداً محدوداً، وثميناً؛ فضياعه لا يُعوَّض، واستثماره يُجلِّي قيمته، ويُعلي من التمسُّك بمركزيّته.[1]

تكمُنُ أهمّية الوقت في ذاته، حيث نجد أنّ إنجازات الأفراد، ومستويات إنتاجهم، وفاعليّتهم تتفاوت، على الرغم من أنّهم يمتلكون الوقت ذاته بتساوٍ مُطلَق دون محاباةٍ، أو تفرقة، ممّا يعطي الأهمّية لدور إدارة الوقت المُتاح بالتساوي للجميع؛ فالتلاميذ في المدرسة يتباين تفوُّقهم وِفقاً لاستثمارهم الجيّد لأوقاتهم، والدُّول تختلف قوّتها وِفقاً لطبيعة إدارتها للموارد المُتاحة فيها، وبما أنّ الوقت مُتاحٌ للجميع، فإنّ التمايُز الفرديّ فيه يتحقَّق بحُسن إدارته، واستثماره؛ أي بتحصيل أقصى فائدة من الوقت بعد الوعي بأهمّيته، وإتقان فنون إدارته؛ لينعمَ الإنسان بإنجازٍ مُضاعَف، وارتقاءٍ مُلفِت، ترافقُه الطمأنينة، والسعادة بالرضى عن الذات، وإنجازاتها، دون التضجُّر من ضياع الوقت، أو لَوم النفس، والمجتمع.[1][2]

آليّات تنظيم الوقت وإدارة الإنجاز الذاتيّ

يمتلك الأفراد على اختلافهم، وتنوُّعهم في يومهم الواحد على 24 ساعة فقط، وهي لا يمكن أن تزيد، أو تتناقص، إلّا أنّه يمكننا -بمساعدة هذه الآليّات- أن نُفعِّل تلك الأوقات، ونُضاعِف استفادتنا منها:[3][4]

• التخطيط الذكيّ: وهذا أمرٌ يُوفِّر الكثير من الجهد المبذول بلا جدوى؛ ولذلك فإنّه لا بُدّ من وضع خُطّة بسيطة، وشاملة، والحِرص على تنفيذها.
• استخدام بعض البرامج والتطبيقات على جهاز الحاسوب والهاتف الجوال: ممّا من شأنه أن يُسهِّل مهمّة متابعة الأعمال، وتنظيم الوقت طيلة اليوم.
• اكتشاف الوقت الضائع وتجنّب لصوص الوقت والتسويف: ممّا يجعل الأعمال مضبوطة، ويُحوّلها إلى عادات شخصيّة تتَّسم بها في الظروف جميعها.
• إتقان فنّ التفويض مع المَهامّ الصغيرة: وذلك حتى يتوزَّع جُهد تنفيذها على المُفوَّضين بها، دون إخلاء مسؤوليّة من فوَّضهم عنها.
• جدولة المَهامّ حسب الأولويّة: وذلك وِفقاً لثلاث قوائم، هي: قائمة النشاطات الشخصيّة، ثمّ العمل، أو الدراسة، ثمّ الأسرة، والمنزل، بالإضافة إلى تحديد الأولويّات التي يُبنى على أساسها جدول الأعمال اليوميّة، والأسبوعيّة، والشهريّة.
• مُقاوَمة الإجهاد: وذلك بتنظيم المَهامّ، وتوزيعها بشكل منطقيّ خلال اليوم، وأَخْذ قِسط من الراحة بشكل مُنتَظم (5 دقائق كلّ 30 دقيقة)، حيث إنّ تلك الأنشطة كفيلةٌ؛ لمُواصَلة الإنجاز بنشاط، وزيادة الفاعليّة، ويمكن أيضاً الاستعانة بالاستيقاظ المُبكِّر، ومُمارَسة الرياضة بشكل يوميّ.
• استغلال الوقت والانتفاع منه: ممّا يُعطي لكلِّ لحظة في الحياة قيمة، ومعنىً، وغاية، علماً بأنّ السعادة تكمنُ في الإنجاز المُتواصِل، أمّا القلق، والإحباط، والعَجز، فهي أمور تنشأ من تضييع الوقت، وعدم إدراك قيمته، أو الاستهانة به.
• الاهتمام بالغايات والأهداف الكبيرة: حيث إنّ هذه الغايات تُكسِب صاحبها مزيداً من الثقة، والأمل، ممّا يعني تقدُّمه بخطوات ملموسة نحو طموحاته.
• تخصيص الأوقات المفضلة للأنشطة المحببة: وذلك من خلال ممارسة الأنشطة المختلفة، كمُمارَسة الرياضة، والرَّسم، والمُطالعة، والكتابة، والطَّهو، والعَزف على آلة موسيقيّة، أو زيارة الأقارب، والأصدقاء، علماً بأنّ هذه النشاطات، والمواهب ستندثر إذا لم يتمّ التخطيط لممارستها، والاعتياد عليها.
• مواصلة ابتكار أساليب جديدة في إدارة الوقت والموارد الأخرى: حيث يتمّ الاهتمام بهذه الأمور، بالإضافة إلى تطوير المهارات، والمواهب، بمُتابعة كلّ ما هو جديد عن إدارة الوقت، والأولويّات.

أساليب إدارة الوقت بذكاء وفاعليّة أكبر

ينشغل الإنسان لأيّام في متابعة نشاطاته الشخصيّة، والأسريّة، بحيث يستمرُّ في السعي؛ لإنجاز مَهامّه في العمل، والدراسة، علماً بأنّ تلك التراكُمات كلّها تجعل الإنسان مُنشغِلاً حتى عن راحته، وترفيهه، وقد تُهدِّد علاقاته الاجتماعيّة، ومستوى تفاعُله مع أصدقائه، وأقاربه بشكل جيّد؛ ولذلك فإنّ ترتيب الأولويّات، وتخصيص وقت مناسب لكلٍّ منها من شأنه أن يجعل في اليوم الواحد مُتَّسعاً للراحة، واللعب، والترفيه، وممارسة الرياضة، ولقاء الأهل، والأصحاب، إلّا أنّه لا بُدّ من العلم بأنّ الانشغال بإنجاز الكثير من المَهامّ لا يُحقِّق السعادة، والطمأنينة للفرد، ومن الواضح أنّ المَهامّ تتزايد، والفجوة تتَّسع ما بَين الانشغال بإتمامها، والانشغال بها عن الواجبات الحياتيّة تجاه الذات، والأسرة، والمجتمع؛ ولذلك لا بُدّ من البحث عن طُرق ذكيّة، وفعّالة، ممّا يعني اختصار العناء، كما أنّها تمنحُ للفرد رؤية مشرقة للحياة، وتُزيحُ عنه ضوضاء الفوضى، وتُقرِّب المسافات بينه، وبين آماله، ونجاحاته، وعلاقاته الاجتماعيّة مهما تنوَّعت؛ ولهذا لا بُدّ من ذِكر مجموعة من النصائح المُنتقاة؛ لإدارة الوقت بفاعليّة، وذكاء:[5]

• إنجاز المَهامّ الأساسيّة: بحيث تُعطى الأولويّة، وذلك بتدوين أهمّ ثلاث مَهامّ في اليوم، والبَدء بها، علماً بأنّ هذه النقطة تُعَدُّ قاعدة ذهبيّة، حيث إنّه بمُجرَّد إنجاز تلك المَهامّ، فإنّ اليوم يكون قد انقضى بنجاح.
• المبادرة بالاعتذار عن المَهامّ، أو الزيارات، أو الفُرَص الخارجة عن سياق برنامج المَهام اليوميّة: حيث لا يجب التضحية بهذا البرنامج؛ وذلك لأنّ الالتزام به لفترة مُعيَّنة يجعل الانضباط، والإنجاز الذكيّ جُزءاً من الروتين اليوميّ.
• الاهتمام بأوقات النوم والراحة: حيث إنّها تُعَدُّ أموراً مُهمّة، فلا يُفضَّل إلغاؤها، أو إهمالها لتنفيذ المَهامّ المُتراكِمة؛ ممّا يعني ضرورة إعادة جدولة الأولويّات، وتجنُّب ما يُشتِّت الإنجاز، علماً بأنّ الاستيقاظ المُبكِّر قد يُعتبَر من المَهامّ الرئيسيّة التي يمكن أن تكون عادة يوميّة مُلهِمة، ومُهمّة.
• تقنين متابعة التلفاز والأفلام وشبكات التواصل الإجتماعي وألعاب الفيديو: وذلك من شأنه أن يزيد من إدراك حجم الوقت المُهدَر، وهو يُسهِّل المُبادَرة بالوعي الأكبر؛ لاستثماره، والاستفادة منه، بما هو ممتع، ومفيد.
• عدم الانشغال لفترات طويلة: حيث إنّ هذا الأمر يُفقِد صاحبه التركيز، والاستمتاع بالإنجاز، والإبداع الذي سوف يتضاءل حينها؛ ولذلك يُعَدُّ تحديد الوقت المُخصَّص؛ لإنجاز كلّ مهمّة أمراً ضروريّاً، حتى وإن كان بنِسَب تقريبيّة.
• البحث عن أبسط وأيسر الطرق لإنجاز المَهامّ، دون التقليل من مستوى الأداء الفعليّ لها: أي عدم بَذل الجُهد المُضني، بالإضافة إلى عدم تناول الأكل بكمّيات كبيرة، وبنَمَط غذائيّ غير صحّي؛ إذ إنّ ذلك قد يُعيق الإنجاز، والتركيز على المَهامّ الأخرى بنِسبة كبيرة، علماً بأنّ هذا لا يعني التخلّي عن الغذاء الصحّي.
• تصميم جداول المهام بطرق مبسطة:حيث تكون هذه الجداول مُصمَّمة؛ لتحسين مستوى الرضى عن الإنجاز، وبذلك ستبدو عطلة نهاية الأسبوع مُميَّزة، ومُلهِمة إذا تمّ إنجاز المَهامّ دون التنازُل عنها، أو تأخيرها.
• تمييز المَهامّ غير الضروريّة: حيث قد يتمّ اعتبار الوقت المُخصَّص للراحة، والنوم من الأوقات غير المُهمّة، إلّا أنّه يُعَدُّ من المَهامّ اليوميّة المُهمّة التي يُخصَّص لها وقتها.
• الابتعاد عن كلّ ما يعيق إدارة الوقت بشكل سليم: وذلك يتمثّل بالابتعاد عن الأعذار الجاهزة، والمُبرِّرات المُعدَّة مُسبَقاً، والمُجامَلات الباهتة، والتسويف الذي لا ينتهي، والمثاليّة المقيتة، والانطوائيّة المُقلِقة، والتعالي البغيض، حيث إنّ هذه الصفات جميعها حِيَل قد تتبعُها النفس، وتعتادُها؛ للشعور براحة مُؤقَّتة، وتأجيل لحظة المُعاتبة الناتجة عن التقصير في أمر ما، في حين أنّ الشجاعة، والطمأنينة في المُسارعة؛ للتصالُح مع الذات، وتصحيح المَسار، وذلك بالمُبادرة؛ لإتمامها على أكمل وجه.

استثمار الوقت وزيادة الإنتاجيّة

تُعتبَر زيادة الإنتاجيّة اليوميّة من أهمّ ثمرات استثمار الوقت بشكل جيّد، وفعّال، على مستوى العلاقات الشخصيّة، والأسريّة، وعلى مستوى العمل، والدراسة، حيث إنّه كلّما تزايدت الإنتاجيّة، والإبداع، فإنّ الإنسان يصبح أكثر قُرباً من تفوُّقه، وتحقيقه لطموحاته، وآماله على مختلف الأصعدة؛ ولذلك وُجِدت آليّات تساهم مباشرة في زيادة الإنتاجيّة، علماً بأنّها تُعتبَر مُكمِّلة لآليّات تنظيم، وإدارة الوقت، ومن هذه الآليّات:[6]

• تصميم بيئة مُحفِّزة للإنجاز: حيث إنّ هناك الكثير من العبارات التي ستُذكِّر قارئها بالمعاني التي قد تُنسيه إيّاها انشغالاته اليوميّة؛ ولهذا فإنّه من الضروريّ المحافظة على الترتيب، وعدم السماح للفوضى بأن تَحدَّ من الإبداع، والإنجاز المُتواصِل.
• إعداد برنامج الغد بتدوين قائمة المَهامّ في نهاية اليوم الذي يسبقه: حيث يساعد هذا الأمر على جعل بداية اليوم التالي مُفعَمةً بالاستعداد لمُباشرة المَهامّ، كما يُفضَّل ترتيب المَهامّ حسب الأولويّة؛ فبعض المَهامّ المُلِحَّة لا تقبلُ التأجيل، أو المُماطَلة.
• ابتكار أساليب مُنوَّعة لتحقيق أعلى استفادة من الوقت: فلا بأس بالاستماع إلى بعض الكُتُب الصوتيّة خلال أزمة الطُّرُقات، وأثناء انتظار الحافلة، وفي المقابل، فإنّه لا يجب لمتابعة شبكات التواصُل الاجتماعيّ، أو ألعاب الهاتف الجوّال أن تسيطرَ على مُعظم الأوقات؛ وذلك لأنّ تلك الوسائل لها وقت مُحدَّد؛ إذ إنّها قد تلتهمُ الوقت، وتُشغل صاحبها دون أيّ جدوى ملموسة، أو تطوُّر مُلفِت.
• التركيز في مهمّة واحدة إلى حين إتمامها: وذلك يعني عدم مَلء الجدول اليوميّ بالمَهامّ، أو الانشغال طوال الوقت؛ حيث إنّ ذلك لا يعني بالضرورة الإنجاز الفعليّ، أو الإنتاجيّة الحقيقيّة، ومن الجدير بالذكر أنّ التشتُّت بين المَهامّ الكثيرة، وإبقاءها نصف مُنجَزة، ونصف مُكتمِلة من شأنه تأخير الإنجاز الكلّي، وإبطاء الحركة الفعليّة لمسار اليوم، بالإضافة إلى جعل صاحبه تحت ضغط مُتراكِم بالمَهامّ، ممّا يعني هروبه من مهمّة إلى أخرى؛ علَّها تُنجَز.

إدراك الوقت المهدور وتصحيح المفاهيم الخاطئة

تبدأ رحلة استثمار الوقت من إدراك قيمته، والبحث عن الثغرات التي يتسرَّب منها الوقت مَهدوراً، وتصحيح بعض المفاهيم المهمّة في التعامل مع الوقت، وتحديد الأولويّات اليوميّة، وفي ما يأتي بيان ذلك:[7]

• الاهتمام بكيفيّة استغلال الوقت، والأعمال، والأنشطة التي سيتمّ إنجازها؛ ممّا يعني الوعي بالوقت المهدور، ومدى الإنجاز الفِعليّ إذا ما قُورِنَ بالوقت المبذول فيه.
• الخوف من ضياع الوقت، أو الإحباط؛ بسبب ضياعه أمران يُسبِّبان في حقيقتهما ضياع الوقت، وفُقدان السيطرة عليه؛ فالغوص في متاهة اللَّوم لا يحلُّ أيّة مشكلة، كما أنّ التسويف لا يُقدِّم لصاحبه إلّا مزيداً من المُبرِّرات، والمتاعب التي تتزايد مع مرور الوقت، دون المباشرة بحلِّها، والتخلُّص من مُسبِّباتها.
• عدم الإسهاب في التفاصيل؛ حيث إنّ ذلك يُعيق سلاسة جدول الأعمال اليوميّة، ويُفقِد صاحبه المقدرة على التعامُل بموضوعيّة مع أيّ تغيُّر مُفاجِئ في جدول الأعمال، كما أنّ مرونة المَهامّ اليوميّة، والأوقات المُخصَّصة لها أمرٌ ضروريٌّ ينسجمُ مع طبيعة الوقت، ويتأقلمُ مع مختلف الظروف.
• اختيار الأوقات المناسبة؛ لإنجاز المَهامّ؛ حيث إنّ الأوقات ليست بالضرورة أن تكون مناسبة؛ لإنجاز المَهامّ كلّها، وبعبارة أخرى، فإنّه قد يقلُّ مستوى الإنجاز إذا وُضِعت المهمّة في غير وقتها المناسب؛ وذلك لأنّ بعض المَهامّ يحتاج إلى التركيز الذي تتناسب معه الأوقات الهادئة، بالإضافة إلى أنّ لكلّ مهمّة وقتها الذي يتناسب مع طبيعتها، ومُتطلَّباتها، إذ يبدو الأمر وكأنَّ لكلّ وقت شخصيّته التي تُميِّزه.
• التحلّي بالواقعيّة، والمرونة أثناء التخطيط، والتنفيذ؛ حيث إنّ هذه الأمور تُعَدُّ أكثر أهمّية من الدقّة، والصرامة، كما أنّ مُراقَبة الوقت المهدور أمرٌ في غاية الأهمّية، إلّا أنّه يجدر بالذكر أنّ مشاهدة التلفاز، ومباريات كرة القَدم، وألعاب الفيديو، ومتابعة شبكات التواصُل الاجتماعيّ، والتسوُّق، وما يُماثلها من نشاطات من شأنها أن تسرقَ الوقت، وبإدراكها يُمكنُنا تقنينُها، أو الاستفادة من الوقت المهدور فيها.

المراجع

1. ^ أ ب طترق سويدان، محمد العدلوني، فن إدارة الوقت، صفحة 16-18. بتصرّف.
2. ↑ "time management", dictionary.cambridge.org, Retrieved 1-12-2018. Edited.
3. ↑ Rinkesh Kukreja (30-10-2018), "10 Practical Ways to Drastically Improve Your Time Management Skills"، lifehack.org, Retrieved 1-12-2018. Edited.
4. ↑ Leon Ho (20-8-2018), "The Importance of Time Management: 8 Ways It Skyrockets Your Success"، lifehack.org, Retrieved 1-12-2018. Edited.
5. ↑ Jordan Bates (27-1-2014), " Work Smarter, Not Harder: 21 Time Management Tips to Hack Productivity"، creativitypost.com, Retrieved 1-12-2018. Edited.
6. ↑ Klare Heston, "How to Manage Your Time"، wikihow.com, Retrieved 1-12-2018. Edited.
7. ↑ "Organizing Your Time ", open.lib.umn.edu, Retrieved 1-12-2018. Edited.