طريقة كتابة الإيميل

البريد الإلكتروني

بات من الضروري أن يمتلك كل مستخدم للإنترنت حساب بريد إلكتروني حتى يتمكن من التسجيل في المواقع المختلفة، إلى جانب تلقي وإرسال الرسائل.

تطور الشركات مزودة خدمة البريد الإلكتروني المستخدمين بالعديد من المزايا التفضيلية التي تسمح لهم باستخدام تلك الخاصية لأكثر من غاية، مثل حفظ الملفات الهامة عن طريق سحابات التخزين الإلكترونية، أو برامج المحادثة، وغيرهما، إلا أن الهدف الأساسي من الخدمة وهو إرسال واستقبال الرسائل الهامة، لذا فإن معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة الإيميل ضرورية لكل مستخدمي الإنترنت. في هذا المقال سنبين طريقة كتابة البريد الإلكتروني لمختلف الجهات.

طريقة كتابة الإيميل

الأساسيات

توجد قواعد أساسية قبل البدء في كتابة إيميل، خاصة إن كان مرسلاً لإحدى الجهات الهامة، سواء العملية أو الدراسية أو الحكومية، أولى تلك القواعد هو أن يحمل البريد الإلكتروني الخاص بالشخص اسمه الحقيقي أو اسم الشركة أو المؤسسة التابع لها، ذلك أن أغلب المستخدمين العرب يفضلون استخدام أسماء الشهرة أو أسماء مستعارة، الأمر الذي قد يفقد الرسالة أهميتها عند المتلقي.

القاعدة الثانية هي اختيار اللغة المناسبة قبل الكتابة، ففي حالة الرد على إيميل باللغة الإنجليزية، يجب أن يكون الرد بنفس اللغة، أما في حالة الإرسال لجهة ما فيفضل استخدام اللغة الإنجليزية للمؤسسات الكبرى التجارية والتعليمية، مع ملاحظة أن بعض تلك المؤسسات تفضل اللغة العربية.

كتابة الإيميل

يبدأ الإيميل بالعنوان، وهو أمر يجب الانتباه له، حيث إن اختيار العنوان المناسب قد يزيد من فرص المرسل في تلقي رد سريع، بينما يهمل أصحاب المؤسسات أو المسئولين الرد على الإيميلات التي لا تحتوي على عنواين واضحة، خاصة إن كانت الرسالة المكتوبة في المتن مطولة.

أما متن الإيميل فيكون بصيغة أقرب للرسائل المكتوبة ورقياً، حيث يبدأ المرسل بالتحية التي قد تختلف بين الإرسال لأحد الأقارب وبين جهة رسمية، وبعدها يكتب المرسل نص الرسالة مع التأكد من أن الصيغة مناسبة ورسمية، كما يجب مراعاة القواعد اللغوية وتنسيق المحتوى بحيث تكون الرسالة مريحة للعين عند القراءة، وينتهي الإيميل بإرفاق توقيع المرسل ووسائل الاتصال الأخرى الخاصة به، مثل رقم الهاتف وحساب سكايب.

في حالة إرفاق ملفات ينوه المرسل إليها، أما في حالة التقدم إلى وظيفة وإرسال السيرة الذاتية فيجب أن يحتوي متن الرسالة على الأسباب التي دفعت المرسل للترشح إلى تلك الوظيفة، وفي النهاية يتحقق المرسل من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمتلقي، ويضغط على أيقونة الإرسال.