تعددت تعاريف الرؤية وبالانجليزية (Vision) إلا أنّه يمكن تلخيص تعريفها بأنّها وصف مستقبلي طموح لما تود المنظمة تحقيقه، أو الفرد، وتتراوح مدة تحقيقها على المستوى المتوسط أو الطويل أي المستقبل البعيد، بحيث يكون الهدف الأساسي من كتابتها هو استخدامها كمرشدٍ في اختيار توجهات المنظمة في أنشطتها وسياساتها وفعالياتها، في الحاضر والمستقبل.[1]
تعرف الرسالة في العلوم الإدارية وبالإنجليزية (Mission) بأنّها تلخيص مختصر لعملية الشرح الموجز للهدف من وجود المنظمة، أو بمعنى آخر ماهية الغاية من وجودها، إذ تصف الرسالة هدف المنظمة الشامل، كما أنّها أداة توجه الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة، وتلفت انتباههم بحماس وشغف نحو أهداف المنظمة.[2]
تعتبر كتابة رؤية ورسالة منظمة ما جزءاً مهماً من خطتها الاستراتيجية، وبعض المؤسسات أو المنظمات تخلط بين الرؤية والرسالة، وأخرى تمزجها.[3]
إنّ الهدف من كلا الرؤية والرسالة، هو توضيح سبب وجود المنظمة، كما تركز رؤية المنظمة على المستقبل وتكمن قضيتها الأولى في وضع الخطوط العريضة للمستقبل عن طريق التركيز على قيم وآمال المنظمة أما هدفها الأساسي فهو الإلهام والتوجيه خصوصاً لمن هم داخل المنظمة، لذلك تفضل بعض المنظمات ترك رؤيتها محصورةً لمن هم داخل العمل، إذ إنّها توجه العاملين نحو الصورة الأكبر التي تهدف المنظمة إلى تحقيقها، وعلى الرغم من ذلك فقد تكون الرؤية موجهة لمن هم خارج المنظمة بهدف إعلام الزبائن عن أهداف المنظمة في المستقبل، وعند كتابة الرؤية لا بد من التركيز على جواب "إلى أين تتجه المنظمة؟"، كما أنّ الرؤية لا تُعنى بكيفية الوصول إلى الهدف إنما تُعنى برسم صورةٍ مستقبليةٍ لحال المنظمة.[3]
إنّ لرسالة المنظمة جمهوران أساسيان؛ موظفوها الذين يعملون مع أصحاب المصلحة وزبائنها الحاليون أو المستقبليون، وقضيتها الأولى هي "ما هو سبب وجود المنظمة أو المؤسسة؟"، كما يجب أن تبنى رسالة المنظمة حول الأفعال التي تقوم بها المنظمة حالياً والتي ستقوم بها في المستقبل.[3]
إنّ صياغة الرؤية والرسالة أمر مهم ولا يمكن التغاضي عنه لأصحاب الطوحات والخطط المستقبلية، لأنّه بصورة أو بأخرى يشكل المستقبل بقراراته وتوجهاته، لذلك ينبغي عند كتابة الرؤية والرسالة التحلّي بالصبر واتباع الخطوات المهمة لإنجازها بصورة احترافية، ومنها الخطوات التالية:[4]
قدّم مستشار التخطيط الإداري جورج دوران طريقة سهلة الفهم لوضع أهداف مؤسسة ما، واختصرها بالأحرف الانجليزية الخمسة (S.M.A.R.T) والتي ترمز إلى أهم خمسة مبادئ لوضع أهداف المؤسسة بطريقة واقعية وتحقيقها بطريقة فعالة:[5]
