كيفية إنجاز تقرير

التقرير

التقريرعملٌ كتابيّ له مخططٌ يُحدد، ويُرسم قبل البدء بالكتابة، من حيث تحديد الأفكار الكلية، ثمّ تقسيمها إلى أفكارٍ جزئيةٍ منظومةٍ في فقرات محددةٍ، ثم ترتب هذه الأفكار في فقرات بمقدار ما يساعد الكاتب في إيصال ما يريد من توضيحٍ للظاهرة، أو المشكلة التي تعتبر موضوع التقرير

تصنف التقارير بشكلٍ عام إلى صنفين، هما: التقارير الكتابية، والتقارير الشفوية، وكلاهما يحمل نفس الأهمية، والأسلوب المنطقيّ في التحليل للوقائع، واستخلاص الأفكار التي تدور حوله، ثمّ استنباط الحلول الناتجة بطريقة علميةٍ، ومنطقيةٍ مدروسةٍ.

كيفية كتابة تقرير

قبل الشروع في كتابة تقرير، لا بدّ من مراعاة مجموعةٍ من الإرشادات العامة التي تساعدنا في إنجاز تقرير بمستوى جيد، وهي كالآتي:

• الهدف من كتابة التقرير: يجب أن نأخذ في عين الاعتبار دائماً الهدف الذي نسعى لكتابة التقرير من أجله، والغاية من إنجازه، كأن نحدّد دراسة ظاهرةٍ معينةٍ نود دراستها من خلاله، ثمّ نطرحها على فئةٍ معينةٍ من الناس، لتعمّ الفائدة المرجوة منه، كأن نقدم تقريراً عن ظاهرة هروب الطلاب من المدارس لمدير المنطقة التعليمية، أو للأهالي في تلك المنطقة.
• تقسيم فقرات التقرير بطريقةٍ سلسلةٍ، ومنظمةٍ، لا تشتت القارئ وتوصل له الفكرة بأسلوبٍ جيد.
• تحليل الوقائع، والأحداث المرتبطة بالمشكلة الخاضعة للدراسة بأسلوبٍ شائقٍ، وجديدٍ، وغير مسبوقٍ، وهذا يلفت انتباه الفئة المستهدفة لأهمية التقرير، وأهمية الأفكار التي يحملها.
• استخلاص النتائج التي توصلنا إليها من خلال دراسة الظاهرة، أو المشكلة، ووضعها في نقاطٍ واضحةِ، ومفهومةٍ.
• وضع خلاصةٍ عامةٍ لكلّ ما قدمناه في التقرير بطريقةٍ هادفةٍ، ومنظمةٍ.
• كتابة التوصيات المتعلقة بالنتائج التي استخلصت من دراسة المشكلة، والعمل على حلّها، وتجنب وقوعها من جديد إن أمكن ذلك.
• وضع جميع المراجع والمصادر التي استخدمناها أثناء كتابته، مع تحري الدقة في ذلك.

أجزاء التقرير

• العنوان: يجب أن يكون العنوان جاذباً للقارئ، وله تأثيرٌ قويّ عليه؛ لأنّه يقدّم فكرةً ملخصةً عن الموضوع باستخدام كلمةٍ، أو كلمتين.
• المقدمة: يراعى عند كتابة المقدمة التمهيد للموضوع بشكلٍ سلسٍ، وموضوعيّ، بحيث يعرض المشكلة من حيث طبيعتها، وحدودها، وأهمية دراستها، وذلك تمهيداً لسرد التفاصيل المهمة لكلّ ما تقدّم بطرحه في السطور السابقة.
• العرض: في هذا البند يتمّ توضيح الظاهرة، أو المشكلة التي كُتب لأجلها التقرير بشكلٍ مفصلٍ، وواضح كما هو في الخطوات الآتية:
• كتابه المسودة الأولى للتقرير لوضع الانطباعات الأوليّة حول الظاهرة الخاضعة للدراسة، وتحديد ما هي أبرز الأفكار التي تتضمنها، لكتابتها بعد ذلك في المسودة النهائية للتقرير قبل رفعه للجهة المختصّة.
• تقدير ما مدى قابلية التقرير للقراءة، وهل هو يستحق فعلاً أن يرفع لجهاتٍ رسميةٍ، أو حكوميةِ ذات مستوى مرموق سياسياً، أو اجتماعياً، أم أنّ مستواه اللفظيّ، والتركيب العام له غير مناسبِ أن نقدمه لتلك الجهات.
• التدقيق المستمر للتقرير لتجنب أيّ أخطاءٍ قد تقع أثناء كتابته ولم ننتبه لها، سواءً كانت أخطاءً إملائيةً، أو صياغيةً، أو بنائيةً وغير ذلك.
• تصحيح الطباعة إن ثبت وجود أخطاءٍ مطبعيةٍ في التقرير قبل تسليمه للجهات المختصة.

• جمع وتنظيم المعلومات وتحديد المشكلة التي ستخضع للدراسة، من خلال تحري مصادر موثوقةٍ، وصحيحةٍ لأصل المشكلة، وأسبابها.
• تحديد الأفكار الرئيسية حول المشكلة، ومعرفة النقطة التي يبدأ الباحث التسلسل منها في سرد أفكاره، بحيث يكون السرد منطقياً، وسلساً، وخالياً من أيّ حشوٍ كلاميّ بلا معنى، أو هدف.

نصائح هامة ليكون التقرير فعالاً

• أن يكون التقرير كامل المحتوى، يتّصف بالصدق، والموضوعيّة والتجرد والبعد عن الأهواء الشخصية.
• أن يكون مختصراً، وبسيطاً.
• أن يحتوي على جميع مقوّمات التقرير من مقدمة، وعرض، وخاتمة.
• أن يراعى فيه الترتيب المنظم للأفكار، والسرد المنطقيّ لها، مع الحرص على تقسيم الأفكار، وترقيمها.
• أن يكتب بلغةٍ واضحةٍ، ومقروءةٍ.
• أن يرفع للجهة المعنية في الوقت المناسب.
• أن توثق مصادر التقرير بطريقةٍ صحيحةٍ، وخاليةٍ من الأخطاء.