وصف وظيفة مدخل بيانات
تُعتبر وظيفة مدخل البيانات من الوظائف الإدارية المهمة؛ إذ ترتبط بكافّة أنواع الوظائف في المؤسّسات، والشركات بمختلف نشاطاتها أو طبيعة عملها؛ إذ تعتمد كلّ منشأة على مجموعةٍ من قواعد البيانات المرتبطة بالعديد من الأمور؛ كشؤون الموظفين، والرواتب، والمصروفات الإدارية، والفواتير، والعقود، والرسائل، وغيرها من البيانات الأخرى التي تحتاج إلى تنظيمها في سجلاتٍ موثقةٍ بناءً على تسلسلٍ دقيقٍ، ومفهومٍ من قبل موظفي الشركة، لذلك تكون من مسؤوليات مدخل البيانات الرئيسيّة أن يكتب هذه البيانات، والتي يستخدم في إدخالها مجموعةً من الأدوات، والأجهزة الإلكترونيّة، والتي من أهمّها جهاز الحاسوب.
المؤهلات الدراسية لوظيفة مدخل بيانات
غالباً لا توجد مؤهلاتٌ دراسيّةٌ محدّدة لوظيفة مدخل البيانات، ولكن تطلب بعض المؤسسات من موظفي إدخال البيانات أن يكونوا حاصلين على الشهادة الجامعية الأولى في مجال العمل الخاصّ بالمؤسسة، مثل: المستشفيات، والمؤسّسات الطبية التي تشترط حصول مدخل البيانات على شهادةٍ جامعيةٍ في السجلات الطبية، أو إدارة المستشفيات، أو أيّ تخصّصٍ قريبٍ من مجال العمل الطبيّ، وقد تقدّم بعض المؤسسات لموظفي إدخال البيانات دوراتٍ تدريبية من أجل تأهيليهم للتعامل مع الأنظمة الإلكترونيّة الخاصّة بها.
مهارات مدخل البيانات
يجب أن يتمّيزَ مدخل البيانات بمجموعةٍ من المهارات، وهي:
- السرعة في الكتابة على لوحةِ المفاتيح، والتي تعتبر من أهمّ المهارات التي يجب أن يتميّزَ بها مدخل البيانات، فكلّما كان سريعاً في الكتابة، تمكن من إدخال كميّاتٍ كبيرةٍ من البيانات في فترةٍ زمنيّة قصيرة، ممّا يُساهم في إنجاز العمل بشكلٍ أفضل.
- الاهتمام بالدقة في العمل، والتي تعدّ من المهارات الأساسيّة في شخصيّة مدخل البيانات، فمن الواجب عليه أن يكونَ دقيقاً، وواثقاً من أنّه قد أدخال البيانات الصحيحة إلى النظام الإلكترونيّ، فمن الواجب على مدخل البيانات أن لا يقعَ في أيّ خطأ أثناء عمله.
- الإصغاء الجّيد، وتعتمد هذه المهارة على قدرة مدخل البيانات في التركيز على كتابة البيانات المسموعة، والتي يُطلق عليها مسمى التفريغ الكتابيّ الصوتيّ، وتُستخدم في بعض المؤسسات كالتي تعمل في مجال الإذاعة، والتسجيلات الصوتيّة.
مسؤوليات مدخل البيانات
توجد العديد من المسؤوليات المترتبة على مدخل البيانات، من أهمها:
- تدقيق البيانات بعد إدخالها، والتأكد من صحتها، وقابليتها للاستخدام في الحالات، أو الوظائف المرتبطة بها.
- تخزين البيانات، والمحافظة عليها من الضياع من أجل استرجاعها عند الحاجة لاستخدامها، أو للحصولِ على معلوماتٍ منها.
- دعم العمليات الإداريّة، عن طريق تزويدها بمجموعةٍ من البيانات التي تساعد في تعزيزِ وظيفة اتخاذ القرار.
- تنظيم الملفات، والوثائق من أجل سهولة تصنيفها، وتبويبها في الأقسام المخصّصة لها.
- إعداد مجموعة من الكشوفات الخاصّة بالعمل، مثل: كشف حضور وغياب الموظفين، وكشف استلام الرواتب، وكشف بأسماء زبائن وعملاء الشركة.