عناصر الإدارة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية

ظهر مفهوم الإدارة الإلكترونية مع ثورة تقنية الاتصالات الحديثة، والذي يعتبراً نمطاً جديداً يختلف عن مفهوم الإدارة التقليدي، ويعتمد فيها العمل على أشكال وأساليب مختلفة من الأدوات، مثل: الحواسيب والبرامج الحاسوبية المختلفة.

يتبلور مفهوم الإدارة الإلكترونية حول استخدام المعلومات وتبادلها بين العاملين بصورة إلكترونية، وكذلك تقديم الخدمات والتواصل مع الأطراف الخارجية بشكل إلكتروني، ممّا يحفز على دوام المعرفة بشكل مستمر، وهذا بدوره يحقق تكامل الرؤية ليتم اتخاذ القرارات على ضوئها، فالإدارة الإلكترونية وما حققته من أهداف ومزايا ساهمت في نهوض الكثير من القطاعات والمؤسسات العامة والخصوصية، فهي توفر الوقت، والجهد، وتحقق الخدمات بشكلٍ أسرع حسب تكامل العناصر التي تتكون منها.

عناصر الإدارة الإلكترونية

• شبكة من الحواسيب وملحقاتها: وتعني شبكة قوية وآمنة وسريعة من خلال ربط الحواسيب بالانترنت.
• البرمجيات: وهي بنية معلوماتية قوية من برامج النظام (نظام إدارة الشبكة ونظم التشغيل)، وأدوت تدقيق البرمجة، وتطبيقات البريد الإلكتروني، وبرامج إدارة المشاريع وقواعد البيانات.
• العنصر البشري: والذي يتمثل بأشخاص مدربين على استخدام التقنيات الحديثة، وأشخاص مؤهلين تقنياً في تقديم الدعم الفني والتقني، وتطوير النظم المعلوماتية، كما يشمل المدراء كذلك، ومع تعاون هؤلاء الأشخاص سيخلق ثقافة تتغير معها طرق التفكير، وأساليب العمل الإداري.

أهداف الإدارة الإلكترونية

• زيادة كفاءة عمل الإدارة وتقليل كلفة الإجراءات الإدارية.
• إنجاز معاملات العملاء في وقتٍ واحد دون تعطيلهم أو الانتظار طويلاً.
• إلغاء العلاقات المباشرة والشخصية في إنهاء المعاملات التي تتعلق بالعملاء.
• استبدال نظام الأرشفة الورقي بنظام أرشفة إلكتروني، فهذا يخفف استهلاك الورق، ويسهّل الرجوع إلى الوثائق.
• إلغاء عامل المكان، حيث يكون إرسال الأوامر والتعليمات والتخاطب من خلال الشبكة الإلكترونية.
• سرعة اتخاذ القرارات بسهولة لتوفر المعلومات الدقيقة والمباشرة، وتقليص معوقات اتخاذ القرار.
• زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا؛ بفضل توسيع قاعدة البيانات للإدارة العليا.
• سرية المعلومات والوثائق وتقليل مخاطر فقدانها.
• التأكيد على مبدأ الجودة الشاملة، فإنجاز الأعمال الصحيحة تكون في الأوقات الصحيحة.

سلبيات الإدارة الإلكترونية

• التجسس الإلكتروني: فقد يحدث تجسس واختراق لقاعدة بيانات الشركة نتيجة ضعف الجانب الأمني في حماية نظام الأرشفة الإلكتروني التي تتعلق بالمعلومات، والوثائق، وبيانات الموظفين، والإدارة، فمع التطور التقني يستطيع الشخص التجسس وسرقة البيانات إذا كان نظام الحماية ضعيفاً.
• العجز الإداري: عند التوجه إلى تطبيق الإدارة الإلكترونية دون تسلسل أو تدرج سليم سيؤدي إلى خلل في الإدارة وقد تتعطل الخدمات التي تقدمها إلى العملاء، وهذا قد يؤدي إلى تراجع في الأداء، لذا يفضل عند الانتقال من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية أن تكون عناصرها قد ارتقت إلى المستوى المطلوب من الكفاءة، والخبرة حتّى يسهل للإدارة والعاملين التعامل مع هذا الأسلوب الجديد بكلّ سهولة وتقنية دون أي عوائق تذكر.