الرسائل الرسمية
يحاور كلٌ منا الآخرين في مختلف الأماكن ويتواصل معهم باستخدام العديد من الطرق للتعبيرعن مسألةٍ شخصيةٍ أو عامة، مثل الرسائل والبريد الإلكتروني والتواصل المباشر بالهواتف العادية أو المحمولة وغيرها، لكنهم يحتاجون إلى استخدام الرسائل للعديد من الأسباب المختلفة، فقد كانت بدايتها منذ زمن الرسول الكريم عليه الصلاة والسلام، وما زالت تستخدم إلى يومنا هذا ولكن بشكلٍ أقل بسبب تطور وسائل الاتصال والتواصل.
تتعدد أنواعها فمنها الشخصي ومنها العملي، ويتميز كلٌ منها بنمطٍ وأسلوبٍ ولغةٍ معينة في الكتابة، وفي هذا المقال سنتطرق للحديث عن الرسائل الرسمية بأهدافها وعناصرها المختلفة التي تميزها عن غيرها من الرسائل الأخرى، وهي عبارةٌ عن الرسائل الموجهة إلى فئةٍ معينةٍ كالشركات والمؤسسات الكبيرة أو الوزارات، بحيث تمتاز بالجدية، دون استخدام أية عواطفَ فيها وتكون لغتها رصينة، لتحقيق الغاية التي يريدها المرسل بشكلٍ سريع.
عناصر الرسالة الرسمية
- كتابة عنوان الرسالة بحيث يدل على الموضوع الذي ستتحدث عنه.
- كتابة التحية، وتكون بشكلٍ رسمي مثل "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته" وغيرها من الأساليب.
- وجود تاريخٍ لليوم الذي كتبت فيه الرسالة.
- اسم الشخص المرسَل إليه الرسالة وعنوان تواجده.
- كتابة موضوع الرسالة بوضوحٍ.
- أن تختتم الرسالة بخاتمةٍ قصيرة.
- أن تكتب اسم المرسِل وتوقيعه وبعضاً من البيانات الشخصية كالعمر ورقم الهوية، كي يتم الرد عليك برسالةٍ أخرى.
مميّزات اللغة المكتوبة للرسالة الرسمية
- أن تكون مباشرةً لا تحوي أي غموض.
- أن تكتب عن الموضوع بشكلٍ مباشرٍ بأقصر الكلمات وأوضحها.
- الابتعاد عن أية كلمات تبيّن موقفك الشخصي أو تدل على عاطفتك.
- الابتعاد عن تكرار الكلمات أو الجمل.
- أن تحافظ على تسلسل الأفكار وارتباطها ببعضها البعض.
- أن تستخدم الأسلوب المحترم اللبق لتدلل للشخص المرسَل إليه بمدى احترامك له.
- أن تبتعد كل البعد عن استخدام المحسّنات البديعية وأسلوب المجاز.
- اختيار الكلمات المناسبة ووضعها في المكان المناسب.
- أن تحافظ على الصدق والموضوعية في كتابتك عن الموضوع.
- عليك أن تتجنب الأخطاء الإملائية واللغوية.
مميّزات الرسالة الناجحة
يجدر بالذكر أن هنالك العديد من المميزات التي تشير إلى تميز الرسالة عن غيرها، حيث إن فيها مجموعة من الأمور التي توحي للشخص المستقبل للرسالة بمدى الجدية التي تحتويها في طرح الموضوع، ما يجعله مهتماً كل الاهتمام بمضمون الرسالة، والرد عليها بدون أي تأخير، كالتالي:
- تحديد الأفكار وترتيبها بالشكل الصحيح لصنع فقرةٍ متكاملة.
- شكل الرسالة الحسن، واللياقة في ترتيبها، وعرضها بتسلسل أفكارها.
- الخلو من الأخطاء الإملائية.
- اختيار الورق المناسب لكتابة الرسالة عليها، وطريقة التقسيم والكتابة عليها.