عناصر كتابة الرسالة

عناصر الرسالة الرسمية

يجب مراعاة بعض الجوانب عند كتابة العنوان والتحية، وهي:[1]

كتابة العنوان بشكل تفصيليّ شاملاً اسم الشارع، ورقم صندوق البريد، والمدينة، وذلك بكتابتها بشكل كامل أو الاقتصار على حرفين، ثمّ كتابة التاريخ من جهة اليسار مقابل العنوان، مع مراعاة كتابة اسم الشهر.
عنوان المستلم يجب ترك فراغ سطرين إلى أربعة أسطر أسفل التاريخ، مع مراعاة وضع الآتي:
تكتب التحية تحت عنوان المستلم وفي العادة تكون (تحياتي)، ومن ثمّ اللقب مع اسم العائلة، وفي آخرها يتم كتابة علامة الترقيم النقطتان الرأسيتان، وفي حالة الشك في جنس المستلم، وعدم توفر المعلومات الكافية عنه، يستغني المرسل عن كتابة اللقب، ويكتفي بذكر الاسم الشخصي واسم العائلة.

اللقب المناسب، مثل السيدة ، أو السيد، أو الدكتور، أو المسمى الوظيفي لمستقبل الرسالة، ثمّ كتابة الاسم الرباعي له.
اسم المؤسسة، أو المنظمة أوالشركة.
العنوان الكامل للمستلم كما تم توضيحه سابقاً.

يتضمّن محتوى الرسالة ما يأتي:[1]

البدء بكتابة مضمون الرسالة بعد ترك مسافة سطرين أسفل التحية، حيث يجب أن يكون هناك مسافة سطرين بين الفقرات، وبشكل منظم ويفضل ترك فراغ بمقدار كلمة قبل أول فقرة، إلا أنّ ذلك أمر غير ملزم، كما يفضل الاختصار في الرسالة، والكتابة عن الموضوع الهدف بشكل واضح في البداية.
تضمين المعلومات الثانوية الأخرى في الرسالة في فقرة أو فقرتين، ثمّ كتابة فقرة موجزة تعبّر عما سيتمّ إجراؤه لاحقاً.
يتوجّب على المرسل ترك مسافة سطرين بعد آخر فقرة، من أجل كتابة عبارة يختم بها الرسالة، مثل: مع خالص التقدير، أو مع خالص احترامي، أو تفضّلوا بقبول فائق الاحترام، وغالباً ما تتشابه العبارات الختامية في جميع الرسائل الرسمية.
كتابة الاسم الرباعي للمرسل بعد مسافة أربعة أسطر تحت العبارة الختامية، ومن ثم كتابة العنوان في السطر الذي يليه.
في نهاية الصفحة الأخيرة من الرسالة الرسمية، من الممكن كتابة الأشخاص الذين يحقّ لهم الحصول على نسخة من الرسالة.

تتكون الرسالة غير الرسمية والتي يتم تدوالها غالباً بين الأصدقاء، أو الأحبة، أو الأقارب من ثلاثة عناصر:[2]

العبارة الافتتاحيّة
المحتوى ويكون استخدام الكلمات في النص بشكل عفويّ وتلقائيّ.
الجملة الختامية، مثل: مع خالص الأمنيات، أو مع خالص محبتي، وفي النهاية ليس من الضروري كتابة التوقيع بل يمكن كتابة اسم الشخص بشكل عادي.

معرفة جمهور الرسالة أي تحديد متلقي الرسالة.
استخدام الضمائر عند كتابة الرسالة.
استخدام لهجة حديث مناسبة عند كتابة الرسالة، حيث تؤثر اللهجة على متلقي الرسالة بالرغم من عدم سماعه لها، لذلك يجب مراعاة استخدام الأساليب الجيدة المريحة للنفس، والتي تختلف من رسالة إلى أخرى باختلاف المضمون.

^ أ ب "Letters", www.web.mit.edu, Retrieved 22-9-2018. Edited.
↑ "How to Write Informal Letters in English (With Examples", www.owlcation.com/academia,15-5-2018، Retrieved 22-9-2018. Edited.
↑ "Writing Effective Letters", www.plainlanguage.gov, Retrieved 26-9-2018. Edited.