كيف أكتب الرسالة

عناصر الرسالة الرسمية

عنوان المُرسل

يُكتب العنوان الخاص بالمُرسل والتاريخ واليوم في أعلى الصفحة على اليسار، وفي حال كتابة رسالة عمل يُستخدم اسم الشركة والعنوان، أو تُستخدم ترويسة الشركة، ثمّ يتم تخطي سطرين وكتابة تاريخ اليوم كاملاً، ولا يُكتب التاريخ في الرسائل الإلكترونية.[1]

عنوان المُستقبِل

يُكتب اسم وعنوان الشخص المُستقبِل للرسالة؛ حيث يُكتب العنوان كاملاً، أمّا فيما يتعلّق بالاسم فيُكتب اسم المستقبل مع اسم الشركة أو المؤسسة إن وجد، وفي حال كتابة رسالة إلكترونية تُكتب معلومات الاتصال بالشخص.[1]

التحيّة

تكون التحية بالبدء بكلمة (عزيزي) متبوعة باسم الشخص كاملاً أو كنيته، ومن الأفضل تجنُّب استخدام الاسم الأول للمستقبِل فقط، وفي حال معرفة لقب عمله وعدم معرفة اسمه يمكن كتابة لقبه فقط، ومن الممكن البحث عن اسمه على الإنترنت، وفي حال لم تكن الرسالة لشخصٍ محدد يمكن كتابة (عزيزي)، أو (سيدي)، أو (سيدتي)، أو (إلى من يهمه الأمر).[1]

كتابة محتوى الرسالة

في الفقرة الأولى يتم البدء بعبارات واضحة عن هدف الرسالة والغرض منها مثل: تقديم شكوى، أو طلب شيء ما، أو إجراء تحقيق معين، ثمّ في الفقرات التي في منتصف الرسالة تُضاف معلومات ذات صلة بغرض الرسالة،[2]ويُفضَّل عدم استخدام الاختصارات، وعبارات الأسئلة، والتأكد من استخدام المصطلحات والقواعد الصحيحة، وإبقائها قصيرة ومختصرة، وفي حال كانت رسالة رسمية لأحد الأقارب يمكن الإطالة في الرسالة ولكن يُفضل ألّا تزيد عن صفحة واحدة،[1] أما في الفقرة الأخيرة فيتم شرح الإجراء المتوقّع حدوثه في المستقبل.[2]

الختام

لختام الرسالة يمكن استخدام عبارات مثل (تقبلوا مني خالص التحية) في حال عدم معرفة المرسَل إليه، أو (مع خالص التقدير) في حال معرفته، ثمّ التوقيع باسم المُرسل[3]

عناصر الرسالة غير الرسمية

تختلف الرسالة غير الرسمية عن الرسالة الرسمية كونها موجهه لشخص قريبٍ ومعروف، مع وجود بعض الأمور المتشابهة، وفيما يلي أهمّ النقاط فيما يتعلّق بكتابة الرسائل غير الرسمية:[4]

• العنوان والتاريخ: يكون العنوان والتاريخ في الزاوية اليسرى من الرسالة وعلى الظرف، ويمكن في الرسالة غير الرسمية عدم كتابة عنوان المُرسل إليه إذا كان الشخص المُرسل يعرف العنوان وسيرسل الرسالة بنفسه.
• التحية: تستخدم بالعادة في الرسائل غير الرسمية تحية (عزيزي) أو (مرحباً).
• محتوى الرسالة: من الممكن كتابة الرسالة غير الرّسمية بخط اليد، ولكن الحاسوب أفضل لكتابة الرسائل من دون مسافات بادئة وبترتيب أكبر. الفقرة الأولى من المحتوى تكون للتحية، ومن ثم تمنيات بالصحة والعافية، متبوعةً بتفاصيل الرسالة والأسئلة المراد الإجابة عليها، حيث تُستخدم اللغة غير الرسمية مع الانتباه إلى علامات الترقيم والإملاء، ويُستخدم الأسلوب اللغوي نفسه في كامل الرسالة.
• التوقيع: للتوقيع يمكن استخدام كلمات مثل: (مع أطيب الأماني)، (مع أطيب التحيات)، (تحياتي الحارة)، (مع حبي).[5]

نصائح عامة

أمور يجب مراعاتها أثناء كتابة رسالة:[6]

• شكلها صحيح ومرتب.
• قصيرة وموجزة.
• محتواها له صلة بالغرض منها.
• خلوها من الأخطاء النحوية والإملائية.
• التهذيب والاحترام في اللغة حتى في رسائل الشكوى.
• الشرح الجيد للموضوع.

المراجع

1. ^ أ ب ت ث "How to Write a Letter", www.wikihow.com, Retrieved 14-10-2017. Edited.
2. ^ أ ب "Content of a Formal Letter", www.nvtc.ee, Retrieved 14-10-2017. Edited.
3. ↑ "Rules for Writing Formal Letters", www.nvtc.ee, Retrieved 14-10-2017. Edited.
4. ↑ "Write an Informal Letter", www.atidedu.org.il, Retrieved 28-10-2017. Edited.
5. ↑ "How to Write Informal Letters in English (with Examples)", www.letterpile.com,11-12-2015، Retrieved 28-10-2017. Edited.
6. ↑ "How to write a formal letter", www.library.bcu.ac.uk, Retrieved 14-10-2017. Edited.