كيف أكتب خطاباً

الخطابات

اعتبرت الخطابات الوسيلة الأولى المستخدمة في التواصل بين البشر منذ اختراع الكتابة؛ حيث استخدمت بين الأفراد والحكام لتبادل المعلومات وتوطيد العلاقات التجاريّة والسياسية، حتى أن العديد من الخطابات المتبادلة بين بعض القادة أو المشاهير عدت من الوثائق المُهمّة التي تؤرّخ لمراحل مُتعدّدة من الزمن، وفي العصر الحديث لم يتمّ التخلي عن الخطابات كأسلوب تواصل معتمد بين الأفراد والمؤسسات الرسميّة سواء الحكوميّة أو التجاريّة الخاصة، رغم تغير شكل الخطاب في العديد من الحالات إلى الإلكترونيّ لتسريع وتسهيل عملية التواصل، ولذلك فإنّ تعلّم مهارة كتابة الخطابات أمراً أساسيّاً في الأغراض العمليّة إلى جانب التواصل الشخصيّ.

كيفيّة كتابة الخطابة

أسلوب ونوع الخطاب

تعتمد كتابة الخطاب في المقام الأول على مدى رسميته، فالخطابات المرسلة إلى أحد المسؤولين، سواء الحكوميين أو الرؤساء في العمل أو أحد مديري الشركات التي تأمل في التعامل معها تكون خطابات رسمية، أمّا الخطابات المتبادلة بين زملاء العمل أو أحد الأفراد غير وطيدي الصلة بالمرسل فتكون شبه رسميّة، وهناك الخطابات غير الرسمية التي يتمّ تبادلها بين أفراد الأسرة والأصدقاء والأقارب، أمّا نوع الخطاب فإنّه يكون إما ورقياً أو إلكترونيّاً، فالخطابات الرسميّة تُرسل عادة بالطريقة الورقيّة القديمة، إلّا إذا كان المطلوب إرسالها إلكترونياً، والخطابات شبه الرسمية يتم الاتفاق بين طرفي الإرسال والاستلام قبلها، وأخيراً الخطابات غير الرسمية فتكون حسب تفضيل المُرسِل.

طريقة كتابة الخطاب

• تستخدم الترويسة في الخطابات الرسميّة، وهي عبارة عن عنوان المُرسِل وتاريخ الإرسال، وتكون في الجزء العلوي الأيسر من الخطاب، والترويسة تكون ثابتة ومعتمدة لدى أصحاب الشركات والمؤسسات التجاريّة، ويلي ذلك كتابة اسم المرسل إليه ولقبه وعنوانه تحت التاريخ بسطرين، وفي حالة الخطابات شبه الرسميّة والرسمية فيمكن البدء بالتحية مباشرة بعد كتابة اسم المرسل إليه فقط، والخطابات الإلكترونيّة لا تستخدم فيها الترويسة بأي حال.
• تعتمد طريقة تحية المرسل للمرسل إليه على أسلوب الخطاب، فالخطابات الرسميّة إلى الهيئات والمؤسسات دون معرفة اسم المسؤول تكتب التحية فيها إلى من يهمه الأمر، أو السيد مدير أو رئيس القطاع المرسل إليه الخطاب، وفي الخطابات شبه الرسمية فإنها ترسل إلى السيد/ة، ويتبعها الاسم واللقب، والخطابات غير الرسمية تكون التحية فيها حسب تفضيل المُرسل والمرسل إليه.
• متن الخطاب يتنوّع حسب الغرض منه، فالخطابات الرسمية يُفضّل فيها عدم وضع مُقدّمات والدخول إلى صلب الموضوع مباشرة، مع اعتماد لغة محايدة أقرب إلى الصيغة القانونيّة، والخطابات شبه الرسميّة يُمكن أن تبدأ ببعض العبارات المجاملة قبل كتابة الهدف من الخطاب، وغير الرسمية تترك لكاتب الخطاب ليطيل فيها كما شاء، وينتهي الخطاب بتوقيع المرسل كاملاً في حالة الخطابات الرسمية، والتوقيع المعتاد في حالتي الخطابات شبه وغير الرسمية.