اعتبرت الخطابات الوسيلة الأولى المستخدمة في التواصل بين البشر منذ اختراع الكتابة؛ حيث استخدمت بين الأفراد والحكام لتبادل المعلومات وتوطيد العلاقات التجاريّة والسياسية، حتى أن العديد من الخطابات المتبادلة بين بعض القادة أو المشاهير عدت من الوثائق المُهمّة التي تؤرّخ لمراحل مُتعدّدة من الزمن، وفي العصر الحديث لم يتمّ التخلي عن الخطابات كأسلوب تواصل معتمد بين الأفراد والمؤسسات الرسميّة سواء الحكوميّة أو التجاريّة الخاصة، رغم تغير شكل الخطاب في العديد من الحالات إلى الإلكترونيّ لتسريع وتسهيل عملية التواصل، ولذلك فإنّ تعلّم مهارة كتابة الخطابات أمراً أساسيّاً في الأغراض العمليّة إلى جانب التواصل الشخصيّ.
تعتمد كتابة الخطاب في المقام الأول على مدى رسميته، فالخطابات المرسلة إلى أحد المسؤولين، سواء الحكوميين أو الرؤساء في العمل أو أحد مديري الشركات التي تأمل في التعامل معها تكون خطابات رسمية، أمّا الخطابات المتبادلة بين زملاء العمل أو أحد الأفراد غير وطيدي الصلة بالمرسل فتكون شبه رسميّة، وهناك الخطابات غير الرسمية التي يتمّ تبادلها بين أفراد الأسرة والأصدقاء والأقارب، أمّا نوع الخطاب فإنّه يكون إما ورقياً أو إلكترونيّاً، فالخطابات الرسميّة تُرسل عادة بالطريقة الورقيّة القديمة، إلّا إذا كان المطلوب إرسالها إلكترونياً، والخطابات شبه الرسمية يتم الاتفاق بين طرفي الإرسال والاستلام قبلها، وأخيراً الخطابات غير الرسمية فتكون حسب تفضيل المُرسِل.