خطوات كتابة خطاب شكر
توجد عدّة خطوات يجب اتباعها أثناء كتابة خطاب شكر وهي على النحو الآتي:[1]
- البدء بالتحية للشخص المُستلم مع ذكر اسمه.
- كتابة السبب المُحدّد للتوجّه بالشكر مع ذكر ما قام المُستلم بقوله أو فعله.
- كتابة سبب تقدير الشخص المُستلم، قد يكون تقديم الدعم في أصعب الظروف أو المُساعدة في أمر هام مثلاً.
- تقديم شرح مُبسّط لكيفيّة استخدام واستغلال الخدمة المُقدّمة من مُستلم الرسالة.
- إضافة تعليق بسيط أو معلومة إيجابيّة، أو عبارات مدح للمستلم.
- تكرار الشكر مرّةً أُخرى.
- إنهاء الرسالة مع التوقيع.
نصائح إضافية لكتابة خطاب شكر
يوجد عدّة نصائح لضمان إيصال الهدف من الرسالة بنجاح: [2]
- التعبير عن الامتنان الصادق تجاه الشخص المُستلم والحرص على استخدام عبارات مؤثّرة.
- كتابة الرسالة خلال أربعة وعشرين ساعةً بعد الحصول على دعم أو مُساعدة مُستلم الرسالة.
- كتابة الرسالة بطريقة مهذبة، ممّا يترك أثراً عميقاً في قلب المُستلم.
- الحرص على خلو الرسالة من الأخطاء الإملائيّة، أو النحويّة، وتفحُّص الرسالة بمُجرّد الانتهاء من كتابتها.
أسباب كتابة خطاب الشكر
توجد عدّة أسباب لكتابة رسالة أو خطاب الشكر وأهمّها: [3]
- إظهار التقدير لشخص قدّم مُساعدةً أو دعماً معنويّاً.
- شكر شخص ما على تقديم هديّة أو تبرع، أو خدمة.
- الإقرار بقيام شخص بعمل جيّد ومُميّز.
حالات يتوجب فيها كتابة خطاب شكر
يوجد عدةّ حالات من المُستحسن فيها كتابة رسالة الشكر حيث أنّها تترك انطباعاً إيجابياً لدى الشخص المتلقّي لها عن المُرسل، ومن أبرزها ما يأتي: [1]
- عند تلقّي أي نوع من الهدايا، أو المكافآت، أو التبرّعات.
- بعد إجراء مقابلة عمل جيّدة.
- عند الحصول على رسالة توصية لمنحة دراسيّة، أو عمل من شخصية ما، أو أستاذ جامعي.
- عند الحصول على مُساعدة ماديّة من أجل إنجاح مشروع ما.
- عند الرغبة في ترك انطباع جيّد في أيّ موقف شخصي أو مهني.
المراجع
- ^ أ ب "The Seven Steps to a Great Thank-You Note", www.msue.anr.msu.edu, Retrieved 30-09-2018. Edited.
- ↑ "Thank You Letter – Sample Thank You Letter", www.letters.org, Retrieved 30-09-2018. Edited.
- ↑ Alaina G. Levine, "Why you should write thank-you notes"، www.aip.org, Retrieved 30-09-2018. Edited.