كيف أكتب خطاب رسمي للجامعة

الخطاب الرسميّ

إن الخطاب الرسمي بمختلف اشكاله يشكل أهمية واضحة في تحقيق الهدف وراءه ، حيث إن الخطاب الموجه إلى مختلف الجهات الرسمية يتوجب عليه القبول من حيث الشكل من أجل التطوير في الذهاب للعمق الهادف منه ، حيث إن الخطاب الرسمي يختلف بكل تفاصيله الشكلية والموضوعية بالمقارنة مع الخطاب غير الرسمي، والذي يتسم بمعظم الأحيان العلاقة الشخصية المباشرة مع المخاطب أو المرسل إليه، ولكن على المستوى الرسمي يجب أن تتوافر كافة العناصر الشكلية والموضوعية لقبول الخطاب شكلاً أولاً ومن ثم موضوعاً ، حيث يتوجب أن يتوافر في الخطاب الرسمي ما يلي.

كيفية كتابة خطاب رسميّ

• أن يكتب التاريخ على يمين الصفحة شاملاً اليوم والشهر والسنة .
• أن يحدد الجهة المستقبلة للرسالة مع إظهار صفة المخاطب كاملة الشخصية والوظيفية .
• أن يقدم التحية للمرسل إليه ( على يمين الصفحة ).
• موضوع الرسالة أو الخطاب.
• نص الموضوع ( ويشمل الموضوع المنوي عرضه أو طلبه ) .
• اختتام الرسالة .
• اسم المرسل ( يسار الصفحة ) .

الخطاب الموجّه للجامعة

الخطاب الرسمي المخصص للجامعة لا يختلف كثيراً عن الصيغة المستخدمة في الخطاب الرسمي كما هو موضح أعلاه، إلا أنه عليك مراعاة البنود التالية .

• يوجه الخطاب إلى الجهة المسؤولة المباشرة ( مثال ) عميد شؤون الطلبة، رئيس الجامعة، مجلس الطلبة.
• عليك إظهار رقمك الجامعي والتخصص بجانب اسمك في أسفل الكتاب.
• توجيه نص الخطاب بشكل مباشر يفي بغرض الخطاب أي على كاتب الخطاب أن يتأكد من الجهة الموجهة إليها الخطاب قد اتضح له موضوع الخطاب .

ويعد الخطاب الرسمي الموجه للجامعة من الخطابات التي لا تختلف ضمنياً عن الخطابات الموجهة للمؤسسات والجهات الرسمية، إلا أنّ سمة الخطاب لا يمكن لها أن تتعدى الحاجة المرجوة منه وخاصة في الإطار الأكاديمي و مجال التعليم دون استخدام المصطلحات اللغوية التفخيمية أو النصوص التي تستخدم عادة في الخطابات العامة الرسمية.

مثال على خطاب رسمي موجه للجامعة

• بسم الله الرحمن الرحيم
• التاريخ : / /
• السيد أ. عميد كلية الحقوق في جامعة القدس المحترم .
• تحية طيبة وبعد :
• الموضوع : مشروع التخرج .
• أود الإشارة إلى أنني بحاجة لتمديد الوقت المخصص لتسليم مشروع التخرج الخاص بي بعنوان: " اللاجئون في القانون الدولي "؛ وذلك لحاجتي لإسناده بالمزيد من المراجع التي تخدم نصوص الموضوع ، وعليه أرجو الموافقة على منحي فترة أسبوعين إضافيّين.
• مع الاحترام
• الطالب : ******

رقم جامعي : 1232456كلية : الحقوق

هذه الصيغة لا تعدّ نمطاً عليك اتباعه أثناء توجيهك خطاباً رسمياً لجامعتك ، يمكنك إرفاق بيانات أخرى مثلاً كتقرير طبي أو إثبات حالة سفر، في حال كان خطابك موجهاً لغاية الاعتذار والتبرير عن تغيبك عن تقديم امتحان في مساق محدد ضمن دراستك الأكاديمية .