إن الخطاب الرسمي بمختلف اشكاله يشكل أهمية واضحة في تحقيق الهدف وراءه ، حيث إن الخطاب الموجه إلى مختلف الجهات الرسمية يتوجب عليه القبول من حيث الشكل من أجل التطوير في الذهاب للعمق الهادف منه ، حيث إن الخطاب الرسمي يختلف بكل تفاصيله الشكلية والموضوعية بالمقارنة مع الخطاب غير الرسمي، والذي يتسم بمعظم الأحيان العلاقة الشخصية المباشرة مع المخاطب أو المرسل إليه، ولكن على المستوى الرسمي يجب أن تتوافر كافة العناصر الشكلية والموضوعية لقبول الخطاب شكلاً أولاً ومن ثم موضوعاً ، حيث يتوجب أن يتوافر في الخطاب الرسمي ما يلي.
الخطاب الرسمي المخصص للجامعة لا يختلف كثيراً عن الصيغة المستخدمة في الخطاب الرسمي كما هو موضح أعلاه، إلا أنه عليك مراعاة البنود التالية .
ويعد الخطاب الرسمي الموجه للجامعة من الخطابات التي لا تختلف ضمنياً عن الخطابات الموجهة للمؤسسات والجهات الرسمية، إلا أنّ سمة الخطاب لا يمكن لها أن تتعدى الحاجة المرجوة منه وخاصة في الإطار الأكاديمي و مجال التعليم دون استخدام المصطلحات اللغوية التفخيمية أو النصوص التي تستخدم عادة في الخطابات العامة الرسمية.
رقم جامعي : 1232456كلية : الحقوق
هذه الصيغة لا تعدّ نمطاً عليك اتباعه أثناء توجيهك خطاباً رسمياً لجامعتك ، يمكنك إرفاق بيانات أخرى مثلاً كتقرير طبي أو إثبات حالة سفر، في حال كان خطابك موجهاً لغاية الاعتذار والتبرير عن تغيبك عن تقديم امتحان في مساق محدد ضمن دراستك الأكاديمية .