طريقة عمل خطة العمل
خطة العمل
خطة العمل هي صورة توضيحية لمجموعة من الأهداف العملية، والمعلومات الأساسية عن المنظمة أو الفريق الذي يسعى لتحقيق هذه الأهداف، كما توضح مفهوم العمل، وتلخص أهدافه، وتذكر المصادر التي سيحتاجها صاحب العمل، وتصف كيفية الحصول على تلك المصادر، وتقوم بالتخطيط والتنبؤ بمعايير نجاح العمل، كما أنّها تعد أهم وثيقة يحضرها مؤسس العمل، لأنّها تساعد على توجيه ودعم خطوات العمل في الاتجاه المرغوب، كما أنّها وسيلةٌ مهمة لإفشال أو إنجاح العمل والحفاظ على بقائه منظماً ومحدداً، وفي هذا المقال سنذكر خطوات كتابة خطة عمل.
طريقة عمل خطة عمل
تحديد الغرض من كتابة خطة العمل
لا بدَّ من تحديد الغرض من كتابة خطة العمل، حتى يكون الإنسان قادراً على إعدادها بالطريقة الصحيحة، مع الأخذ بعين الاعتبار أنّ خطط العمل تكون لفترة معينة من الوقت.
- تقدم للمدير تعريفاً بالمشاريع التي سيتم تنفيذها في الشهور المقبلة، ويتمّ وضعها مباشرة بعد مراجعة الأداء السنوي أو بعد القيام بالمشاريع الكبيرة، كما يُمكن أن توضع خلال التخطيط الاستراتيجي للمنظمة في بداية العام أو السنة المالية الجديدة.
- تساعد الطلاب في الحقل الأكاديمي على تنظيم أوقاتهم ووضع جدولٍ زمني للمشاريع الكبيرة، كما أنّها تساعد الأساتذة في التخطيط للمادة العلمية وطرق تقديمها للطلبة.
- تساعد في المشاريع الشخصية، وذلك من خلال توضيح الأهداف المرغوب القيام بها، وكيفية تنفيذ العمل، وتاريخه من حيث البداية والنهاية.
كتابة المقدمة والمعلومات الأساسية
يتمّ كتابة مقدمة خطة العمل كخطوة ثانية من خطوات إعدادها، لأنّ الهدف من كتابتها هو تقديم معلومات كافية للمدير أو المشرف من أجل فهم الخطة بالشكل الصحيح والدقيق، وتتصف مقدمة خطة العمل بمجموعة من الصفات، أهمها:
- الإيجاز والجاذبية: أي ذكر أسباب إعداد الخطة، والحديث عن المشروع الذي سيتم تنفيذه خلال فترة زمنية معينة بشكلٍ مختصر ومشوق.
- تغطية المقدمة لجميع الأسباب الدافعة لإعداد الخطة: كذكر التفاصيل والإحصاءات من التقارير الحديثة، وتحديد المشاكل التي سيتم معالجتها، واقتراح مجموعة من التوصيات لتنفيذ العمل بالطريقة المُثلى.
تحديد الأهداف والغايات
يجب وضع الأهداف والغايات التي نرغب في إنجازها، مع ملاحظة الفرق بين الغايات والأهداف، فالغايات هي عبارة عن مجموعة الأهداف طويلة المدى والتي تكون عامة وموسعة، بينما تتميز الأهداف بأنها قصيرة المدى ويجب أن تكون محددة وواضحة ويُمكن تنفيذها على أرض الواقع، كما أنّ الغايات تركز على الصورة الشاملة للمشروع، أي على الكاتب أن يذكر النتائج النهائية المرجوة من خطة العمل، بينما الأهداف محددة وملموسة فإذا تحققت لا بدَّ من الإشارة إليها في قائمة مهام العمل.
ذكر الإمكانيات المطلوبة
يجب تضمين المواد والإمكانيات التي سيكون من الضروري توفرها من أجل تنفيذ وتحقيق الأهداف والغايات المرجوة من المشروع، ولا بدَّ من الانتباه إلى أن الموارد تختلف باختلاف الغرض وطبيعة خطة العمل.