كيف تضع خطة عمل

خطة العمل

خطة العمل هي الخطوط العريضة التي تهدف إلى توضيح كيفيّة مسار مشروع معيّن، سواء كان في المجال العلميّ أو العمليّ، وتساعد خطّة العمل على تنظيم العمل وتسهيل عمليات التقييم، ومدى تحقيق الأهداف المحددة للمشروع ومدى نجاحها، بالإضافة إلى تحديد الطرق والأساليب المساعدة في تحقيق أهداف المشروع وتلك اللازمة لتخطي العقبات التي قد تقف عائقاً أمام تنفيذه.

كيفية وضع خطة العمل

تحديد الغرض من خطة العمل

وهي الخطوة الأولى والأهم في وضع خطة العمل، وتتمثل في تحديد الهدف الرئيسي من المشروع والغرض المراد تحقيقه من ورائه، على أن يكون الغرض المحدّد مناسباً لطبيعة المشروع المراد عمله.

كتابة المقدمة والمعلومات الأولية

تشتمل المقدمة على كافّة المعلومات الموضّحة لطبيعة المشروع، مع ذكر للأسباب الكامنة وراء إنشاء المشروع، والمشكلات التي سيعمل المشروع على حلّها، على أن يتمّ كتابتها بطريقة موجزة ومختصرة.

تحديد الأهداف والغايات

يراعى عند تنفيذ هذه الخطوة تحديد الأهداف القصيرة المدى للمشروع، والأهداف الطويلة المدى، بالإضافة إلى تحديد الغايات المستقبلية للمشروع أو رؤية المشروع المستقبلية، على أن تكون هذه الأهداف واقعيّة وملموسة وقابلة للقياس والتحقيق.

ترتيب الأهداف بطريقة ذكية

يتم ذلك من خلال وضع مخطط زمني لتنفيذ المشروع، بحيث يشتمل على مخطّط زمنيّ منطقيّ وواضح لتحضيرات وتجهيزات المشروع، ومخطّط زمنيّ متوقّع للأهداف والغايات المراد تحقيقها من هذا المشروع.

ذكر الإمكانيات المطلوبة

يتمّ ذلك من خلال حصر كافة الإمكانيات والموارد المتوفرة والواجب توفرها من أجل إنجاح المشروع، والبحث عن أنسب الطرق التي يمكن توفيرها من خلالها، وتختلف هذه الموارد والإمكانيات باختلاف المشروع وطبيعة عمله، فيمكن أن تتمثل في مكان إقامة المشروع والأجهزة أو الأدوات الخاصة بالمشروع، والمواد الخام اللازمة للإنتاج.

تحديد القيود والعقبات

تشتمل خطّة العمل الجيدة على كافة العقبات والقيود التي قد تواجه المشروع أو تقف في طريقه، على أن يتمّ تحديدها ضمن نظرة شاملة لجميع نواحي المشروع دون إهمال لأي ناحية منها، فقد تتمثل هذه القيود في الحصول على ترخيص العمل أو أيجاد الكفاءات المناسبة للمشروع أو حتى العقبات المالية، مع إدراج خطة مسبقة تشتمل على حل مناسب لكل من هذه العقبات.

تحديد فريق عمل المشروع

يتحمّل فريق العمل مسئولية نجاح المشروع أو فشله بشكل كامل، لذا يتوجب اختيار موظفين أكفاء وذو خبرة في شتّى المجالات، سواء كانت المجالات الإداريّة أو الصناعيّة.

تحديد إستراتيجية العمل

تتمّ من خلال وضع خطة مدروسة للمشروع، تشتمل على خطوات محددة وواضحة، مع دراسة شاملة حول كيفيّة استغلال الموارد المتوفّرة في تحقيق أهداف المشروع، مع المحافظة على مرونة هذه الخطة لتعديلها بسهولة في حال حدوث أمر طارئ أو مفاجئ.