كيفية عمل خطة عمل

خطوات إعداد خطة عمل

توجد عدّة خطوات لإعداد خطّة العمل وهي كالآتي:[1]

مقدمة خطة العمل

تشرح المُقدّمة في خطّة العمل الهدف الأساسي للمشروع، والأسباب الرئيسيّة التي تجعله مُهمّاً، كما يجب أن تتوفّر فيها خلفيّة معلوماتيّة عن البيانات التاريخيّة والإحصائيّة التي ترتبط بهدف المشروع، والتي تدعم أهميّته ودوره في حلّ مشكلة معينة، ويُمكن كتابتها بإيجاز واختصار.

نطاق المشروع وفريق العمل

تُوضّح هذه الخطوة الغرض من المشروع من خلال تحديد نطاق المشروع بأكمله، بالإضافة إلى شرح المُشكلة وكيف سيقدم المشروع الحل اللازم، إلى جانب تحديد المهام.

الجدول الزمني لخطة العمل

ينبغي لأصحاب الأعمال تقديم خُطّة عمل مكتوبة بشكل جيّد، ليتمّ تحديد المواعيد النهائيّة لإتمام المشروع، ووضع إطار زمني لتسليمه، من خلال تعيين مهام مُحدّدة لأفراد معيّنين، ويُمكن لبعض المهام في المشروع أن تُنفًّذ بالتزامن، بينما توجد مهام أخرى لا يُمكن البدء بها حتّى يقوم طرف من الأطراف بتسليم جزء من المشروع.

الميزانية

يجب أن تشمل كلّ خطّة عمل ميزانيّة محدّدة، ويتمّ تحديدها من خلال حصر التكلُفة الإجماليّة للمشروع، ثمّ تقسيمها حسب احتياجات الأقسام والدوائر، وينبغي على مُدراء المشاريع أن يقوموا بمراقبة ميزانيّة المشروع بشكل مستمر، خاصّةً إذا تمّ اعتبار الأجور والساعات الإضافيّة جزءاً من الميزانية.

خطة مراقبة الجودة والاستمرارية

يجب على مديري المشاريع مُراجعة ما تمّ تسليمه من المشروع، ومراقبة التطورات فيه، والتأكُّد من سير الأمور بشكل صحيح، مع الأخذ بعين الاعتبار أنّ هناك مسارَين للعمل عند تنفيذ المشاريع الكبيرة، الأول هو التنفيذ والانتقال إلى الخطوات اللاحقة، والثاني هو التنفيذ والصيانة.

هيكل خطة العمل

يعتمد هيكل خُطّة المشروع على تقسيم عناصر العمل إلى مهام مُصغّرة، وذلك لاستغلال الوقت والجهد المطلوبين في الخطّة، ويُمكن السماح لفريق العمل بالمشاركة في وضع هيكل خُطّة العمل في المشاريع الكبيرة، وذلك حتّى يتمكّنوا من تحديد المهام الفرعيّة وجدولتها، إضافةً إلى تحديد مُخرجات المشروع، بحيث يتمّ شمول مختلف الأنشطة للمُساهمة في تحقيق أفضل النتائج، وتطوير فهم خطّة المشروع بأكملها، وعند النظر في تقسيم هيكل خُطّة العمل، يجب تحديد مجموعة الأنشطة التي يمكن اعتبارها مشاريع مصغرة بحدّ ذاتها، بحيث يُمكن أن تكون هذه الفرص مفيدة، لتنمية الموظّفين ورؤساء الدوائر في مجالات العمل المُناسِبة، وعلى الرغم من أنّ هيكل خطة العمل يجب أن يبقى بسيطاً بتحديد المهام الجوهريّة بدلاً من المهام الفرعيّة، إلّا أنّه يجب التركيز على فريق العمل والموظفين ومسؤوليّات كلّ منهم في هذه المرحلة.[2]

معايير خطة العمل الفعالة

إنّ خطّة العمل الفعّالة والجيّدة يجب أن تستوفي عدّة معايير، ومنها ما يأتي:[3]

• تطوير قائمة مُنقّحة من الخيارات المهنيّة، ويتمّ ذلك بدراسة اهتمامات ومهارات الموظفين من خلال التقييم الذاتي لهم.
• تحديد الأولويّات في العمل.
• إجراء مقارنات بين الخيارات المهنيّة المتاحة، وقائمة المهارات والقيم ذات الأولويّة.
• النظر في عوامل الطلب الحالي على مجال العمل.
• تحديد أهداف العمل من خلال وضع أهداف قصيرة الأمد يتمّ تحقيقها في سنة واحدة أو أقل، وأهداف طويلة الأمد يتمّ تحقيقها خلال سنة إلى خمس سنوات.
• تحديد جدول زمني لخطة العمل ضمن إطار مُحدّد.

المراجع

1. ↑ Kimberlee Leonard (29-6-2018), "How to Create a Work Plan"، www.smallbusiness.chron.com, Retrieved 29-7-2018. Edited.
2. ↑ "Planning a project", www.open.edu, Retrieved 27-7-2018. Edited.
3. ↑ "Make a Career Plan", www.gecd.mit.edu, Retrieved 27-7-2018. Edited.