طريقة عمل جدول أعمال

جدول الأعمال

هو خطة مدروسة مسبقاً يتم تحديد أهدافها وتنظيمها ضمن جدول أو قائمة بهدف عرض أعمال معينة متسلسلة، يتم طرحها جميعاً ضمن جلسة من النقاش، يتم فيها تقديم الأفكار والاقتراحات، كما يمكن أن يحتوي أيضاً على حفلات العشاء أو بعض الندوات والمحاضرات المتعلقة بالفكرة الرئيسية، ولجدول الأعمال دور كبير في نجاح الاجتماعات وفرق العمل، فإنّ أي اجتماع دون خطة مدروسة مبرمجة كخروج فرقة بحث دون أن تحمل خريطة أو خطة معينة، مما يجعل الأمر أكثر خسارة وعرضة للمخاطرة التي تدمر المشاريع، حيث إنّ جدول الأعمال يعد بمثابة مناقشة ورسم للخطوات المستقبيلة والمشاكل ومعرفة البدائل المطلوبة.

طريقة عمل جدول أعمال

• القوة في الإدارة، بتمكين لجنة مختصة بذلك، واختيار الشخص القائد، ويفضل اختيار شخص له قدر ومكانة ويحظى بالاحترام والمحبة من الجميع.
• التركيز على هدف الاجتماع الأساسي من خلال طرح سبب الاجتماع، وبيان الغرض والهدف منه.
• تسجيل أسماء الأفراد المدعين أو المشاركين في الاجتماع، وتزويد الأعضاء المشاركين بالأفكار والمواضيع المختلفة والتي ستطرح خلاله.
• ضبط وقت خاص بالاجتماع مع الحرص على عدم الإطالة حتى لا يمل الأعضاء المشاركون.
• تعيين مدة الاجتماع، يجب عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الممكن، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.
• توضيح الأدوار المطلوبة من الأعضاء المشاركين وبيان دور كل مشارك بشكل مخصص، ثم تقسيم الأوقات على الأعضاء بشكل مناسب.
• الابتعاد عن المبالغة في الإكثار من المواضيع المطروحة في الجدول المخصص والتي سيغطيها الأعضاء بمشاركتهم، ويفضل ترتيب الأعمال والبنود حسب أهميتها وأولويتها.
• مناقشة أصعب البنود في جدول الأعمال بالبداية، كاتخاذ القرارات وحل بعض الأمور، ثم رسم الخطط في جو يسوده الهدوء والصفاء والإسترخاء الذهني، ويفضل إعطاء الأعضاء المشاركين فسحة من الوقت لتجديد النشاط والحيوية.
• اعتماد الترابط المنطقي في حل المشكلات وهي غالبا ما تعطي نتيجة فعالة وتتم عن طريق ربط الأمور والأفكار والدراسات حول أمر ما بترابط الأفكار ببعضها وبيان أثرها على الفرد والمجتمع.
• اعتماد أحد البرامج المحوسبة لإنشاء جدول الإعمال كبرنامج الإكسل أو غيره من البرامج التي تطرحها مايكروسوفت، ويمكن إجراء بعض الخطط التجريبية للتمكن من استخدام البرامج.
• رسم الخطة المستقبلية والأبعاد لأي عمل ما بطريقة صحيحة ومنظمة، ثم تعبئة القوائم التي منها أسماء المشاركين والأهداف، وتوضيح كيفية العمل حتى يتم الوصول إلي نتائج مثمرة.