كيف تنظم وقتك

تحديد مواعيد نهائية للمهام

تعد هذه الخطوة من أهم الخطوات التي تساعد على تحسين إدارة الوقت لدى الشخص؛ حيث يمكن من خلالها إنجاز المهام الكبيرة من خلال وضع خطة عمل، أو واجبات يومية صغيرة، كما أن تحديد المواعيد النهائية بشكل مسبق يجعل الشخص قادراً على تحديد أولوياته وتخطيط يومه لينجز كل أهدافه في الوقت المحدد.[1]

تحديد الأولويات

قد يحتاج الشخص إلى إنجاز أكثر من مهمة خلال أسبوعٍ واحدٍ مثلاً، لذلك فمن المهم إيجاد طريقة لترتيب المهام حسب أولوية القيام بها ووضعها في قائمة، ويمكن إنشاء قائمة الأولويات على شكل مخطط يتم تقسيمه إلى أربعة أجزاء، حيث يحتوي الجزء الأيمن العلوي على المهام المهمة والعاجلة، والجزء الأيسر العلوي على المهام المهمة غير العاجلة، أما الجزء السفلي الأيمن فيحتوي على المهام غير العاجلة ولكن من الضروري القيام بها، والجزء الأيسر السفلي فيحتوي على المهام غير الضرورية وغير العاجلة.[2]

معرفة العقبات التي تواجه الشخص

قد يكون هناك العديد من الأمور التي تمنع الشخص من استغلال وقته بفاعلية، مثل: ضعف التركيز، وعدم وجود الحوافز الكافية، بالإضافة إلى بيئة العمل المزعجة، لذلك من الجيد أن أن يُبقي الشخص نفسه نشيطاً للتغلب على هذه العقبات ومحاولة تجاهل المهام الأقل إثارة بالنسبة له، ثم القيام بها سريعاً ومكافأة نفسه بمزيد من المهام التي تحفّزه.[2]

التخطيط المسبق

قد يكون الاستيقاظ في الصباح دون تحديد المهام والأمور التي يجب القيام بها خلال اليوم من أسوء الأمور، حيث إن عدم وجود خطة لليوم تجعل الشخص يفكر بالأمور التافهة التي لا تحقق أهدافه بدلاً من التركيز على ما يجب أن يقوم به، لذلك يجب على الشخص التخطيط مسبقاً لما سيقوم به، وهناك طريقتان للتخطيط، وهما:[3]

• التخطيط في الليلة السابقة؛ يمكن قضاء آخر 15 دقيقة من وقت العمل في ترتيب المكتب، وتحديد الأولويات والمهام للغد.
• التخطيط في الصباح الباكر؛ يمكن للشخص خلق روتين صباحي له يكتب فيه أهم ثلاثة أو أربعة أمور يجب عليه القيام بها خلال اليوم والقيام بها عندما تكون إنتاجيته بأفضل حالاتها.

المراجع

1. ↑ KJ Henderson, "Time Management Skills"، www.smallbusiness.chron.com, Retrieved 5-11-2018. Edited.
2. ^ أ ب "Organising your time", www2.le.ac.uk, Retrieved 5-11-2018. Edited.
3. ↑ John Rampton (1-5-2018), "Manipulate Time With These Powerful 20 Time Management Tips"، www.forbes.com, Retrieved 6-11-2018. Edited.