كيف تكتب شكوى

الشكوى

في كثيرٍ مِن الأحيان نشعرُ بسوء الخدمة في بعض المطاعم أو الشركات أو أيّ مكانٍ عام نقصده، ويزيدُ هذا الشعور لدينا إذا تكرّرَت هذهِ الخدمة ولم نستطع القيام بأيّ أمر لتصحيحها، وفي مثل هذهِ المواقف يستطيع الشخص كتابة شكوى إلى الإدارة أو الأشخاص المعنيين لإخبارهم عن الأمور التّي لا تعجبه في المكان، وللحصول على تعويضٍ عن هذهِ المُعاملة أو لتحسينها في المرّات القادمة، وقد تكونُ الشكوى تخُصّ أيّ شيء يُضايقُنا من حولِنا؛ كحفرةٍ في الشارع أو رائحة نفايات، أو أيّ أمر آخر يضُرُّ بنا وبالأشخاص من حولنا.

إنَّ كتابة الشكوى لها أسلوبٌ خاصّ ومُعيّن؛ لأنها يجب أن تؤثّر بالشخص المطلوب، ويجب إيصالها بطريقة صحيحة حتى لا تُفهَمَ بشكلٍ خاطىء، وإذا لم يكُن الشخص مُلمّاً بأسلوب الكتابة، فالأفضل أن يَطلب من شخصٍ آخر كتابة الشكوى عنهُ.

كيفيّة كتابة الشكوى

كتابة الشكوى

• كتابة الرسالة للشخص المعنيّ أو المسؤول، أو لقسم خدمة الزبائن إن وُجد، بذلِك تكون الفرص أكبر لحل المُشكلة بفاعليّة، ويحصُل الشخص على الاهتمام بشكلٍ أفضل.
• كتابة الفكرة الرئيسة في الشكوى بشكلٍ مباشر؛ وذلك حتّى لا يشعُر القارىء بعدم أهميّتها، أو للفتَ الانتباه بشكلٍ أسرع، فليسَ من الضروريّ كتابة مُقدّمة طويلة، بل يجب الدخول إلى صُلب الموضوع بسُرعة.
• كتابة الحلول التّي قد يرغبُ الشخص برؤيتها، أو التّي قد تُرضيه؛ فأصحاب العمل يرغبونَ بمعرفة الحلول التّي قد تُرضي زبائنهم لتفادي خسارتهم في المُستقبل.
• إدراج بعض الصور أو الفيديوهات التي قد تدعم الشكوى المكتوبة، فعندما يرى الشخص المعنيّ الخطأ بعينيه سيُصحّحه بشكلٍ أسرع وجديٍّ أكثر.
• إعطاء المعنيين فترةً مُحدّدة لحل المُشكلة، فيجب أن يشعروا بجديّة الأمر، ووجود العواقب الوخيمة للتأخير.
• إنهاء الشكوى باحترام؛ فالأسلوب يجب أن يكونَ راقياً ومُحترماً مع تجنُّب الهمجيّة والتهجُّم على الشركة والأشخاص فيها.

التوصُّل إلى النبرة والتنسيق المُناسب

• التهذيب؛ فعلى الشخص السيطرة على شعور الغضب الذي يتملّكهُ، فإذا كتبَ الشكوى بطريقةٍ هجوميّة لن يحصُل إلّا على الدفاع، أو عدم الاهتمام.
• الإيجاز بالكتابة؛ فالشركة تستقبلُ كمّاً هائلاً من الرسائل في اليوم، لذلِكَ على الشخص الإيجاز والتلخيص في شكواه ليحصُل على الردّ بأسرع وقت.
• الكتابة بثقة؛ حيث تُعطي الشخص انطباعاً بأنّهُ جديٌّ بكلامه، ويجب أخذ شكواه بعين الاعتبار.
• مُراجعة الشكوى قبلَ إرسالها؛ فيجب تصحيح أي أخطاء إملائيّة أو لغويّة موجودة فيها، وإذا لم يكُن الشخص قادراً على كتابتها، باستطاعته طلب كتابتها من شخصٍ آخر يمتلِكُ مهارة الكتابة.