تعد التقارير من أنواع الكتابة لأغراض وظيفية، وهي تعتمد بالأساس على جمع قدر معين من المعلومات حول موضوع التقرير لوصف السير للمشروع أو عمل ما، ويحتوي التقرير على تحليل أو توصيات لمساعدة المسؤولين على اتخاذ الخيارات المناسبة بناءً عليه، كما يعد مصدراً من مصادر المعلومات ووسيلة لتقييم الأعمال والأنشطة، وتكمن أهمية التقارير في كونها وسيلة اتصال مهمة بين الموظفين والإداريين، ويعتبر من مصادر الحقائق والمعلومات، وهو أداة لمراقبة الأعمال والأنشطة تستطيع الإدارة من خلاله التعرف على آراء العاملين، كما أنّه يعتبر وسيلة تبين مستقبل سير العمل ومدى إمكانية نجاحه أو فشله، ويوفر المعلومات اللازمة للمساعدة في اتخاذ القرارات في المؤسسات المختلفة.
للتقارير أنواع تنقسم من حيث المدة الزمنية إلى تقارير دورية يومية، وأسبوعية، وشهرية، وربعية، ونصف سنوية، وسنوية، تقارير غير دورية طارئة، وتقسم التقارير من حيث محتواها إلى: تقارير مالية ومحاسبية، وتقارير إدارية، وتقارير الأنشطة والزيارات المالية، وتقارير الأعمال المنجزة، وتقارير التقييم، أما من حيث الصياغة فتنقسم إلى تقرير غير رسمي لا يتم فيه الالتزام بشكل معين بالكتابة فقط يتم ذكر الكاتب والمستقبل ومحتويات الموضوع، وتقرير رسمي حيث يأخذ تقسيماً معيناً من مقدمة، وموضوع، وخاتمة ويكون رسمي في طبيعة الألفاظ واستخدامها وتوظيفها، وتندرج التقارير عن المؤتمرات ضمن التقارير الرسمية لأنّها تعبر عن حدث رسمي سواء كان سياسياً أو تجارياً أو غير ذلك، كما تعتبر التقارير عن المؤتمرات تقارير دورية في حالات قيام المؤسسات المختلفة بعقد المؤتمرات بانتظام.