الشكوى الرسمية عبارة عن طريقة قانونيّة لردّ أيّ ظلم أو اعتداء بعد استنفاذ كافّة الطرق السلمية، حيث يلجأ المتضرّر إلى كتابة شكوى، وفق القانون والأصول المتبّعة، ومن ثمّ يقدّم شكواه إلى الجهات المختصّة، لتتكفّل الأمر، وتعاقب المشتكي عليه وفق القانون، وتختلف كتابة الشكوى الرسمية عن غيرها من فنون كتابة الرسائل، حيث تتميّز بشكل خاص، كما تتميّز بمظهرها العام ومحتواها، لضمان قبول الشكوى، من قبل الجهة المقصودة، لذلك من المستحسن الحرص عند كتابتها، ومراعاة كافة القيود.
- تقديم الشكوى إلى الجهات المختصة، خلال فترة زمنية محددة.
- تقديم المعلومات الصحيحة في الشكوى، وتجنّب الافتراء أو الكذب، حيث ستقدم الشكوى إلى جهة رسمية، وسيتمّ أخذ كافة المعلومات المذكورة على محمل الجد.
- تقديم الشكوى من صاحب العلاقة بصفة شخصية، أو بصفة وكيل أو وليّ أو وصيّ، حيث لا يتمّ قبول الشكوى من أيّ جهة لا يوجد لها علاقة بالموضوع.
- تجنّب استعمال الكلمات العاميّة، أو الاختصارات، أو الأخطاء الإملائيّة، بل يجب أن يقوم المتضرّر بالتعبير عن شكواه، باتباع قواعد اللغة بشكل كامل، حتى يتمكّن القارئ من فهم كافّة محتوياتها.
- تجنّب كتابة الرسالة بخط اليد، ومن المستحسن طباعتها، مع مراعاة أن يكون حجم الخط ولونه واضحين.
محتوى الشكوى الرسمية
- اسم الجهة التي سيتم توجيه الشكوى إليها: حيث يتم كتابة اسم الجهة بشكل محدد ودقيق، يكتب اسم الجهة التي يتم تقديم الشكوى إليها، في منتصف أعلى الصفحة، وفي حال كانت موجهة إلى جهة، يجب أن تبدأ بكلمة (لدى، مثل لدى دائرة، أو لدى محكمة، أو لدى إدارة)، وفي حال كانت موجهة إلى شخص، يجب أن تبدأ بالمنصب الوظيفيّ أو الاجتماعي للشخصية، مثل (السيدة، أو سعادة، أو عطوفة).
- اسم المشتكي: يجب أن يقوم الشخص المتضرّر، بكتابة اسمه الرباعي، ورقم هويته، وتاريخ ميلاده، وعنوانه بشكل تفصيليّ، ورقم هاتفه، وطبيعة وعنوان عمله، كما يجب أن يذكر صفته في الشكوى، في حال كانت صفةً شخصيةً، أو وكيلاً، أو غير ذلك.
- اسم المشتك عليه: يجب ذكر اسم الشخص المشتكى عليه، عن طريق كتابة اسمه الرباعي، وكافّة المعلومات التعريفية عنه، مثل عنوانه ورقم هاتفه، ومكان وطبيعة عمله، حتى تتمكن الجهة المختصّة من الوصول إليه.
- موضوع الشكوى: في هذا الجزء، يذكر المشتكي موضوع الشكوى بشكل مختصر، كعنوان.
- واقعة الشكوى: في هذا الجزء من رسالة الشكوى الرسمية، يتمّ ذكر الشكوى بشكل تفصيليّ، وبطريقة معبّرة وواضحة، كما يجب أن يراعي الاختصار وذكر أهمّ المواضيع، مثل تاريخ حدوث الواقعة، ذكر أيّ شهود قد حضروها، وذكر أيّ بيانات تؤيّد صحّة شكواه، وفي حال كانت الوقائع طويلة، من المستحسن تقسيمها إلى فقرات.
- الطلب: وهو الغاية من تقديم الشكوى.
- التاريخ: وهو تاريخ تحرير الشكوى.
- التوقيع: عن طريق كتابة الاسم الرباعي مرةً أخرى، ومن ثمّ التوقيع بشكل رسمي بخط اليد، في أيسر الصفحة، وتحت المتن، وأسفل عبارة الاحترام بشكل قليل.
- بعد الانتهاء من كتابة رسالة الشكوى الرسمية، يجب ذكر عبارة الاحترام، مثل (مع الاحترام، أو مع فائق الاحترام والتقدير)، وتكتب هذه العبارة بعد المتن مباشرةً في منتصف الصفحة.