تعتبر القدرة على كتابة التقارير من أهمّ مهارات الاتّصال الكتابي التي يحتاجها كافّة العاملين في أيّ مهنة و في أيّ ترتيب وظيفيّ، فأيّاً كان دور العامل، سواء كان طالباً أو معلماً، أو موظفاً أو سياسياً، أو صحفياً، فإنه بحاجة لكتابة تقراير لمرؤوسيه في العمل، لبيان مدى تقدم العمل والخطة المتّبعة، وعلى أيّ شخص يرغب بكتابة تقرير أن يدرك ويفهم أصول وقواعد كتابة التقرير والتي سنذكرها بالتفصيل في هذا المقال.
من غير الممكن الكتابة عن شيء غير مفهوم بالنسبة للكاتب، ولهذا يجب قراءة الإرشادات والتوجيهات بطريقة صحيحة لمعرفة طبيعة الموضوع المطلوب الكتابة عنه، وما هي فحوى الرسالة التي يجب أن تبلغ لمتلقّي التقرير، وسواء كان مطلوباً من الكاتب إبداء رأيه أو الحياد.
عندما يكتب أحد ما تقريراً عن موضوعه المفضّل، فإنّه سيبذل قصارى جهده وإخراجه بالشكل الأمثل، إلا أنّه قد لا يتمكّن من يرغب بكتابة التقارير من اختيار مواضيعه المفضلة، فعند الكتابة بموضوع ليس مفضّلاً، من الممكن أن يبحث الكاتب عن بعض المدخلات الشيّقة للموضوع حسب رؤيته، مع الحرص على عرض التقرير أولاً بأولا على المسؤول للتأكّد من أنّ التقرير يسير بالطريق الصحيح.
يفضّل عند كتابة التقارير، البحث عن المواضيع الجديدة والحيويّة، فإذا كانت كتابة التقرير مكرّرة فلن تجذب اهتمام القراء، أمّا إذا كان لا بدّ من كتابة موضوع مكرّر، فعندها يجب التركيز على الجوانب التي لم يتمّ ذكرها في التقارير السابقة، ومناقشتها من زوايا مختلفة.
إذا كانت موضوع التقرير متشعّباً وحافلاً بالتفاصيل، فيمكن لكاتب التقرير وضع إمكانية تغيير الموضوع بعين الاعتبار، ففي كثير من الأحيان لا يتمكّن الكاتب من الاستمرار في الكتابة بعد بدء البحث نتيجة قلّة المعلومات المتوفّرة حول موضوع التقرير، وعندها يفضّل تغيير الموضوع من البداية.
قبل البدء بكتابة التقرير يجب التأكد من أنّ هناك مصادر ومراجع كافية متعلّقة بالتقرير، ولهذا يفضّل إعداد بحث صغير، يحتوي على الخطوط الإرشادية الخاصة بالتقرير.
تعتبر المكتبة العامة المكان الأمثل للحصول على أيّ معلومات متعلّقة بالتقرير، ولهذا يجب البحث عن أيّ كتب أو تقارير أخرى في قاعدة بيانات المكتبة، أمّا إذا كان الكاتب سيستعين بمصارد إلكترونيّة من الإنترنت، فيجب عليه أن يتأكّد من صدق المعلومات الموجودة وتجنّب اللجوء لأيّ مصادر غير موثّقة.
يجب كتابة كافّة مصادر البيانات التي تمت الاستعانة بها وتوثيقها بطريقة صحيحة، بحيث تحتوي على اسم المؤلف، وتاريخ النشر، ودار النشر، واسم المرجع، ومكان إصداره.