كتابة رسالة رسميّة
إنَّ الكتابات اليوميّة للنّاس تكونُ غالباً عفويّة كالكتابة على مواقع التواصل الاجتماعي، وبطاقات الأعياد، ورسائل البريد الإلكتروني الوديّة، ولا يستغرقونَ وقتاً طويلاً بالتفكير قبلَ وضع الطابع عليها وإرسالها، لكن في بعض الأحيان تتطلب المُناسبة كتابة رسالة رسميّة، وهيَ يجب أن تحتوي على نمط مُعين، وفيما يلي طريقة كتابة الرسائل الرسميّة:[1]
- فهم الغرض من الرسالة: على الشخص التفكير بسبب كتابته للرسالة، وما هيَ ردة الفعل التي يرغب بالحصول عليها من القارئ، وفيما إذا كانَ يرغب بتغيير رأيه أو إقناعه بأمرٍ مُعين، أو كانَ يرغب بتقديم شكوى من سوء الخدمة أو وجود عيب في أحد المُنتجات.
- تحديد المُستقبل للرسالة: إنَّ معرفة الطرف الذي سيقرأ الرسالة يُسهّل من عمليّة اختيار اللغة والأهداف المرجوة من الكتابة بالتحديد، فعلى سبيل المثال إنَّ طريقة كتابة الرسالة لشخصٍ مُحامٍ تكون مُختلفة عن كتابتها لشخصٍ آخر.
- اختصار الرسالة: غالبيّة الناس يصلهم كم كبير من الرسائل المكتوبة، ولكن لا يكون لديهم الوقت الكافي لقراءتها، لذلِكَ كُلما كانت الرسالة مُختصرة ازدادت فُرصة قراءتها من قبل الآخرين.
- استخدام لُغة بسيطة: إنَّ فهم الرسالة تكون مسؤوليّة الكاتب، فحتّى إذا كانَ مُستقبل الرسالة ذا تعليم عالٍ يجب تفادي استخدام المُصطلحات المُعقدة والجُمل الطويلة، فالناس ليسوا أغبياء ولكنّهم مشغولون دائماً.
- بدء الرسالة بالنقطة الأكثر أهمية: يجب إيجاد طريقة للبدء بكتابة الرسالة بالفكرة الرئيسيّة والأهم حتّى يُركز عليها القارئ، فالفقرة الأولى قد تكون الفقرة الوحيدة التي ستتم قراءتها.
- التدقيق جيّداً أكثر من مرة واحدة: إن الأخطاء النحوية والكتابيّة شائعة حتّى لو كانَ الشخص موهوباً في الكتابة، فبعدَ الانتهاء من الكتابة يجب قراءة المحتوى ببطء وبانتباه لإيجاد هذهِ الأخطاء إن وجدت.
- الانتظار قبلَ إرسالة الرسالة: يجب الانتظار قبلَ إرسال الرسالة بالأخص إذا كانت بغرض الإقناع أو الشكوى، فعندَ كتابة هذا النوع من الرسائل يكون لدى الشخص الدافع وراء بعض المشاعر القوية، لذلِكَ يُنصح بكتابتها على ورقة مُسودة أولاً للتعبير عن المشاعر، وبعدها إمّا تصحيحها أو إرسالها كما هيَ.
سيتم ذكر أنواعها وطريقة كتابتها:
إنَّ الرسالة التي يتم كتابتها لأمر غير رسمي تُسمّى بالرسالة غير الرسميّة، وهُنالِكَ أنواعٌ من من هذهِ الرسائل وفيما يلي بعضٌ منها:[2]
- رسالة للأهل.
- رسالة للأشقاء.
- رسالة للأصدقاء.
- رسالة للزُملاء.
- رسالة للجيران.
يتم كتابة الرسالة غير الرسميّة عن طريق اتباع الخطوات التاليّة:[3]
- تحديد شكل الرسالة: إنَّ كيفيّة كتابة الرسالة يعتمد على العلاقة التي تجمع المُرسل والمُستقبل، فعلى سبيل المثال عندَ كتابة الرسالة إلى أحد الأقارب أو المسنين، أو أحد المعارف، يجب أن تكون الرسالة شبه رسميّة.
- البدء بالتحيّة: إنَّ الرسالة التي يتم كتابتها تعتمد على علاقة الشخصين ببعضهما أيضاً، فعند كتابة رسالة شبه رسميّة على سبيل المثال يُمكن استخدام كلمة عزيزي أو مرحباً في البداية.
- البدء بكتابة الرسالة: بعدَ كتابة التحية يجب الانتقال للسطر الثاني للبدء بالكتابة، فإذا كانت الرسالة شخصيّة يجب أن يكون البدء بالسؤال عن الأحوال.
- كتابة المعلومات المُهمة للتواصل: إنَّ الهدف الرئيسيّ لكتابة الرسالة غير الرسميّة هوَ التواصل، لذلِكَ من الجيّد كتابة الشخص معلومات عن حياته الخاصة بالتفاصيل.
- إنهاء الرسالة: إنَّ نهاية الرسائل غير الرسميّة يجب أن تنعكس على طبيعة العلاقة مع الشخص المُتلقي، فعندَ الكتابة لأحد الأشقاء أو الأصدقاء يُمكن وضع كلمة مع الحُب والمودة في النهاية.
- إرسال الرسالة: توضع الرسالة في المُغلف ويوضع عليها الطابع والعنوان وتُرسل للطرف الآخر.
المراجع
- ↑ Laura McClellan, "How to Write a Formal Letter"، www.lifehack.org, Retrieved 11-2-2019. Edited.
- ↑ Ruchika Gupta, "letter writing format-format letter, informal letter samples, topics"، www.successcds.net, Retrieved 11-2-2019. Edited.
- ↑ "How to Write a Letter", www.wikihow.com, Retrieved 11-2-2019. Edited.