التقارير
إنّ التقارير التي تكتب بشكل جيّد تمكّن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يبحث عنها بسهولة، فالتقرير الجيد هو الذي يستحقّ القراءة فالسؤال هنا كيف يكون تقريري جيداً؟ إنّ لكتابة التقارير متعة لا يدركها سوى من كان ملمّاً بمهارات كتابة التقرير، فأنت تستطيع تحويل كتابة التقرير إلى عمل احترافي في عملك، ووسيلة تستطيع من خلالها مراقبة ماذا تفعل، والسؤال هنا كيف تستطيع أن تجعل تقريرك أكثر احتمالاً أن يقرأ ؟ فيما يأتي سأزوّدكم ببعض النصائح حول كتابة تقرير أفضل.
أهمية كتابة التقارير
لكتابة التقرير أهمية في حياتنا العملية وذلك للأسباب التالية:
- يعدّ مصدراً مهماً من مصادر المعلومات.
- يمكن استخدامه كأداة مراقبة وتقييم للأعمال والمشاريع.
- يوضّح لنا كل ما هو جديد.
مقوّمات التقرير الجيد
- الاختصار والدقة.
- الوضوح.
- التسلسل في كتابة الأفكار.
- مراعاة المصداقية والإقناع في كتابة التقرير.
- يجب أن يحتوي على عناوين رئيسية وعناوين داخلية.
- أن يتحدث التقرير عن الهدف المطلوب.
أنواع التقارير
- التقارير الأكاديمية: وهي تقارير عن البحوث العلمية، وتصدر حسب حاجتنا لها.
- التقارير الوصفية: وهي التقارير التي تصف الظاهرة كما هي موجودة وفي العادة تجيبنا على اسأله متى؟ وكيف؟ ومن؟ ومثال على ذلك تقارير الرحلات.
- التقارير الإخبارية: وهي تلك التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من تلفزيون وإذاعة، ومثال على ذلك التقارير السياسية.
- التقارير الإحصائية: إنّ أهمّ ما يميّز هذه التقارير هي الأرقام، وقد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أمراض، ومثال على ذلك التقارير التي تقدّمها مراكز الإحصاء عن أعداد السكان سنوياً.
- التقارير الإدارية: إن هذه التقارير في الغالب تكون مطبوعة وبنودها واضحة وتحتاج إلى ملأ فراغات بكلمات مناسبة، ومثال على ذلك تقارير المديرين في الشركات عن الموظفين.
عناصر التقرير
إنّ طريقة كتابة التقرير تختلف من تقرير لآخر، لكن هناك عناصر أساسية يجب مراعاتها في أثناء كتابة التقرير ومن هذه العناصر:
- الغلاف: يستخدم الغلاف لحماية التقرير من التلف أو الاتساخ، فقد يستخدم غلاف بلاستيكي لتقارير مشاريع العمل الكبيرة جداً لكي يحفظها لمدة أطول، وفي حالة استخدام غلاف فلا بد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الأساسية دون الحاجة لفتح التقرير.
- صفحة العنوان: وتشتمل على العنوان والجهة المقدم إليها واسم المعد للتقرير وتاريخ إصدار التقرير.
- الملخص: هو ملخّص لما يحتويه التقرير، فهو يعتبر وسيلة مساعدة لقارئ التقرير لأنّها توفر وقتاً كثيراً، في حالة عدم وجود ملخص فإننا نضطر لقراءة التقرير بأكمله.
- جدول المحتويات: هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول لأقسام معينة بشكل مباشر، وفي العادة لا يستخدم جدول المحتويات في التقارير القصير لأنّه يكون التصفح في التقرير سهلاً.
- قائمة الأشكال: عندما يكون التقرير يحتوي على عدد كبير من الأشكال التوضيحية فيكون من الضروري وضع قائمة خاصة بالأشكال.
- قائمة الجداول: إن هذه القائمة توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول.
- المقدمة: يجب أن توضح ثلاثة أشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير أو من الدراسة، وحدود الدراسة أو التقرير.
- قلب التقرير: يعد أكبر عناصر التقرير وهو يتكوّن من عدة أجزاء وأقسام.
- المرفقات: وهي ما يتمّ إرفاقها بالتقرير، تعتبر معلومات غير أساسيه.