تعريف التقرير
يُعرف التقرير على أنّه وثيقةٌ موجزةٌ، وقصيرةٌ، ودقيقة المحتوى ترتكز في موضوعها على الحقائق والواقع، وتُكتب هذه الوثيقة حول موضوع مُعيّن، وتُقدّم لأشخاص مُحدّدين، كما يُشترط في كتابتها الوضوح والتنظيم في طرح الموضوع الذي عادةً ما يتحدّث عن مشكلةٍ أو موقف مُعيّن، حيث يتمّ من خلالها تحليل هذا الموقف أو المشكلة، وإيجاد حلول وتوصيات مُستقبليّة للعمل عليها.[1]
كيفية كتابة تقرير
يُكتب التقرير بناءً على عدّة خطوات مرّتبة، وهي كالآتي:[2]
- دراسة موضوع التقرير: تُعدّ دراسة وفهم موضوع التقرير أو المشكلة المُراد طرحها الخطوة الأولى في كتابة التقرير، حيث يجب فهم الغرض من التقرير، وأهميّة موضوعه، ومُتطلّباته، والسبب في كتابته.
- جمع المعلومات حول موضوع التقرير: يبدأ مُعدّ التقرير البحث عن كافّة المعلومات ذات الصلة بموضوع التقرير، وذلك بعد اختيار الموضوع وفهمه جيداً، حيث يُمكن الحصول على معلومات التقرير من مصادر عديدة.
- تنظيم الأفكار: يجب غربلة المعلومات بعد جمعها، وذلك بناءً على أهميّتها في التقرير، كما يجب ربط هذه المعلومات ببعضها البعض، وترتيبها وِفق تسلسل صحيح.
- تحليل المعلومات: يجب ربط المعلومات بعد جمعها وتقديمها بالمشكلة المطروحة، مع التأكدّ من عدم وجود تعارض في المعلومات مع بعضها البعض، وخلوّها من أيّ عيوب، ثمّ تلخيص الاستنتاجات المُستخلصة من هذه المعلومات، كما يُمكن تدوين الملاحظات والاستنتاجات التي يتمّ التوصّل إليها من المعلومات قبل البدء بكتابة المسودّة.
- كتابة مسودة التقرير: يُمكن كتابة مسودّة التقرير بعد تنظيم المعلومات وترتيبها إلى أقسام وعناوين مناسبة بشكلٍ واضح ودقيق، ويُمكن وضع المحتويات، والملخّص في نهاية مسودّة التقرير بعد كتابة المحتوى.
- كتابة التقرير: يجب مراجعة وإعادة صياغة مسودّة التقرير بعد كتابتها، كما يجب ترتيب أقسامها وعناوينها بشكلٍ نهائي، حيث تُساعد إعادة معالجة نصّ التقرير على تسهيل ترتيب الأقسام والفقرات، ويجب قراءة التقرير من منظور القارئ للتأكدّ من وجود كافّة النقاط في التقرير بشكلٍ واضحٍ، ومنطقيّ، وموجز، كما يجب أن تكون مدعومة بأدّلة لها صلة بالموضوع.
أنواع التقارير
يوجد العديد من أنواع التقارير، ومنها ما يأتي:[3]
- تقارير توقيتيّة: وهي التقارير الأوّلية، والتقارير المرحليّة أثناء العمل، والتقارير الختاميّة.
- تقارير من حيث الجهة المرفوع لها التقرير: وتُصنّف إلى تقارير داخليّة، وتقارير خارجيّة.
- تقارير من حيث تكرارها: وتُصنّف إلى تقارير دوريّة، وغير دوريّة.
- تقارير تعتمد على المحتوى: وتُصنّف إلى تقارير مراقبة، وتقارير ماليّة، وتقارير عن الأنشطة.
- تقارير تعتمد على المدّة الزمنيّة: وتُصنّف إلى تقارير يوميّة، وتقارير أسبوعيّة، وتقارير شهريّة، وتقارير رُبعيّة، وتقارير نصفيّة، وتقارير سنويّة.
المراجع
- ↑ "How to Write a Report ", www.skillsyouneed.com, Retrieved 30-4-2019. Edited.
- ↑ "Writing reports", www2.le.ac.uk, Retrieved 30-4-2019. Edited.
- ↑ مركز تطوير المؤسسات األهلية الفلسطينية، "دليل كتابة التقارير"، www.masader.ps، اطّلع عليه بتاريخ 7-4-2019. صفحة 13، بتصرّف.