كيف تكتب تقرير إدارياً

التقرير الإداري

قد يختلف تصميم التقرير الإداري من شركة لأخرى، ولكن من المفترض أن تحوي جميعها بعض العناصر الأساسية التي تجعل التقرير مفهوماً، ومفيداً، وأكثر فعالية، ويمكنم الاستغناء عن جزء منها في التقارير الإدارية القصيرة بشرط عدم الإخلال بالمضمون، كما تلزم بعض الشركات موظفيها بمتطلبات محددة في تصميم التقرير الإداري، والتي قد تتشابه وتختلف في بعض الجزئيات مع ما سنذكره في مقالنا هذا، وفي هذه الحالة يجب على كاتب التقرير الالتزام بتعليمات الشركة، والتفكير قبل البدء بكتابة التقرير بهدفه، وأهميته، ومن هي الجهة التي سيوجه لها التقرير.

عناصر التقرير الإداري

الغلاف

يستعمل الغلاف في بعض تقارير العمل الضخمة، والتي يلزم الاحتفاظ بها، وأرشفتها؛ مثل: الخطة السنوية، أو تقرير الأعمال السنوية، وقد يُستخدم غلاف بلاستيكي، أو غلاف سميك، أما في حالة تقارير العمل الإدارية الاعتيادية، وتقارير الزيارات اليومية، فلن تكون هناك حاجة للغلاف، وكذلك الأمر بالنسبة للتقارير الإلكترونية، ويشترط في الغلاف البلاستيكي الشفاف أن يظهر عنوان التقرير، واسم الجهة المعدة للتقرير، وتاريخ إعداده، وفي حالة الغلاف السميك فتكتب البيانات السابق ذكرها على الغلاف الخارجي.

صفحة العنوان

صفحة العنوان هي الصفحة الأولى من صفحات التقرير الإداري الكبير جداً، والتي تمكننا من معرفة معلومات رئيسية عن فحوى التقرير، إذ تحتوي صفحة العنوان على عنوان التقرير، واسم مُعد التقرير، ووظيفته، واسم الشركة التي صدر منها التقرير، وتاريخ إصدار التقرير، وفي حالة تقارير العمل القصيرة فلا حاجة لصفحة العنوان، وتوضع البيانات أعلى الصفحة الأولى وحسب.

الملخص

الملخص هو زبدة وخلاصة ما يحتويه التقرير الإداري، إذ يتضمن العناصر الأساسية في التقرير، مع شرح بسيط عن أهم ما اشتملت عليه، وتكمن أهميته في إعلام القارئ بالحاجة لقراءة التقرير أم لا، ويعطيه فكرة عن المعلومات الأساسية التي يتضمنها التقرير، كما يضمن اطلاع المدير على فحواه، ويفضل ألا يزيد حجم المخلص عن نصف صفحة، أو صفحة واحدة كحد أعلى، كما يحبذ البعض وضعه في نهاية التقرير، ولكن الأسلوب الأفضل هو وضعه بعد صفحة العنوان، حتى يتمكن المدير المشغول من رؤيته، وبالتالي قراءته على الفور، كما ينصح بوضع تنويه إلى أن الملخص لا يحتوي على المعلومات الشاملة، وأنه يجب الاطلاع على كافة محتويات التقرير، وللملخص نوعان: أحدهما معلوماتي تحدثنا عنه، والآخر وصفي يعطي لمحة سريعة عن مضمون التقرير دون أن يلخص المعلومات، وبلا توضيح للنتائج.

جدول المحتويات

جدول المحتويات هو جدول يظهر من خلاله رقم الصفحة التي يبدأ بها كل فصل من فصول التقرير، حتى تسهل عملية الوصول إلى الفصل المطلوب مباشرة، كما يوضح الجدول عناوين الفصول أو الأقسام الرئيسية والفرعية في التقرير، ولا يستخدم في التقارير القصيرة، لأن تصفحها أمر سهل للغاية.

قائمة الأشكال التوضيحية

يفضل وضع قائمة الأشكال التوضيحية في حالة وجود العديد من الأشكال التوضيحية، إذ توضح رقم الصفحة التي يوجد فيها كل شكل.

قائمة الجداول

قائمة الجداول هي قائمة مشابهة لقائمة الأشكال، ولكنها تحتوي على رقم الصفحة التي يوجد فيها كل جدول، وقد يجمع البعض بينهما تحت عنوان قائمة الأشكال والجداول.

قائمة المصطلحات

قائمة المصطلحات هي القائمة التي تحتوي على الكثير من الرموز، مثل (م) للتعبير عن المسافة، و (ز) للتعبير عن الزمن.

المقدمة

لا بد أن تحتوي المقدمة على ثلاثة أمور مهمة، وهي: موضوع التقرير، والهدف من إعداده، وحدوده، كما يمكن أن تتضمن شرحاً مبسطاً لفصول التقرير دون إطالة، وبناء على حجم التقرير، فقد يقدر حجمها بـ3% من حجم التقرير.

قلب التقرير

قلب التقرير هو الجزء الرئيسي في التقرير، وهو مصطلح يطلق على الفصول الوسطى في التقرير، والذي قد يتكون من عدة أقسام وفصول، إذ يوضح الموضوع بالتفصيل، ويقدم معلومات كاملة حول المشكلة، ويشرح الخطوات التي اتُّبعت لحل هذه المشكلة، كما يتضمن تحليل المشكلة، والنتائج المترتبة، ويفضل أن يحتوي هذا الجزء على رسوم بيانية، وجداول توضيحية لتيسير عملية القراءة والفهم على القارئ.

الخاتمة

لا تتضمن الخاتمة أي معلومات جديدة، بل تقدم عرضاً سريعاً للفصول التي تضمنها التقرير.

الاستنتاجات أو التوصيات

الاستنتاجات هي المعلومات التي استفدناها، واستدللنا عليها من معلومات التقرير، فمثلاً قد توضح التقارير الإدارية تحسن الأداء في مسألة ما، أما التوصيات فهي الاقتراحات التي توصى الإدارة باتخاذ قرار بشأنها، وتكتب على شكل نقاط مختصرة، وواقعية، وبناءً على ما جاء في التقرير من معلومات، ففي حالة كتابة التقرير الذي يقدم حلولاً لمشكلة ما، لا بد أن ينتهي بتوصية بتطبيق أحد الحلول المقترحة.