المراسلات الإدارية
تعدّ كتابة الخطابات الرسمية، والمراسلات والتقارير الإداريّة إحدى المهارات التي يتوجب أن يتقنها الموظفون في المؤسّسات الحكوميّة العامة، والعاملون كذلك في القطاع الخاص، وذلك لما يتطلبه العمل الإدرايّ من تنظيمٍ وتنسيقٍ دائمٍ في المهام التي تُسند إليه، ولمواكبة التطورات الكبيرة التي يشهدها قطاع الإدارة في عصرنا الحالي. ولقد أصبح إتقان كتابة الكتب الرسمية، والإدارية معياراً هاماً للحكم على مدى كفاءة العاملين في القطاعات الوظيفية المختلفة، وحتى الباحثين عن العمل؛ لأنّها تحدّد مدى تشبعهم المهنيّ لوظيفةالإداري، وتحدّد إدراكهم التام لأهمية هذه المخاطبات في تسيير أمور العمل، ونجاحه.
تقسم المراسلات الإدارية إلى عدّة أنواعٍ تبعاً لموضوعها، والغاية منها، والجهة الرسمية، أو الإدراية المرسلة إليها، وهي تحتاج لضوابط وقواعد عامة يتوجب على الإدراي التقيد بها، واتباعها ليقدم طلباً إدارياً حسب الأصول، والقواعد. ويكون التراسل الإداري بين المؤسّسات والموظفين العاملين فيها، وبين الموظفين والإدارات، أو المؤسّسات التي يتمّ التعامل معها، وفي هذا المقال سنذكر كيفية عمل صيغة طلب إداري.
القواعد العامّة لكتابة طلب إداري
- أن نراعي السلم أو التسلسل الإداريّ: أي أن نبدأ بتوجيه الخطاب أولاً للسلطة الأولى إدارياً في المؤسّسة، مع اشتراط مرورها عبر الإدارات والمؤسّسات الوسيطة معها، ثمّ نراسل القسم، أو الجهة المعنية بالخطاب، كأن نذكر لقب السيد الوزير أو الإدارات الوسيطة تنازلياً، بينما نكتب الجهات التي ستمر عليها الرسالة، أو الأقسام الفرعية تصاعدياً.
- أن نكتب الاسم المعنوي: أي أن نوجه الطلب الإداريّ إلى المسؤول المعنيّ بصفته الإدارية، والرسمية، دون الحاجة إلى كتابة اسمه الشخصيّ، كأن نقول: السيد مدير شؤون الموظفين مثلاً، دون ذكر أسمه، أو لقبه؛ لأنّ ذلك ينزع الصفة الرسمية في هذه المخاطبات.
- أن نفتتح الخطاب بالحمد، والبسملة: وذلك انسجاماً مع المبادئ الإسلاميّة في المعاملات بشكلٍ عام، مع مراعاة كتابتها في أعلى وسط الصفحة
- أن يكون الخط واضحاً، ومفهوماً، وصحيحاً من ناحية الصياغة، والإملاء، وبناء الجمل.
- كتابة الرأس (الترويسة): أن نكتب رأس الطلب الرسميّ في أعلى الصفحة من جهة اليمين سواءً كانت الجهة المرسل إليها، إداريةً، أو شخصيةً، فإن كانت الجهة المرسلة إدارية، فإننا نكتب الرأس على النحو الآتي:
- أما إن كانت الجهة المرسلة موظفاً، أو عاملاً في جهةٍ عامةٍ فأنّنا نكتب في الرأس: الاسم الأول، والأخير، ورقم التسلسل الوظيفيّ، والدرجة، والتخصّص، والمديريّة التي يتبع إليها، والبلدة.
- أن نكتب التاريخ بصيغتيه الهجريّ، والميلاديّ.
- أن نحدّد مكان، وتاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الرئيسيّة من جهة اليسار.
- أن نحدّد المرسل إليه مع ذكر جميع الإدارات أو الأقسام التي ستمرّ عليها الرسالة، ومثال ذلك:
- أن نكتب الموضوع المتعلق بطلب الإدارات بدقة، ونراعي فيه التركيز، والوضوح، بحيث نوصل الفكرة العامة من الطلب بصياغةٍ متقنةٍ، وعباراتٍ مختصرةٍ، وهذا يؤكد أن لا يشتمل الطلب الإدرايّ على أكثر من طلبٍ واحدٍ فقط في كلّ مرّةٍ.
- أن نقيّد كافة المراجع، والمستندات، والوثائق التي نستند إليها عند تقديم الطلب، وتدوينها تحت بند (مراجع الموضوع) في أسفل الصفحة مباشرةً.
- أن نقدّم تحيةً بأسلوبٍ مهذبٍ، ورسميّ بعد الانتهاء من كتابة الرأس، والموضوع.
- أن نبين شخصية الرسالة إن كانت ذات طابع شخصيّ فرديّ، فلا يجوز كتابة طلب إداري بصفةٍ جماعيةٍ.
- أن نلتزم بحجم الأوراق المقدمة في المعاملات الرسمية والمحدّدة باللون الأبيض بحجم (21×27 سم) أو (21×29,7سم).
- أن نراعي قواعد الصياغة السليمة من حيث:
- نختتم الرسالة بكلمة (والسلام) دون اللجوء لكتابة عبارات الشكر، أو المجاملات العادية.
- أن نحرص على توقيع جميع النسخ من قبلنا نحن مقدمي الطلب بكتابة الاسم، والكنية، ومن قبل الجهة التي سنرفع من خلالها الطلب للجهات الإدارية الأخرى.
- إرفاق كافة الوثائق، أو المستندات التي يمكن أن تخدم قبول الطلب الإداري، ووضعها في خانة مرفقات في أسفل الصفحة.
- الوضوح، والبساطة.
- الشفافية في الطرح.
- مراعاة الأسلوب الإداريّ.
- أن ننسخ من الطلب الإداري ثلاث نسخٍ نوزعها كالآتي:
- نسخة تبقى بحوزتنا تحمل رقم الإرسال وتاريخه.
- نسخة يحتفظ بها الرئيس المباشر.
- نرسل الأصل مع نسخةٍ إلى الجهة المعنية.