كيف يتم كتابة البريد الإلكتروني

أنواع الرسائل الإلكترونية

هناك نوعان رئيسيّان من الرسائل بشكلٍ عام يختلف كلّ منها من حيث الجهة التي تُرسَل إليها الرسالة، وهذان النوعان، هما: الرسائل الرسميّة (بالإنجليزيّة: Formal letters)، وغير الرسميّة (بالإنجليزيّة: Informal letters)، فالأخيرة يتمّ استخدامها عند التواصل مع الأصدقاء والأقارب، ولا تراعى القواعد اللغوية الإملائية عند كتابة هذه الرسائل، أمّا الرسائل الرسمية فعادة ما تتمّ كتابتها إلى أستاذ جامعيّ، أو مدير، أو زميل في العمل، لذا تراعى مسألة القواعد، والترقيم، والإملاء.[1]

خطوات كتابة رسالة على البريد الإلكتروني

تعدّ إجادة كتابة رسالة رسمية أمراً مهمّاً خصوصاً في مجال العمل، وتبدأ كتابة الرسالة بجملة تحية، ثمّ بفقرة تقدِّم للقارئ الهدف الرئيسيّ من الرسالة، ويُفضَّل تعريف الكاتب عن نفسه في هذه الفقرة، بالإضافة إلى توجيه شكر للقارئ، وتعتمد طريقة كتابة هذه الجملة على بعض الأمور، كمعرفة الكاتب لاسم القارئ أم عدم معرفته، بالإضافة لمنصب القارئ، أمّا الفقرة التالية لفقرة المقدّمة فتحتوي على المعلومات الرئيسيّة المرغوب تضمينها في الرسالة، وهي بمثابة تكملة للتعريف الذي تمّت كتابته في فقرة البداية، تلي الفقرة الرئيسيّة فقرة الخاتمة، وفيها يتم تلخيص الهدف من إرسال الرسالة بالإضافة لدعوة القارئ لتنفيذ عمل معيَّن، وبعد ذلك يتم إنهاء الرسالة بتوقيع الكاتب.[2]

إرشادات لكتابة رسالة على البريد الإلكتروني

هناك العديد من الإرشادات لكتابة رسالة إلكترونية، منها:[3]

• خانة الموضوع: يجب أن تنقل خانة الموضوع الهدف الخاص بالرسالة، وقد يتم استخدام كلمات بسيطة سلسة، مثل: رسالة شكر، أو طلب للتوصية.
• التحية: يجب على المرسل أن يذكر التحية في الرسالة حتى لو كان ذلك بشكل مختصر، مع ضرورة ذكر اسم الشخص المستقبل للرسالة.
• الطول: الأشخاص يميلون إلى تصفّح الرسالة بشكل سريع، لذا يجب أن يكون البريد الإلكترونيّ موجزاً قدر الإمكان، ويشمل جميع المعلومات الأساسية فقط.
• نمط الخط: ينبغي تجنب الخطوط المزخرفة أو الملوّنة في كتابة الرسالة، لأنّها تبعد المتلقّي عن قراءتها، كما يجب تجنب الإفراط في وضوح الكلمة، لأنّها تشوش فكرة محتوى الرسالة، بالإضافة إلى البعد عن كتابة الأحرف الكبيرة لكي لا تحتوي الرسالة على المبالغة.
• الرموز: في البريد الإلكتروني المهنيّ لا يتم وضع الرموز، حيث تستخدم فقط في المراسلات الشخصيّة.
• التدقيق الإملائي والنحوي: لكي تؤخَذ الرسالة على محمل الجدّ يجب أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية، لذلك يجب على المرسل أن يدقّق الرسالة بعناية قبل إرسالها.
• الخاتمة: تختم الرسالة بتوقيع المرسل، مع إضافة الاسم، والعنوان، ومعلومات الاتصال، ممّا يجعل المراسلات أكثر مهنية.

المراجع

1. ↑ "Writing a Formal Email", www.menlo.edu, Retrieved 15-2-2018. Edited.
2. ↑ Kenneth Beare (14-1-2018), "Formal Letter Structure"، www.thoughtco.com, Retrieved 15-2-2018. Edited.
3. ↑ Alison Doyle (8-1-2018), "How to Write and Send Professional Email Messages"، www.thebalance.com, Retrieved 15-2-2018. Edited.