طريقة كتابة إيميل

تحديد موضوع الإيميل

يجب على المرسل كتابة عنوان للبريد الإلكتروني؛ حتى يفتحه المستقبل؛ حيث يخشى الكثير من المستخدمين من احتواء الإيميل على الفيروسات الإلكترونية إذا كان الإيميل دون عنوان، ويجب أن يكون عنوان الإيميل قصيراً، وواضحاً ويجب على المرسل أن يتجنب العناوين الشائعة التي لا تتعلق بمحتوى الإيميل مثل كتابة "أخبار جيدة" أو "مرحباً" بل ينبغي أن يكون العنوان مختصراً ومحدداً مثل: "طلب معدات مخبرية".[1]

التحية الافتتاحية

تُعد التحية الافتتاحية من أهم خطّوات كتابة الإيميل، وذلك لاعتبارها العبارة الأولى فيه، وتعتمد كتابة التحية الافتتاحية على طبيعة العلاقة بين مرسل الإيميل والمستقبل له، ويمكن أن يستخدم مرسل الإيميل اسم العائلة الخاصة بمستلم الإيميل بدلاً من اسمه الأول، مثل: تحياتي وذكر الاسم الأول للمستلم، أو اسم العائلة مباشرة دون ذكر الاسم الأول، أما إن كان الإيميل مرسلاً لشركة ما وليس إلى شخص محدد، فيمكن حينها استخدام عبارة "إلى من يهمه الأمر".[2]

خانة إلى

يفضل التأكد من نص الإيميل المرسل، والتأكد من إرفاق جميع المرفقات اللازمة قبل كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمُرسِل إليه في خانة "إلى" وذلك لمنع إرسال رسالة البريد الإلكتروني قبل أوانها؛ حيث يمكن للمرسل النقر على زر الإرسال عن طريق الخطأ في بعض الأحيان قبل الانتهاء من كتابة الرسالة المطلوبة بشكل كامل.[2]

محتوى الإيميل

يجب أن يتكون محتوى الإيميل من أربع فقرات كحد أقصى، وأن تنتهي كل فقرة بنقطة، ومن المهم أيضًا كتابة أسئلة في الإيميل من أجل مطالبة المرسل إليه بالرد عليه، وذلك للتأكد من وصول الرسالة واستلامها من قِبَل المُرسل إليه، و يجب في نهاية الفقرة الأخيرة تقديم دعوة إلى العمل أو عبارة شكر للمرسل إليه، وذلك بناءً على موضوع ومحتوى الإيميل.[3]

المرفقات

يجب التأكد من الإشارة إلى أي مرفق يتم تحميله في الإيميل قبل إرساله، كما يجب التأكد من إرفاق هذه المرفقات، وعدم استخدامها إلا عند الحاجة إلى إرفاق ملفات معقدة متعلقة بمحتوى الإيميل؛ لأن المرفقات يمكنها نقل الفيروسات، ويجب الحرص على أن يصف عنوان الملف المرفق محتوى المرفقات، وأن لا يكون عاماً.[1]

خاتمة الإيميل

يجب أن تكون طريقة إنهاء الإيميل باستخدام عبارات مهذبة خاصةً في نهاية الرسائل الرسمية، وذلك من خلال استخدام عبارات مثل: تفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو مع أطيب التحيات، أو مع أطيب التمنيات،[1] ومن الممكن أن تتشابه التحية الختامية للإيميل مع التحية الختامية التي يتم إرسالها من خلال الرسائل، ومن العبارات الختامية ما يلي:[3]

• شكراً.
• تحياتي الحارة.
• المخلص لكم.

يتبع العبارة الختامية عادةً الاسم الكامل للمُرسِل، بالإضافة إلى المسمى الوظيفي له إن وُجِد، وهاتف المُرسِل تحتهما.[3]

المراجع

1. ^ أ ب ت "How to write E-mail", elc.polyu.edu.hk,17-10-2014، Retrieved 19-8-2018. Edited.
2. ^ أ ب "How to Write Professional Emails", www.gvsu.edu, Retrieved 19-8-2018. Edited.
3. ^ أ ب ت "Writing a Formal Email", www.menlo.edu, Pg2 ,Retrieved 19-8-2018. Edited.