الخطابات
يتعرّض الجميع في وقتٍ ما إلى ضرورة توجيه خطاب إلى إحدى الجهات الرسميّة من أجل إجراء تعاملات أو شكاوى أو الحصول على موافقة لطلب ما من الجهة التي يتبعها الفرد، وفي تلك الحالة يكتشف الشخص المطلوب منه كتابة الخطاب أنّ عليه أن يفعل ذلك بصيغةٍ معيّنة متعارف عليها داخل المؤسّسات الحكومية.
قد يجد كاتب الخطاب أشخاص متخصّصون في كتابة المراسلات الرسمية؛ كالمحامين وكتاب العدل الّذين يعملون بشكل خاص، وقد لا يجد من يساعده فيضطر إلى ارتجال صيغةٍ ما لخطابه؛ لذا فمن الهام التعرّف إلى صيغة كتابة الخطاب الرسمي بشكلٍ عام من أجل عدم الوقوع في خلط أو التأخير في المعاملات الّتي يجب أن تتمّ على وجه السرعة.
طريقة كتابة خطاب رسمي
من الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي ما يأتي: (1)
- يجب العلم أنّ الخطابات الرسمية عدة أنواع؛ فمنها الخطابات الموجّهة من جهة رسمية إلى جهة رسميّة أخرى، والخطابات الموجّهة من فرد إلى جهة رسمية؛ حيث يكون الفرد أحد العاملين في تلك الجهة أو المستفيدين من خدماتها، والموجّهة من جهة رسمية إلى أفراد. وهناك بعض الاختلافات في الصيغة وإن لم تكن كبيرة، لكن سنقوم بتوضيحها.
- شكل الخطاب في كلّ الأنواع السابق ذكرها يجب أن يتكوّن من التالي فقط لا غير:
- صيغة كتابة الخطاب تكون كالتالي: البداية بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛) وفي السطر أسفلها يكتب اسم الشخص الموجّه إليه الخطاب. أو تبدأ بصفة الشخص الموجّه إليه الخطاب، ثمّ التحية ( السيد/ ...)، وفي السطر أسفلها تكتب (تحيّة طيبة وبعد). وبعدها يبدأ الخطاب.
- متن الخطاب يراعى فيه أن يكون دقيقاً في وصف الطلب أو سبب إرسال الخطاب، ومقتضباً قدر الإمكان، وأن يتمّ تقسيمه إلى نقاط إن كان يحتوي على شروط عقود، أو يحتوي على تفنيد لبعض الأمور التي يكون من المطلوب إيضاحها.
- في النهاية يتمّ ختم الخطاب بجملة تحيّة (ولكم جزيل الشكر)، وفي السطر أسفلها يكتب من اليمين (مرسله لسيادتكم...)، ويراعى في الأسفل وضع التوقيعات والأختام المطلوبة من أجل إضفاء صفة الرسميّة على الخطاب إن كانت مطلوبة.
- ورق أبيض أو أصفر سادة، أو ورق يحتوي على شعار الجهة الراسلة إن كانت إحدى الجهات الرسميّة، ويمنع تماماً الرسم أو وضع أشكال في الخطاب.
- يفضل أن تكون الكتابة ببرنامج Word، وأن يكون نوع الخط Arial، وحجمه 16. وفي حالة كتابة الخطاب باليد تكون الكتابة بالقلم الأزرق من أجل تمييز الأصل عن الصور بعد ذلك.
- تتراوح المسافات بين الأسطر من سطر واحد ونصف سطر.
- يجب أن تكون الكتابة في منتصف الورقة مع عدم وضع براويز.
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
للرسالة أهمية كبيرة في الحياة الجتماعية والوظيفية، وهي وسيلة مهمة من وسائل الاتصال، وتكمن أهميّتها فيما يأتي: (2)
- تُعتبر وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر في المؤسسات الحكومية وغير الحكومية، وعلى مستوى الفرد والمؤسسة أيضاً.
- تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة المختلفة.
- تُصنّف على أنّها وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
- هي وسيلة من وسائل الإعلان عن امر او آخر، وبخاصة في الرسائل التجارية.
أنواع الخطابات الإدارية الرسمية
تُقسم الرسائل الإدارية الرسميّة إلى نوعين أساسيين، هما: (3)
- الخطابات التجارية: وتستخدم في لأغراض تجارية، وأهم ما يميز ه1ا النوع من الرسائل هو الناحية الدعائية للمؤسسة أو الشركة، وتحتوي الرسالة في أعالها على ما يُسمى بالترويسة، وهي التي يُسجّل فيها كلّ المعلومات الخاصّة بالشركة أو المؤسسة كاملة، من الاسم، ومكانها، ونوع التجارة، ورقم السجل التجاري، وصندوق البريد، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، والشعار الخاص بالمؤسسة.
- الخطابات الرسمية: وهي تلك الرسالة التي تتعلق بالجوانب الوظيفية، ويدخل فيها المعروض، والاستدعاءات، والتعاميم العامة، والقرارات الإدارية، وغيرها.
أمور تجب مراعاتها في الخطابات الرسمية
يجب الانتباه عند كتابة الخطابات الرسمية إلى بعض الأمور، منها: (1)
- الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
- الصدق في المعلومات الواردة.
- الموضوعية، والابتعاد عن الألفاظ الأدبية، والصور والمحسنات البديعية الشعرية.
- الإيجاز غير المخل في المعنى، وهي أهم صفة في الكتابة الوظيفية.
- الأسلوب التقريري المُقنع، بعيداً عن العاطفة الشخصية.
- عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.
- مراعاة حسن تقسيم الأفكار وتسلسلها، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الانتهاء من الفكرة الأولى، وهكذا.
- عند الرد على رسالة تحتوي على أكثر من فكرة، يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي.
المراجع
(1) بتصرّف عن مقالة كيفية كتابة الخطاب، ar.wikihow.com
(2) بتصرّف عن مقالة قواعد كتابة المراسلات الدبلوماسية، السفير المصري نبيل حبشي، ahram.org.eg
(3) بتصرّف عن مقالة الرسالة الإدارية، faculty.kfupm.edu.sa