طريقة كتابة رسالة رسمية

مقدمة الرسالة الرسمية

ينبغي أن تكون الكتابة في الرسائل الرسمية بأسلوب بسيط جداً وواضح، مع الحرص على عدم جعل الرسالة أطول من اللازم، أو استخدام لغة غير رسمية، كما يشار إلى ضرورة احتواء الرسالة الرسمية على العناوين الآتية، وهي: عنوان المرسل وهو كاتب الرسالة، ويُكتب في الجزء العلوي الأيمن من الرسالة، وعنوان المرسل إليه على يسار أسفل عنوان المرسل مباشرة، ثم يُترك مقدار سطر بعد العنوان ويُكتب التاريخ، والشهر على أن يكون بالكلمات، وبعد ذلك التحية والسلام وهي عبارة عن كلمة سيدي أو سيدتي، ومن ثمّ يُذكر اسم الشخص المرسل إليه.[1]

نص الرسالة الرسمية

يفضّل بداية معرفة اسم وعنوان الشخص المسؤول الذي ستُكتب الرسالة له، ويشار إلى أنّ استخدام عنوان المكتب واسم المسؤول بالكامل يدلّ على المزيد من الاحترام، ومن ثمّ يتمّ البدء بالموضوع مباشرةً ومن غير أيّ مقدمات، وهو سبب كتابة الرسالة، يلي ذلك بعض التفاصيل عن الموضوع، وشرح موقف كاتب الرسالة حول هذا الموضوع؛ ومثال على ذلك أن يُذكر التأثير العام الذي قد يسببه اتخاذ قرار ما، وتقديم وصف بالتفصيل كيف أن هذا القرار قد يؤدي إلى حدوث التأثير المتوقع، وكلّ ذلك بلغة سليمة واضحة، مع الانتباه إلى أنّ طول نص الرسالة يختلف حسب موضوعها والهدف منها، ولكن عادة ما يكون من ثلاث إلى خمس فقرات، مع ضرورة ترك فراغ مع بداية كلّ فقرة.[2][3]

إنهاء الرسالة الرسمية

يمكن إنهاء الرسالة عن طريق إدراج عبارة شكر مثل (مع خالص تقديري) أو (مع فائق الاحترام) أو (تفضلوا بقبول فائق الاحترام)، ثمّ ترك ثلاثة إلى أربعة أسطر، ثم كتابة اسم الكاتب الرسميّ كما يظهر في السيرة الذاتية له، وفوق الاسم الكامل يُكتب التوقيع بقلم الحبر الأزرق أو الأسود مع إمكانية كتابة اللقب أيضاً.[1][3]

المراجع

1. ^ أ ب "Formal Letter Writing How to Write Formal Letters", www.usingenglish.com, Retrieved 29-7-2018. Edited.
2. ↑ "Section 1. Writing Letters to Elected Officials", ctb.ku.edu, Retrieved 29-7-2018. Edited.
3. ^ أ ب "WRITING PROFESSIONAL LETTERS", www.uwgb.edu, Retrieved 29-7-2018. Edited. Page:1