كيفية كتابة رسالة رسمية باللغة العربية

الرسائل

استُخدمت الرّسائل عبر العصور المُختلفة منذ الفترة التي لحقت اختراع الكتابة وانتشارها، وكانت للرسائل عديدٌ من الأغراض التي لا تزال مُستخدمةً إلى يومنا هذا، لذلك تُعرف كتابة الرسائل بأنّها إحدى القوالب القديمة الحديثة، ونظراً لأهمية الرسائل في تسيير أمور الأشخاص والشركات والدول فقد اتّخذت أشكالاً شبه ثابتة خاصّةً في الناحيّة الرسميّة.

انتقلت الرسائل من الكتابة الورقيّة إلى الكتابة الإلكترونيّة بذات الصيغة تقريباً، مع الاختلاف في سرعة الإرسال والاستقبال، وعلى المستويات الفرديّة. هناك عديد من الأشخاص يواجهون موقفاً يُفرض عليهم فيه كتابة رسالةٍ بصيغةٍ رسميّة، وذلك عند التعامل مع الجهات الحكوميّة والرسميّة كالوزارات والجامعات، وحتى الشركات الكبرى، وتكون صيغة الرسالة واحدةً تقريباً مع اختلاف الأغراض.

كيفية كتابة رسالة رسميّة باللغة العربية

القواعد العامة

الغرض من الرسائل الرسميّة عادةً يكون تقديم الطلبات أو الشكاوى إلى الجهات المختصّة، أو رسائل الأعمال التجاريّة المختلفة، ومهما كان موضوعها فإنّها تكون عادةً مُرسلةً إلى شخص ذي حيثيّة عمليّة؛ بحيث لا مجال للصداقة أو الإسهاب في الحديث معه بصورةٍ وديّة أكثر من اللازم، لذا يجب أن يلتزم المرسل بالإيجاز، والدقة، والوضوح في اختيار الكلمات والاعتناء بالألفاظ الصحيحة التي تؤدّي الغرض دون محسّناتٍ بديعيّة أو تشبيهاتٍ بيانيّة، كما يجب الحرص على الكتابة بموضوعيّة دون إظهار مشاعر خارج الإطار الرسميّ، إلى جانب الاعتناء باللغة من حيث الشكل، والمضمون، والتنسيق.

قالب الرسالة الرسمية

• تبدأ الرسالة بما يُعرف بالترويسة، وهي كتابة اسم المرسل، ورقم هاتفه في المربّع الأيمن أعلى الصفحة، وتحته العنوان والرمز البريدي، وذلك لأنّ تلك المُكاتبات عادةً ما تتمّ قراءتها من قبل المسؤول بعد التخلّص من الظرف.
• يُكتب تاريخ الإرسال تحت الترويسة بسطر، وتحته اسم أو صفة الشخص الذي يُفترض أن يستلم الرّسالة مع عنوانه ورقمه البريدي؛ بحيث يكتب اللّقب ويليه الاسم في حالة معرفته، وفي حالة جهل المرسل باسم المُستلم يكتب اللقب والصفة، مثل: السيد/ مدير العلاقات العامة.
• تُكتب التحيّة بعد ترك مسافةٍ، وتحتها بسطرٍ يبدأ المرسل في كتابة متن الرسالة التي تكون عادةً مكوّنةً من ثلاث فقراتٍ مُوجَزة، تُخصَّص الفقرة الأولى لذِكر الغرض من إرسال الرسالة بصورةٍ مباشرةٍ وواضحةٍ، والفقرة الثانيّة تكون عبارةً عن تفنيدٍ لذلك الغرض مع إبراز الوقائع أو الحجج في حالة الحاجة إلى كتابتها، والفقرة الثالثة والأخيرة تكون عبارةً عن الطّلب النهائيّ من الرسالة والذي يكون متّصلاً بالغرض الذي كُتِب في الفقرة الأولى، ويُراعى أن يتمّ الفصل بين الفقرات الثلاثة بسطرٍ فارغٍ بين كلّ منها.
• تُنهى الرّسالة بتحيّةٍ مُذيّلة بتوقيع المُرسِل، ويمكن وضع ملاحظة إرفاق مستندات أو صور في حالة وجود أيّ منها.